Convention de formation : la signer en ligne avec une signature électronique valable

Convention de formation et signature électronique : ce que dit le code du travail

L'article L6353-1 du code du travail pose une règle simple : pour réaliser une action de formation, une convention est conclue entre l'acheteur et l'organisme qui la dispense, selon des modalités fixées par décret. Aucun texte n'exige une signature manuscrite. Or l'article 1366 du Code civil reconnaît à l'écrit électronique la même force probante qu'à l'écrit papier, dès lors que son auteur est identifié et que son intégrité est garantie, et l'article 1367 admet la signature électronique comme « procédé fiable d'identification ».

Les modalités figurent à l'article D6353-1. Pour une action financée par un OPCO ou un autre financeur visé par le texte, la convention indique l'intitulé, l'objectif et le contenu de l'action, les moyens prévus, la durée et la période de réalisation, la part de formation à distance, les modalités de suivi et de sanction, ainsi que le prix et les conditions de règlement. Le même article admet qu'un bon de commande ou un devis approuvé tienne lieu de convention s'il reprend ces mentions : un devis accepté par signature électronique peut donc suffire, comme sur notre page signer un devis en ligne.

Convention, contrat de formation, CPF, stage : quel document faire signer ?

Le mot « convention » recouvre plusieurs réalités selon qui paie la formation. Le document à faire signer, ses signataires et même l'outil de signature changent d'un cas à l'autre.

La convention de stage relève du code de l'éducation, pas du code du travail : ses signataires et ses mentions sont différents, voir notre page signer une convention de stage en ligne. Pour l'apprentissage, la convention conclue avec le CFA accompagne le Cerfa lors du dépôt à l'OPCO : le circuit complet est décrit sur la page contrat d'apprentissage : signature électronique du Cerfa.

Contrat de formation professionnelle : signature électronique, rétractation et paiement

Lorsqu'une personne physique se forme à titre individuel et à ses frais, l'organisme conclut avec elle un contrat de formation, avant l'inscription définitive et avant tout règlement de frais (article L6353-3). Ce contrat peut être signé électroniquement comme n'importe quel contrat, mais ses règles sont plus strictes que celles de la convention.

• Mentions à peine de nullité (article L6353-4) : nature, durée, programme et objet de l'action, effectifs, niveau de connaissances requis, conditions de déroulement (dont la formation à distance), diplômes et références des formateurs, modalités de paiement et conditions financières en cas d'abandon.
• Rétractation de dix jours (article L6353-5) : à compter de la signature du contrat, le stagiaire peut se rétracter par lettre recommandée avec avis de réception.
• Aucun paiement avant la fin de ce délai (article L6353-6), puis 30 % du prix au plus ; le solde est échelonné au fil de la formation.
• Force majeure (article L6353-7) : le contrat est résilié et seules les prestations effectivement dispensées sont dues, au prorata.
• Information préalable (article L6353-8) : objectifs, contenu, formateurs, horaires, modalités d'évaluation, et pour le contrat, les tarifs et conditions financières, avant l'inscription et le paiement.

La date de signature électronique fait courir le délai de dix jours

Le délai de rétractation part de la signature. Avec un contrat signé en ligne, cette date n'est plus discutable : le certificat de preuve remis avec le PDF signé consigne l'heure de chaque signature dans un journal horodaté en UTC. C'est à partir de cette date que vous calculez le premier encaissement possible.

Signature électronique et CPF : pourquoi aucun outil tiers n'intervient

Pour une formation financée par le compte personnel de formation, il n'y a pas de convention ni de contrat à faire signer avec un outil de signature. L'article D6353-1 prévoit que les conditions générales d'utilisation du service dématérialisé géré par la Caisse des dépôts tiennent lieu de convention. L'organisme les accepte en publiant son offre ; le titulaire s'inscrit et valide sa commande sur moncompteformation.gouv.fr, après s'être identifié avec FranceConnect+ (L'Identité Numérique La Poste ou France Identité).

Envoyer à un titulaire du CPF un « contrat » à signer ailleurs n'ajoute rien juridiquement et peut l'inquiéter : les fraudes au CPF ont justement reposé sur des démarches hors plateforme. Le fonctionnement de la plateforme, la participation forfaitaire et les délais sont expliqués dans notre fiche pratique CPF et Mon Compte Formation.

Feuille d'émargement électronique et Qualiopi : ce que Certyneo fait, et ne fait pas

La réalisation d'une action de formation doit être justifiée par l'organisme « par tout élément probant » (article R6313-3). Le texte n'impose pas de feuille d'émargement : il exige une preuve qui tienne. Les feuilles d'émargement signées par demi-journée restent la preuve la plus répandue, à côté des relevés de connexion pour la formation à distance, des travaux produits et du certificat de réalisation. Dans la version 8 du guide de lecture du référentiel Qualiopi (23 novembre 2023) que nous avons consultée, le mot « émargement » n'apparaît pas ; la convention de formation y figure en revanche parmi les exemples de preuves attendues.

Pour l'audit Qualiopi, ce qui compte est de retrouver vite une convention signée, datée et intacte. Chaque enveloppe signée dans Certyneo produit un PDF scellé et un certificat de preuve, archivés 10 ans par défaut dans le coffre-fort numérique ; l'auditeur peut contrôler l'intégrité du fichier sur la page vérifier un document.

Référentiel Qualiopi : ce qui change au 1er novembre 2026

Le décret n° 2026-728 du 1er août 2026 remplace le référentiel national qualité à compter du 1er novembre 2026. Les sept critères demeurent ; les indicateurs passent de 32 à 33. Vos conventions signées électroniquement restent des preuves recevables : rien dans le texte ne vise la forme de la signature.

Quel niveau de signature électronique pour un organisme de formation ?

Aucun texte ne fixe de niveau eIDAS pour la convention ou le contrat de formation. Le choix dépend du risque de contestation : une entreprise cliente conteste rarement une convention, un particulier qui abandonne sa formation peut, lui, contester avoir signé ou discuter la date de départ de la rétractation.

La signature avancée rattache la signature à un téléphone et à une clé personnelle : c'est le bon niveau pour un contrat avec un particulier, qui paie lui-même une formation parfois onéreuse. Le fonctionnement est détaillé sur la page signature électronique avancée. Pour la portée de chaque niveau devant un juge, voir le guide valeur juridique de la signature électronique.

Signer une convention de formation en ligne avec Certyneo, pas à pas

Certyneo ne propose pas de modèle de convention de formation : vous faites signer votre propre document, rédigé avec les mentions de l'article D6353-1. Une fois votre trame prête, vous pouvez l'enregistrer comme modèle réutilisable (dès le forfait Standard).

1. Préparez la convention en PDF ou en Word : parties, intitulé, objectifs, programme en annexe, dates, durée, part à distance, modalités de suivi et d'évaluation, prix, numéro de déclaration d'activité.
2. Créez une enveloppe et déposez la convention, avec si besoin le programme, le règlement intérieur ou les conditions générales de vente.
3. Ajoutez les signataires : le représentant de l'entreprise acheteuse et le représentant de l'organisme de formation. Un responsable formation ou un comptable peut recevoir une simple copie.
4. Placez les champs de signature et de date pour chaque signataire.
5. Choisissez l'ordre : le client d'abord, puis l'organisme, ou tous en parallèle.
6. Choisissez le niveau : simple pour une entreprise cliente, avancée pour un contrat avec un particulier.
7. Envoyez. Chacun signe par un lien reçu par e-mail, depuis son téléphone ou son ordinateur, sans créer de compte. Des relances automatiques partent tous les 3 jours par défaut.
8. Archivez le PDF signé et son certificat de preuve : ils rejoignent le dossier de l'action pour l'OPCO et pour l'audit Qualiopi.

Organisme de formation : une convention par entreprise, en une seule opération

Pour une session inter-entreprises, chaque entreprise signe sa propre convention. L'envoi en masse, dès le forfait Standard, part d'un fichier CSV (entreprise, signataire, e-mail, dates, prix) et prépare une enveloppe par client à partir du même modèle. Le fonctionnement avec plusieurs parties est décrit sur la page faire signer plusieurs personnes.

Ce qu'il vous faut, et quel forfait Certyneo choisir

Tous les forfaits sont sans engagement, résiliables à tout moment depuis l'espace compte, et l'hébergement se fait dans l'Union européenne. En signature avancée, chaque signataire consomme un SMS ; au-delà du quota, 100 SMS coûtent 7 €. Le forfait annuel réduit le prix d'environ 16 %. Détail sur la page tarifs.

Erreurs fréquentes avec une convention de formation signée en ligne

• Citer l'article L6353-2, abrogé depuis 2019 : la convention reste valable, mais un auditeur ou un financeur relèvera un modèle périmé.
• Faire signer la convention après le début de l'action. Une convention datée après la formation affaiblit le dossier face au financeur : envoyez l'enveloppe dès l'accord du client.
• Encaisser un acompte à la signature d'un contrat avec un particulier. Rien n'est dû avant la fin des dix jours de rétractation, puis 30 % au plus.
• Envoyer un contrat à signer à un titulaire du CPF au lieu de passer par Mon Compte Formation.
• Confondre convention et émargement : une convention signée ne prouve pas la présence des stagiaires. Gardez un outil d'émargement ou d'autres éléments probants.
• Coller une image de signature dans le PDF : ce n'est pas une signature électronique, aucun procédé n'identifie le signataire.
• Faire signer la mauvaise personne côté entreprise : c'est le représentant de l'acheteur qui engage celui-ci, pas le stagiaire.

Pour aller plus loin sur l'ensemble des obligations (déclaration d'activité, bilan pédagogique et financier, certificat de réalisation), lisez notre fiche pratique organisme de formation : convention, contrat, preuve de la réalisation et Qualiopi et notre article signature électronique pour un organisme de formation.

Questions fréquentes