Signature électronique pour les RH et services du personnel
Dématérialisez contrats de travail, avenants, promesses d'embauche, soldes de tout compte et accords d'entreprise. Certyneo est compatible avec votre SIRH (Lucca, PayFit, Workday, Cegid…) via Zapier, Make ou webhooks et garantit la conformité à l'article L1221-1 du Code du travail, au règlement eIDAS et au RGPD. Archivage 10 ans inclus, audit trail automatique.
Quels sont les cas d'usage RH de la signature électronique ?
Toutes les signatures du cycle de vie collaborateur, de la promesse d'embauche à l'accord de rupture, peuvent être dématérialisées avec Certyneo. Voici les sept cas les plus fréquents chez nos clients RH.
Contrat de travail (CDI, CDD)
CDI, CDD, contrats d'apprentissage ou de professionnalisation : envoyez le contrat signé par l'employeur au candidat, qui signe en 2 minutes depuis son téléphone. Conforme à l'article L1221-1 du Code du travail.
Avenant au contrat
Changement de poste, augmentation, passage à temps partiel, télétravail : dématérialisez l'ensemble du cycle d'avenants avec signature du salarié et de l'employeur en série.
Promesse d'embauche
Sécurisez juridiquement la promesse d'embauche (unilatérale ou synallagmatique) avant la signature du contrat. La signature électronique avancée (AES) permet d'identifier formellement le candidat.
Rupture conventionnelle
Convocation, compte rendu d'entretien et convention détaillée signés à distance, avec un audit trail horodaté. Le formulaire TéléRC reste signé à la main.
Accord d'entreprise
Accords collectifs signés par les organisations syndicales représentatives : envoyez, collectez les signatures en parallèle ou en série et archivez 10 ans.
NDA & engagement de confidentialité
Accord de non-divulgation pour les nouvelles recrues, stagiaires, prestataires. Modèle gratuit disponible dans notre bibliothèque.
Convention de stage
Convention tripartite (entreprise, établissement, stagiaire) : ordre de signature configurable, relances automatiques, DUE intégrée à la fin du cycle.
Tous vos documents RH, signés en toute conformité
Au-delà du contrat de travail, Certyneo couvre l’ensemble de vos démarches RH à forte valeur juridique — de l’embauche à la rupture.
Rupture conventionnelle
Faites signer à distance la convocation, le compte rendu d'entretien et la convention détaillée ; le formulaire TéléRC, lui, se signe à la main.
DécouvrirDPAE & déclarations URSSAF
Centralisez la signature des déclarations préalables à l’embauche et des documents URSSAF, avec un archivage à valeur probante.
DécouvrirPortage salarial
Contrats de portage, conventions et avenants signés électroniquement entre la société de portage, le salarié porté et l’entreprise cliente.
DécouvrirContrat à temps partiel
Éditez et faites signer vos contrats à temps partiel et leurs avenants de modification d’horaires, conformément au Code du travail.
DécouvrirContrat de travail international
Signez vos contrats d’expatriation et de détachement avec des collaborateurs partout dans le monde, sans contrainte de fuseau ni d’impression.
DécouvrirBulletin de paie dématérialisé
Distribuez et faites accuser réception des bulletins de paie électroniques dans le respect des obligations de conservation.
DécouvrirCoffre-fort du bulletin de paie
Déposez les bulletins de paie dématérialisés dans un coffre-fort numérique : accès à vie du salarié, conservation 50 ans, valeur probante eIDAS.
Découvrir le coffre-fortDocuments de fin de contrat
Solde de tout compte, certificat de travail, attestation France Travail : remettez tous les documents obligatoires en fin de contrat.
Voir les documents obligatoiresSignature & recrutement
Dématérialisez chaque signature du tunnel de recrutement : promesse d'embauche, contrat de travail, onboarding. Réduisez votre time-to-hire.
Accélérer les recrutementsPourquoi choisir Certyneo pour les équipes RH ?
Six raisons concrètes pour lesquelles les services RH choisissent Certyneo pour leurs signatures électroniques.
Onboarding en 24 h
Entre la proposition d'embauche et la signature du contrat, comptez quelques heures plutôt que plusieurs jours de navette postale. Le candidat signe depuis son téléphone, sans imprimante.
Conformité Code du travail
La signature électronique d'un contrat de travail est reconnue par les articles 1366 et 1367 du Code civil, qui donnent à l'écrit électronique la même force probante que l'écrit papier. Nos signatures avancées (AES) respectent eIDAS et l'article 1367 du Code civil.
Archivage 10 ans inclus
Tous les contrats RH sont archivés 10 ans avec audit trail horodaté intégré au PDF. La durée correspond aux obligations de conservation des documents sociaux (DSN, AT/MP).
Workflows multi-signataires
Employeur, RH, manager, salarié : configurez l'ordre de signature en série ou en parallèle. Relances automatiques par e-mail, à l'intervalle choisi pour chaque envoi (tous les 3 jours par défaut).
Modèles réutilisables
Créez vos gabarits de contrats (CDI, CDD, stage) avec champs dynamiques (nom, salaire, date) et générez les documents en masse depuis votre export SIRH.
Expérience candidat soignée
Parcours signataire en français, accessible WCAG AA, emails sobres sans tracking invasif. L'image de marque employeur est respectée.
Quelles intégrations SIRH sont disponibles ?
Certyneo se connecte à votre SIRH de deux façons. Lucca dispose d'un connecteur natif, en lecture seule : vos salariés sont proposés comme signataires et leurs données pré-remplissent vos modèles. Pour les autres SIRH, l'API REST, les webhooks et les connecteurs Zapier/Make couvrent les scénarios ci-dessous. Un connecteur natif sur le vôtre ? Contactez-nous pour étudier un partenariat.
Lucca, PayFit, Cegid
SIRH français courants sur le marché PME. Lucca dispose d'un connecteur natif Certyneo, en lecture seule : vos salariés apparaissent dans les suggestions de signataires et leurs données pré-remplissent vos modèles. Pour PayFit, Cegid et les autres, reliez Certyneo via Zapier ou Make (déclencheurs "enveloppe signée" et "document envoyé"), ou via notre API REST pour un pipeline sur mesure.
Workday, SAP SuccessFactors
SIRH grands comptes : intégration via Make ou Zapier pour les workflows d'onboarding complexes (signatures multiples, approbations hiérarchiques). Pour un connecteur natif, notre équipe intégrations peut étudier un partenariat selon votre volume.
Autres SIRH & outils RH
Outils HRIS, ATS et paie (BambooHR, HubSpot, Personio, etc.) : passez par nos webhooks temps réel et nos connecteurs Zapier/Make, qui couvrent la majorité des applications tierces. API REST documentée sur /docs.
Un connecteur natif existe désormais pour Lucca : découvrir l'intégration Lucca. Il propose vos salariés comme signataires et pré-remplit vos modèles, en lecture seule.
Besoin d'une intégration sur mesure ? Contactez notre équipe — l'API Certyneo est documentée publiquement sur notre documentation API.
Comment respecter le Code du travail, eIDAS et le RGPD ?
La dématérialisation des documents RH est encadrée par plusieurs textes. Certyneo couvre l'ensemble du cadre légal, français et européen.
Code du travail — Article L1221-1
Le contrat de travail est conclu selon les formes que les parties décident d'adopter. La signature électronique est donc parfaitement admissible, à condition qu'elle garantisse l'identification du signataire et l'intégrité du document — ce que la signature avancée (AES) assure.
Code civil — Article 1367
Reconnaissance générale de la signature électronique comme équivalente à la signature manuscrite dès lors qu'elle utilise un procédé fiable d'identification garantissant son lien avec l'acte.
Règlement eIDAS (UE) n°910/2014
Les signatures RH Certyneo reposent sur le niveau avancé (AES) : lien unique avec le signataire, identification par code OTP envoyé par SMS, détection de toute modification ultérieure du document.
RGPD & conservation sociale
Durées de conservation alignées sur les obligations sociales : 5 ans (contrat) ou 10 ans (DUE, AT/MP, registres du personnel). DPA standard disponible au signup, registre des traitements à jour.
Questions fréquentes des équipes RH
La signature électronique d'un contrat de travail est-elle légale en France ?
Oui, sans restriction. L'article L1221-1 du Code du travail laisse les parties libres de la forme du contrat. L'article 1366 du Code civil donne à l'écrit électronique la même force probante que l'écrit papier, et l'article 1367 reconnaît la signature électronique qui identifie son auteur. La signature avancée (AES) est recommandée pour garantir l'identification forte du salarié.
Quel niveau de signature choisir pour un contrat de travail ?
La signature avancée (AES) est le standard recommandé. Elle inclut une identification du signataire (OTP SMS + email), un lien unique avec le document signé, et la détection de toute modification ultérieure. La signature simple suffit pour des documents internes sans enjeu contractuel (note de service, accusé de réception).
Comment gérer le délai de rétractation d'une rupture conventionnelle ?
Le délai de rétractation de 15 jours calendaires court à partir du lendemain de la signature manuscrite du formulaire TéléRC. Certyneo horodate les documents signés en ligne autour de cette étape (convocation, compte rendu d'entretien) : vous prouvez ainsi que l'entretien a précédé la signature. La demande d'homologation se transmet sur TéléRC à l'issue du délai.
Peut-on intégrer Certyneo à notre SIRH (Lucca, PayFit, Workday, Cegid…) ?
Oui. Lucca a un connecteur natif Certyneo, en lecture seule : vos salariés sont proposés comme signataires et leurs données pré-remplissent vos modèles ; rien n'est écrit dans Lucca. Pour PayFit, Workday, Cegid et les autres, il n'existe pas encore de connecteur natif : Certyneo expose une API REST complète, un webhook pour chaque évènement (enveloppe signée, refusée, expirée) et des connecteurs Zapier et Make qui couvrent plus de 4000 applications tierces, dont la plupart des SIRH du marché. Un connecteur natif sur votre SIRH ? Contactez notre équipe intégrations pour étudier un partenariat.
Combien de temps sont conservés les contrats signés ?
Nos plans incluent un archivage 10 ans par défaut, ce qui correspond aux durées de conservation sociales les plus strictes (registres du personnel, documents AT/MP). Les contrats restent téléchargeables à tout moment depuis votre tableau de bord, avec audit trail intégré au PDF.
Les candidats doivent-ils créer un compte Certyneo pour signer ?
Non. Le signataire reçoit un lien sécurisé par email et signe directement depuis son navigateur, sans installation ni création de compte. Pour les signatures avancées, il saisit un code OTP reçu par SMS pour confirmer son identité.
La signature électronique est-elle opposable en cas de contentieux prud'homal ?
Oui. La valeur probante de la signature avancée est reconnue par la jurisprudence française et européenne. En cas de litige, vous produisez le PDF signé accompagné de l'audit trail (horodatage, IP, géolocalisation grossière, validation OTP), ce qui constitue un faisceau de preuves solide pour le conseil de prud'hommes.
Peut-on signer plusieurs contrats en masse depuis un export SIRH ?
Oui. La fonctionnalité "modèles" vous permet de créer un gabarit de contrat avec champs dynamiques (nom, salaire, poste, date d'embauche). Vous importez ensuite un CSV depuis votre SIRH et Certyneo génère et envoie toutes les enveloppes en lot en quelques secondes.
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