État des lieux et signature électronique : signer l'entrée ou la sortie en ligne, en toute validité

Peut-on signer un état des lieux en ligne ? La réponse courte

L'état des lieux d'un logement loué en résidence principale n'exige ni mention manuscrite, ni forme notariée, ni formulaire administratif imposé. C'est un écrit sous signature privée, établi contradictoirement par le bailleur (ou son mandataire) et le locataire. Le Code civil reconnaît à l'écrit électronique la même force probante que l'écrit papier (article 1366), et à la signature électronique la même valeur dès lors qu'elle repose sur un procédé fiable d'identification garantissant le lien avec l'acte (article 1367).

Le texte propre à l'état des lieux va plus loin : depuis le 1er juin 2016, l'article 3 du décret n° 2016-382 cite lui-même la forme électronique et la remise dématérialisée. Signer un état des lieux dématérialisé n'est donc pas une tolérance : c'est une modalité prévue par le texte, à condition de respecter le contenu minimal et la remise d'un exemplaire à chacun.

État des lieux dématérialisé : la valeur juridique selon la loi de 1989 et le décret de 2016

Article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989 : forme, exemplaires, sanction

L'article 3-2 de la loi n° 89-462, dans sa version en vigueur depuis le 29 juillet 2023, pose quatre règles utiles ici. L'état des lieux est établi à la remise et à la restitution des clés « dans les mêmes formes et en autant d'exemplaires que de parties », contradictoirement et amiablement par les parties ou par un tiers qu'elles mandatent, puis joint au bail. S'il ne peut pas être établi ainsi, un commissaire de justice le dresse à l'initiative de la partie la plus diligente, à frais partagés par moitié, les parties étant avisées au moins sept jours à l'avance par lettre recommandée avec avis de réception.

La sanction est directe : sans état des lieux, ou sans remise d'un exemplaire au locataire, le bailleur ne peut pas invoquer la présomption de l'article 1731 du Code civil, selon laquelle le locataire est présumé avoir reçu le logement en bon état de réparations locatives. Avec une signature électronique, la preuve de la remise est dans le dossier : chaque signataire reçoit le PDF final par e-mail et le journal horodaté le consigne.

Deux délais s'ajoutent pour l'entrée : le locataire peut demander au bailleur de compléter l'état des lieux d'entrée dans les dix jours suivant son établissement, et, pendant le premier mois de la période de chauffe, d'y ajouter l'état des éléments de chauffage. Le propriétaire complète aussi les états des lieux par les relevés d'index de chaque énergie en cas de comptage individuel.

Décret n° 2016-382 : « support papier ou forme électronique »

Le décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 fixe le contenu minimal (article 2) et les modalités (article 3). Son article 3 dispose que l'état des lieux, « établi sur support papier ou sous forme électronique », est remis « en main propre ou par voie dématérialisée à chacune des parties ou à leur mandataire au moment de sa signature ». Il impose aussi une forme qui permette de comparer l'entrée et la sortie : un seul document, ou deux documents à la présentation similaire. L'article 2 autorise à compléter la description d'observations ou de réserves et à l'illustrer d'images, ce qui couvre les photos.

Mentions obligatoires de l'état des lieux d'entrée et de sortie, et pièges à éviter

• Autant d'exemplaires que de parties : avec une signature électronique, chaque signataire reçoit le même PDF signé ; il n'y a pas d'« original » et de « copie », l'exigence d'exemplaires est remplie par l'envoi à chacun.
• Colocation : chaque colocataire titulaire du bail est une partie. Un état des lieux signé par un seul colocataire n'engage pas les autres.
• Mandataire : l'agent immobilier ou le gestionnaire signe au nom du bailleur ; indiquez son identité dans le document, comme le décret le demande.
• Photos : elles ne sont pas obligatoires, mais une photo non datée ou non rattachée à une pièce prouve peu. Intégrez-les au PDF avant l'envoi, pièce par pièce.
• Ne modifiez rien après signature : le PDF est scellé ; un complément demandé dans les dix jours fait l'objet d'un avenant signé à son tour.

Quel niveau de signature électronique pour un état des lieux ?

Aucun texte n'impose de niveau eIDAS particulier pour l'état des lieux. Le choix dépend de l'enjeu de preuve : ce qui se joue surtout, c'est la retenue sur le dépôt de garantie. L'article 22 de la loi de 1989 impose de le restituer dans un délai d'un mois si l'état des lieux de sortie est conforme à celui d'entrée, et de deux mois sinon, déduction faite des sommes justifiées. Plus la retenue envisagée est élevée, plus il vaut d'avoir un dossier de preuve difficile à contester.

Notre page signature électronique avancée détaille le fonctionnement de l'AES Certyneo : code SMS à usage unique, puis clé générée dans le navigateur du signataire et certifiée à son nom. Elle n'est pas un certificat qualifié, ce qui n'a aucune incidence pour un état des lieux.

État des lieux sur tablette ou à distance : comment signer en pratique

Signer sur place, pendant la visite

C'est le scénario le plus courant : la visite a lieu, la grille est remplie, et tout le monde signe avant de se quitter. Avec Certyneo, vous envoyez l'enveloppe depuis votre tablette ou votre ordinateur à la fin de la visite ; chaque partie reçoit un lien par e-mail et signe sur son propre téléphone, sans créer de compte. Le locataire repart avec le PDF signé dans sa boîte e-mail, ce qui satisfait l'exigence de remise « au moment de sa signature ».

Signer à distance, après une visite contradictoire

La signature peut aussi intervenir plus tard, par exemple lorsque l'agent met au propre la grille et les photos le soir même. Le constat doit toutefois avoir été contradictoire : les deux parties, ou leurs mandataires, étaient présentes. Un locataire qui ne peut pas venir peut mandater un tiers ; en revanche, un état des lieux dressé sans lui puis envoyé pour signature ne répond pas à l'exigence de l'article 3-2. Dans ce cas, relancez-le (Certyneo envoie des rappels automatiques tant que l'enveloppe n'est pas signée) et, faute d'accord, recourez au commissaire de justice.

Préparer le document : modèle Certyneo ou application d'état des lieux

Certyneo signe des PDF : il ne remplace pas une application de saisie pièce par pièce avec prise de photos. Deux options : partir de notre modèle d'état des lieux contradictoire, conforme au décret de 2016, que vous remplissez puis déposez ; ou exporter en PDF la grille de votre application habituelle et la faire signer. Dans les deux cas, ajoutez les champs à remplir (relevés, observations, nouvelle adresse) et les champs de signature avant l'envoi.

Signer un état des lieux en ligne avec Certyneo : pas à pas

1. Préparez le PDF : modèle Certyneo complété, ou export de votre application, avec les photos intégrées pièce par pièce. Pour une sortie, reprenez la même grille que l'entrée.
2. Créez l'enveloppe et déposez le document (1 document par enveloppe au forfait Gratuit, 3 au forfait Personnel : de quoi joindre un cahier photos séparé).
3. Ajoutez les signataires : bailleur ou mandataire, puis chaque locataire ou colocataire, avec leur adresse e-mail (et leur mobile pour une signature avancée).
4. Placez les champs : signature, date de signature automatique, champs texte pour les relevés de compteurs et la nouvelle adresse du locataire, cases à cocher pour le nombre de clés remises.
5. Choisissez le niveau : simple avec code par e-mail (activé par défaut depuis le tableau de bord) ou avancée avec code SMS.
6. Fixez l'ordre : en parallèle pour signer tous ensemble sur place, ou dans l'ordre (mandataire d'abord, locataire ensuite) pour une signature différée.
7. Envoyez : chaque partie signe depuis son téléphone, sans compte. Les rappels automatiques relancent les retardataires.
8. Récupérez le PDF scellé : à la dernière signature, chaque signataire reçoit le document final par e-mail ; vous gardez le certificat de preuve (journal des événements horodaté, empreintes SHA-256 des documents présentés), archivé 10 ans par défaut.

Le document signé peut être contrôlé par n'importe qui sur la page vérifier un document signé, sans l'envoyer à Certyneo. Pour faire signer le bail dans le même mouvement, voyez notre page signer un bail d'habitation en ligne et notre générateur de bail gratuit ; l'état des lieux reste une enveloppe distincte, signée à la remise des clés.

État des lieux de sortie et signature électronique : le moment de vérité

L'état des lieux de sortie est celui qui se conteste. Il décide des retenues sur le dépôt de garantie, et donc du délai de restitution d'un ou deux mois. Trois habitudes rendent la version électronique plus solide que le papier :

• Même grille qu'à l'entrée : le décret exige une forme qui permette la comparaison ; reprenez le PDF d'entrée signé et ajoutez une colonne « état à la sortie ».
• Réserves écrites dans le document, pas dans un e-mail séparé : un désaccord du locataire se consigne dans un champ d'observations qu'il remplit avant de signer.
• Signature avancée si une retenue est probable : le code SMS et la clé personnelle identifient le locataire, et le journal horodaté fixe la date de restitution des clés, point de départ du délai de l'article 22.

Le locataire qui refuse de signer ne bloque pas tout : le refus est tracé dans le journal de l'enveloppe, et la voie du commissaire de justice reste ouverte. Pour les agences qui gèrent les entrées et sorties à la chaîne, notre page signature électronique pour agent immobilier présente l'organisation par modèles, et la page signer un mandat de gestion locative couvre le mandat qui autorise l'agent à signer pour le bailleur.

Erreurs fréquentes quand on dématérialise l'état des lieux

• Envoyer pour signature un état des lieux fait sans le locataire : la signature électronique ne rend pas contradictoire un constat qui ne l'était pas.
• Oublier un colocataire : chaque titulaire du bail signe ; au-delà de deux signataires, le forfait Gratuit ne suffit plus.
• Des photos en vrac par messagerie : sans date ni rattachement à une pièce, elles pèsent peu. Intégrez-les au PDF signé.
• Une grille de sortie différente de celle d'entrée : la comparaison devient discutable, contrairement à ce qu'exige le décret.
• Modifier le fichier après signature : le scellement le rend détectable ; faites plutôt signer un avenant.
• Oublier les relevés d'index d'énergie en cas de comptage individuel : ils sont exigés par la loi de 1989.
• Confondre copropriété et location : le syndic de copropriété n'établit pas l'état des lieux du locataire, sauf s'il est aussi mandataire de gestion locative. Pour la signature des actes de copropriété, voyez notre page signature électronique pour syndic.

Ce que Certyneo fait et ne fait pas pour vos états des lieux

Les tarifs complets sont sur la page tarifs : sans engagement, résiliables à tout moment depuis l'espace compte. Pour faire signer un même document par plusieurs personnes dans un ordre précis, voyez aussi notre guide faire signer plusieurs personnes, et pour le détail des règles de délai et de preuve, la fiche pratique état des lieux et quittance dématérialisés.

Questions fréquentes