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FICHE PRATIQUE · FORMATION PROFESSIONNELLE · ORGANISME DE FORMATION

Organisme de formation : convention, contrat, preuve et Qualiopi

Un organisme de formation tient sur trois piliers : une déclaration d'activité à jour, des documents contractuels conformes et la preuve que l'action a eu lieu. Beaucoup de modèles en circulation citent encore des articles abrogés depuis 2019. Voici les références en vigueur en septembre 2026, et ce qui change pour Qualiopi.

À qui s'adresse cette fiche ?

Formateurs indépendants, organismes de formation et centres de formation d'apprentis. Également utile aux experts-comptables, conseillers à la création d'entreprise et chargés de mission d'un OPCO ou d'une chambre consulaire.

Télécharger le PDF (4 pages)Gratuit · Licence Ouverte Etalab 2.0 · Version du 25 septembre 2026

1. Déclaration d'activité et bilan annuel

  • Déclaration : elle est adressée au préfet de région au plus tard trois mois après la première convention ou le premier contrat de formation (article R6351-1 du code du travail).
  • Numéro : le récépissé porte un numéro de déclaration d'activité, à faire figurer sur vos documents. Il ne vaut pas agrément de l'État (article R6351-6).
  • Bilan annuel : le bilan pédagogique et financier est transmis avant le 30 avril de chaque année (article R6352-23), même si l'activité a été nulle.
  • Caducité : la déclaration tombe si ce bilan n'est pas transmis ou ne montre aucune activité (article L6351-6). Il faut alors repartir d'une nouvelle déclaration.

2. La convention conclue avec une personne morale

  • Convention : lorsqu'une entreprise ou une administration achète l'action, une convention est conclue entre l'acheteur et l'organisme qui la dispense (article L6353-1).
  • Modèles périmés : les articles L6353-2 et R6353-1, encore cités dans quantité de trames en ligne, sont abrogés depuis le 1er janvier 2019.
  • Mentions : pour une action financée par un OPCO, la convention indique l'intitulé, l'objectif et le contenu, les moyens, la durée et la période, le taux de formation à distance, les modalités de suivi et de sanction, le prix et le règlement (article D6353-1).
  • Autres formes : un bon de commande ou un devis approuvé peut tenir lieu de convention s'il reprend ces mentions. Pour le compte personnel de formation, les conditions du service dématérialisé en tiennent lieu.

3. Le contrat conclu avec un particulier

  • Contrat : quand une personne physique se forme à titre individuel et à ses frais, un contrat est conclu avec elle, avant l'inscription définitive et avant tout règlement (article L6353-3).
  • Mentions : à peine de nullité, il précise la nature, la durée, le programme et l'objet de l'action, le niveau de connaissances requis, les conditions de déroulement, les références des formateurs, les modalités de paiement et les conditions en cas d'abandon (article L6353-4).
  • Rétractation : la personne dispose de dix jours à compter de la signature pour se rétracter, par lettre recommandée avec avis de réception (article L6353-5).
  • Paiement : aucune somme ne peut être exigée avant l'expiration de ce délai. Ensuite, 30 % du prix convenu au maximum, le solde étant échelonné au fil de la formation (article L6353-6).
  • Force majeure : en cas de force majeure, le contrat est résilié et seules les prestations réalisées sont dues (article L6353-7).

4. Prouver que l'action a bien eu lieu

  • Élément probant : la réalisation doit être justifiée par l'organisme « par tout élément probant » (article R6313-3). Le texte n'impose pas de feuille d'émargement : il exige une preuve qui tienne.
  • En pratique : émargements par demi-journée, relevés de connexion à distance, travaux produits, comptes rendus. Leur cohérence avec le programme, les plannings et les factures fait la solidité du dossier.
  • Certificat de réalisation : pour le contrôle du service fait, l'OPCO attend la facture, le relevé de dépenses et un certificat de réalisation établi par l'organisme (arrêté du 21 décembre 2018 modifié). Sans les pièces demandées, il refuse la prise en charge (article R6332-26).
  • Compte personnel de formation : la sortie et le service fait se déclarent sous trois jours ouvrés ; la Caisse des dépôts peut réclamer des attestations d'assiduité sous cinq jours.

5. Signer conventions, contrats et émargements en ligne

  • Écrit électronique : il a la même force probante que le papier si son auteur est dûment identifié et si le document est conservé dans des conditions qui garantissent son intégrité (article 1366 du code civil).
  • Signature : elle consiste en un procédé fiable d'identification garantissant son lien avec l'acte (article 1367 du code civil). Vous devez donc pouvoir montrer qui a signé, quand, et que le document n'a pas changé depuis.
  • Émargements : rien n'interdit de les faire signer électroniquement. Vérifiez que l'horodatage reste lisible séance par séance et que votre financeur accepte ce format.

6. Qualiopi et le référentiel national qualité

  • Obligation : depuis le 1er janvier 2022, Qualiopi conditionne l'accès aux fonds publics et mutualisés : OPCO, État, régions, France Travail, Caisse des dépôts.
  • Référentiel : il compte 7 critères et 32 indicateurs. Certains ne valent que pour l'apprentissage, la validation des acquis ou les bilans de compétences.
  • Audits : un audit initial ouvre le cycle, un audit de surveillance intervient entre le quatorzième et le vingt-deuxième mois suivant la certification, puis un audit de renouvellement avant l'échéance (arrêté du 6 juin 2019 modifié).
  • Indicateur 11 : il porte sur l'évaluation de l'atteinte des objectifs par les bénéficiaires. Ni lui ni son guide de lecture ne parlent d'émargement, d'assiduité ou de signature.
  • Nouveauté 2026 : le décret n° 2026-728 du 1er août 2026 remplace le référentiel au 1er novembre 2026. Les 7 critères restent identiques, les indicateurs passent à 33, le nouveau visant l'apprentissage.

Liste de contrôle

  • J'ai déposé ma déclaration d'activité dans les trois mois suivant ma première convention ou mon premier contrat.
  • Je fais figurer mon numéro de déclaration d'activité sur mes conventions, contrats et factures.
  • J'ai transmis mon bilan pédagogique et financier avant le 30 avril.
  • J'utilise une convention pour les personnes morales et un contrat pour les particuliers, sans citer d'articles abrogés.
  • Je n'encaisse rien pendant les dix jours de rétractation, puis 30 % du prix au maximum.
  • Pour chaque action, je conserve des éléments probants cohérents et un certificat de réalisation.

Sources et pour aller plus loin

Fiche rédigée par l'équipe Certyneo, éditeur français de signature électronique. Document informatif : Légifrance et service-public.gouv.fr font foi. Réutilisation libre sous Licence Ouverte Etalab 2.0, à condition de citer la source. Une erreur ? contact@certyneo.com

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