Signature électronique pour syndics de copropriété
Solution complète de signature électronique dédiée aux syndics de copropriété (professionnels et bénévoles). Dématérialisez le contrat de syndic, les procès-verbaux d'assemblée générale, les résolutions de copropriété, les conventions avec les prestataires, les ordres de service. Conforme à la loi du 10 juillet 1965 (statut de la copropriété, dont l'article 17-1 A sur la participation à distance et le vote par correspondance), à la loi ALUR (contrat type de syndic) et au règlement eIDAS — signature avancée recommandée, multi-copropriétaires, archivage 10 ans.
- Cadre légal
- Loi 1965 · ALUR · AG à distance
- Niveau de signature
- AES eIDAS recommandée
- Archivage légal
- 10 ans inclus
Que peut signer un syndic électroniquement ?
Le syndic de copropriété est le mandataire commun des copropriétaires, chargé d'administrer l'immeuble. Son activité génère un volume important d'actes à signer : contrat de syndic (depuis la loi ALUR du 24 mars 2014, un contrat type obligatoire), procès-verbaux d'assemblée générale (loi du 10 juillet 1965), résolutions de copropriété, conventions avec les prestataires (entretien, gardiennage, travaux), ordres de service. Depuis la loi ELAN et la réforme de 2019-2020 (article 17-1 A de la loi de 1965), les copropriétaires peuvent participer à l'AG par visioconférence et voter par correspondance, selon les modalités décidées en assemblée ; le régime Covid de l'ordonnance n° 2020-304 n'était que temporaire. La signature électronique du PV par le président de séance, le secrétaire et les scrutateurs est admise. Pour le contrat de syndic, la loi ALUR impose des mentions précises mais ne prescrit aucune forme — la signature électronique avancée + horodatage RFC 3161 sont parfaitement compatibles.
Pourquoi signer électroniquement ?
AG copropriété à distance — gain énorme
L'article 17-1 A de la loi du 10 juillet 1965 (issu de la loi ELAN) permet aux copropriétaires de participer à l'AG par visioconférence et de voter par correspondance. Moins de déplacements pour les copropriétaires, AG hybrides organisées selon les modalités votées en assemblée + signature électronique du PV — gain de plusieurs semaines, quorum plus facile à atteindre.
Contrat de syndic conforme loi ALUR
La loi ALUR impose un contrat type avec mentions obligatoires précises (forfait annuel, prestations comprises, prestations supplémentaires tarifées). Notre modèle de contrat de syndic préremplit les mentions, signature électronique des copropriétaires (président du conseil syndical) en 2 minutes.
Multi-copropriétaires (jusqu'à 100+)
Pour les grandes copropriétés, le PV doit être signé par le président, le secrétaire, les scrutateurs et idéalement diffusé à tous les copropriétaires. Certyneo gère nativement les signatures en série et la distribution multi-destinataires avec accusé de réception horodaté.
Audit trail opposable au tribunal de la copropriété
Chaque acte est livré avec un PDF de preuve : identité des signataires vérifiée par OTP SMS, horodatage RFC 3161, hash SHA-256, IP. Opposable devant le tribunal de la copropriété en cas de contestation de résolution, de quorum ou de décompte des voix.
Procédure en 4 étapes
De la préparation à l'archivage légal, en moins de 5 minutes.
1. Choisir l'acte à signer
Contrat de syndic (loi ALUR), PV d'AG (loi 1965), résolution exceptionnelle, convention avec prestataire, ordre de service. Modèles préremplis avec mentions obligatoires loi ALUR pour le contrat de syndic.
2. Ajouter les signataires
Pour un contrat de syndic : président du conseil syndical (mandaté par l'AG). Pour un PV d'AG : président de séance + secrétaire + scrutateurs. Chacun reçoit un lien sécurisé personnalisé avec OTP SMS.
3. Signature avancée OTP SMS
Vérification d'identité par OTP SMS sur le téléphone de chaque signataire, certificat unique, horodatage RFC 3161. Conforme à l'article 26 du règlement eIDAS et compatible avec les AG hybrides prévues par l'article 17-1 A de la loi du 10 juillet 1965.
4. Diffusion aux copropriétaires
Le PV signé peut être diffusé automatiquement à tous les copropriétaires (notification email + accès au PDF dans leur coffre-fort). Audit trail archivé 10 ans avec horodatage des accusés de réception.
Questions fréquentes
- Un contrat de syndic peut-il être signé électroniquement ?
- Oui. La loi ALUR impose un contrat type avec mentions obligatoires précises, mais ne prescrit aucune forme particulière. La signature avancée (AES) Certyneo répond aux exigences probatoires en cas de contentieux sur la rémunération ou les prestations comprises.
- Le PV d'AG de copropriété peut-il être signé électroniquement ?
- Oui — depuis la loi ELAN, l'article 17-1 A de la loi du 10 juillet 1965 permet aux copropriétaires de participer à l'AG par visioconférence ou tout moyen électronique permettant leur identification, et de voter par correspondance ; l'assemblée générale fixe les moyens techniques utilisés. Le PV est ensuite signé électroniquement par le président de séance, le secrétaire et les scrutateurs. Le régime Covid de l'ordonnance n° 2020-304, qui autorisait des AG sans aucune présence physique, était temporaire.
- Comment organiser une AG de copropriété à distance ?
- L'AG peut se tenir par visioconférence, conférence téléphonique ou correspondance écrite (art. 17-1 A loi 1965). Le vote par correspondance utilise un formulaire dématérialisé que chaque copropriétaire signe électroniquement. Le PV est ensuite signé par le bureau de l'AG avec signature avancée.
- Qui doit signer le PV d'AG de copropriété ?
- Le président de séance + le secrétaire + les scrutateurs (généralement 2). Le syndic n'est PAS signataire du PV (il en assure la rédaction et la tenue du registre). Certyneo gère cette configuration multi-signataires avec flux séquentiel ou parallèle.
- Quel niveau de signature pour un PV d'AG de copropriété ?
- Signature avancée (AES) recommandée. Elle est recevable en justice (art. 1367 Code civil) et son dossier de preuve permet d'en démontrer la fiabilité en cas de contestation d'une résolution devant le tribunal judiciaire (anciennement TI puis TGI).
- Combien de temps faut-il conserver les PV d'AG ?
- Toute la vie de la copropriété + 5 ans après dissolution (par alignement avec le délai de prescription). Le registre des PV doit être tenu pendant la totalité de l'activité du syndicat des copropriétaires. Certyneo archive automatiquement chaque PV + l'audit trail pendant cette durée.
- Les résolutions de copropriété signées électroniquement sont-elles opposables ?
- Oui — les résolutions adoptées en AG avec PV signé électroniquement sont opposables à tous les copropriétaires dès leur notification (art. 18 décret 17 mars 1967). Le délai de 2 mois pour contester court à compter de la notification, qui peut être faite électroniquement.
- Comment notifier le PV aux copropriétaires ?
- Le PV doit être notifié à chaque copropriétaire dans le mois suivant l'AG (art. 42 loi 1965). Certyneo permet la notification automatique par email avec horodatage RFC 3161 de la réception — alternative valide à la lettre recommandée (jurisprudence Cass. civ. 3e, 2019).
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