Modèle de déclaration de conflit d'intérêts gratuit

Présentation

La déclaration de conflit d'intérêts est un document par lequel un salarié, un dirigeant, un administrateur ou un intermédiaire signale une situation dans laquelle ses intérêts personnels (financiers, familiaux, professionnels) sont susceptibles d'entrer en conflit avec les intérêts de l'entreprise ou de ses clients. Dans le secteur de l'assurance, la prévention des conflits d'intérêts est une obligation explicite pour les intermédiaires (Code des assurances) et s'inscrit également dans le dispositif anticorruption de la loi Sapin II pour les grandes entreprises. Quand l'utiliser : dès qu'une personne identifie une situation potentiellement problématique — participation financière dans une entreprise partenaire, lien familial avec un fournisseur ou un client, cumul d'activités, cadeau ou avantage reçu d'un tiers en relation d'affaires avec l'entreprise — afin de la porter à la connaissance de sa hiérarchie ou du responsable conformité avant qu'elle n'affecte une décision. Parties / structure du document : le déclarant (salarié, dirigeant, intermédiaire) et le destinataire interne (responsable conformité, direction, comité d'éthique). Clauses essentielles : la description précise de la situation à l'origine du conflit potentiel, les personnes ou décisions concernées, l'engagement du déclarant à ne pas participer aux décisions affectées par le conflit tant qu'il n'a pas été traité, et les mesures décidées par l'entreprise pour gérer la situation (récusation, encadrement, information des parties prenantes). Erreurs à éviter : une culture d'entreprise qui décourage implicitement les déclarations spontanées (le mécanisme ne fonctionne que si le déclarant n'a rien à craindre d'une déclaration de bonne foi), l'absence de suite formalisée donnée à la déclaration, et la confusion entre conflit d'intérêts et faute professionnelle — déclarer un conflit d'intérêts n'est pas un aveu de faute, c'est une mesure de prévention.

Informations à personnaliser

• Nom de l'entreprise

• Nom du déclarant

• Fonction du déclarant

• Description de la situation à l'origine du conflit potentiel

• Personnes ou décisions potentiellement concernées

• Date de la déclaration

• Nom du destinataire (responsable conformité, direction)

Personnalisez votre modèle

Questions fréquentes

Déclarer un conflit d'intérêts est-il un aveu de faute ?

Non, au contraire. La déclaration est une mesure de prévention qui permet à l'entreprise de gérer la situation avant qu'elle n'affecte une décision. C'est l'absence de déclaration d'une situation connue, suivie d'un manquement avéré, qui constitue une faute.

Quels types de situations doivent être déclarés ?

Toute situation où les intérêts personnels du déclarant (financiers, familiaux, professionnels) sont susceptibles d'influencer, même en apparence, une décision prise dans le cadre de son activité professionnelle : participation dans une entreprise partenaire, lien familial avec un client ou un fournisseur, cadeau significatif reçu d'un tiers en affaires avec l'entreprise.

Le déclarant peut-il continuer à travailler sur le dossier concerné en attendant une décision ?

Non, il est recommandé qu'il s'abstienne de participer à toute décision affectée par la situation déclarée tant que le responsable conformité ou la direction n'a pas statué sur les mesures appropriées.

Cette déclaration est-elle liée au dispositif anticorruption de la loi Sapin II ?

Oui, la prévention des conflits d'intérêts fait partie des mesures attendues dans le cadre du dispositif anticorruption imposé aux grandes entreprises par l'article 17 de la loi Sapin II, aux côtés du code de conduite et du dispositif d'alerte interne.

Que se passe-t-il si un conflit d'intérêts n'est jamais déclaré et qu'il cause un préjudice ?

L'absence de déclaration d'une situation connue peut aggraver la responsabilité du salarié ou du dirigeant concerné, et exposer l'entreprise à un risque de contentieux ou de sanction si le préjudice qui en résulte est avéré.

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