Modèle de procès-verbal d'assemblée générale d'association gratuit

Présentation

Le procès-verbal d'assemblée générale d'association formalise par écrit les débats et décisions prises lors d'une assemblée générale (ordinaire ou extraordinaire) d'une association régie par la loi du 1er juillet 1901. Il constitue la preuve écrite des délibérations et engage l'association vis-à-vis de ses membres et, le cas échéant, des tiers ou des administrations (préfecture, banque, organismes subventionneurs). Quand l'utiliser : à l'issue de chaque assemblée générale, qu'elle soit annuelle (approbation des comptes, rapport moral, renouvellement partiel du conseil d'administration) ou extraordinaire (modification des statuts, dissolution, fusion). La rédaction d'un procès-verbal est une pratique de bonne gouvernance quasi systématiquement exigée par les statuts, même en l'absence d'obligation légale générale pour toutes les associations. Contenu attendu : la date, l'heure et le lieu de l'assemblée, la vérification du quorum si les statuts en prévoient un, la liste des membres présents, représentés et excusés, l'ordre du jour, le résumé des débats pour chaque point, le résultat des votes (nombre de voix pour, contre, abstentions), les décisions adoptées, et la signature du président de séance et du secrétaire de séance. Clauses essentielles : le rappel de la régularité de la convocation (délai et mode de convocation prévus par les statuts), la vérification du quorum lorsque les statuts en exigent un, le détail de chaque résolution soumise au vote avec son résultat précis, et la mention des modifications statutaires ou décisions nécessitant une déclaration ultérieure en préfecture. Erreurs à éviter : ne pas vérifier les règles de quorum et de majorité propres aux statuts de l'association, qui peuvent différer sensiblement d'une association à l'autre ; rédiger un procès-verbal approximatif ne permettant pas de reconstituer le résultat exact des votes en cas de contestation ultérieure ; omettre de signaler qu'une modification statutaire ou un changement de dirigeants doit faire l'objet d'une déclaration en préfecture dans le délai prévu par la réglementation ; et ne pas conserver le procès-verbal dans le registre spécial de l'association lorsque les statuts ou la loi l'exigent.

Informations à personnaliser

• Nom de l'association

• Siège social de l'association

• Numéro RNA de l'association

• Type d'assemblée générale

  Ordinaire ou extraordinaire.

• Date de l'assemblée générale

• Lieu de l'assemblée générale

• Heure d'ouverture de la séance

• Nom du président de séance

• Nom du secrétaire de séance

• Nombre de membres inscrits ou à jour de cotisation

• Nombre de membres présents et représentés

• Constat du quorum (si requis par les statuts)

  Ex. : quorum atteint / non requis par les statuts.

• Ordre du jour de l'assemblée

• Résumé des résolutions soumises au vote et de leur résultat

• Heure de clôture de la séance

• Date de signature du procès-verbal

Personnalisez votre modèle

Questions fréquentes

Le procès-verbal d'assemblée générale est-il obligatoire ?

Il n'existe pas d'obligation légale générale imposée à toutes les associations, mais la quasi-totalité des statuts d'association prévoient la tenue d'un procès-verbal pour chaque assemblée générale, et sa conservation est indispensable pour prouver la régularité des décisions prises, notamment vis-à-vis des banques ou des organismes subventionneurs.

Qui doit signer le procès-verbal d'assemblée générale ?

En général, le président de séance et le secrétaire de séance, selon ce que prévoient les statuts ou le règlement intérieur de l'association. Ces fonctions peuvent être exercées par le président et le secrétaire de l'association ou par toute autre personne désignée en début de séance.

Comment vérifier si un quorum est requis pour l'assemblée générale ?

Il faut se référer aux statuts de l'association : certains imposent un quorum de présence (un pourcentage minimal de membres présents ou représentés) pour que l'assemblée puisse valablement délibérer, d'autres n'en imposent aucun. Ce modèle ne peut se substituer à cette vérification.

Une modification des statuts décidée en assemblée générale doit-elle être déclarée ?

Oui, toute modification des statuts ou tout changement parmi les personnes chargées de l'administration de l'association doit en principe faire l'objet d'une déclaration auprès de la préfecture ou de la sous-préfecture compétente, dans le délai prévu par la réglementation.

Faut-il conserver les procès-verbaux d'assemblée générale ?

Oui, il est vivement recommandé de conserver l'ensemble des procès-verbaux dans un registre spécial de l'association, sans limite de durée, car ils peuvent être demandés en cas de contrôle, de litige entre membres, ou de démarche auprès d'une banque ou d'une administration.

Que faire en cas de contestation d'un vote lors de l'assemblée générale ?

Le procès-verbal, s'il est précis sur le déroulement des débats et le décompte des voix, constitue l'élément de preuve principal en cas de contestation. C'est pourquoi il est essentiel qu'il retranscrive fidèlement le résultat de chaque résolution votée.

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