Modèle de charte informatique salarié gratuit

Présentation

La charte informatique (ou charte d'utilisation des outils numériques) est le document par lequel l'employeur fixe les règles d'usage du matériel informatique, de la messagerie professionnelle, d'internet et des systèmes d'information mis à la disposition des salariés, ainsi que les modalités et limites du contrôle qu'il peut exercer sur cette utilisation. Elle n'est pas un contrat signé par le salarié : il s'agit le plus souvent d'un document unilatéral de l'employeur, annexé au règlement intérieur ou diffusé comme document d'information. Quand l'utiliser : dès lors qu'une entreprise met à disposition des salariés des outils informatiques (ordinateur, messagerie, accès internet, réseau interne) et souhaite encadrer leur usage, notamment pour prévenir les risques de sécurité, de responsabilité de l'entreprise et de fuite de données, et pour informer les salariés des dispositifs de contrôle éventuels. Parties et opposabilité : la charte est établie par l'employeur. Pour être pleinement opposable aux salariés — c'est-à-dire pour pouvoir fonder une sanction disciplinaire en cas de manquement —, elle doit en principe être annexée au règlement intérieur lorsque l'entreprise en est dotée (obligatoire à partir de 50 salariés) et suivre le même formalisme que celui-ci : consultation préalable du CSE lorsqu'il existe, communication à l'inspection du travail, dépôt au greffe du conseil de prud'hommes et publicité par affichage ou tout moyen permettant de lui donner une date certaine (article L1321-4 du Code du travail). À défaut de ce formalisme, la charte peut être considérée comme une simple note d'information dépourvue de force disciplinaire autonome, ou nécessiter à tout le moins une information individuelle claire de chaque salarié (remise contre décharge, diffusion sur l'intranet avec accusé de réception). Clauses essentielles : le champ d'application (matériel, messagerie, internet, réseaux sociaux, supports amovibles, télétravail), les règles d'usage professionnel et de tolérance d'un usage personnel raisonnable, les règles de sécurité (mots de passe, verrouillage de session, interdiction d'installation de logiciels non autorisés), les modalités de contrôle et de surveillance mises en œuvre par l'employeur (filtrage internet, journalisation, contrôle de la messagerie), et les sanctions encourues en cas de manquement. Limites du pouvoir de contrôle : en application de l'article L1121-1 du Code du travail, toute restriction aux droits des personnes et aux libertés individuelles et collectives doit être justifiée par la nature de la tâche à accomplir et proportionnée au but recherché. L'article L1222-4 impose en outre qu'aucune information concernant personnellement un salarié ne peut être collectée par un dispositif qui n'a pas été préalablement porté à sa connaissance. Les fichiers et messages identifiés comme « personnels » par le salarié bénéficient d'une protection renforcée : l'employeur ne peut les ouvrir en dehors de la présence du salarié ou sans risque grave ou événement particulier (jurisprudence Nikon, Cass. soc.), et les fichiers ou messages non identifiés comme personnels sont présumés professionnels et consultables par l'employeur. Le dispositif de contrôle doit également respecter le RGPD (finalité déterminée, durée de conservation limitée, information des personnes concernées) et être porté, le cas échéant, à la connaissance du CSE. Erreurs à éviter : mettre en place une charte sans respecter le formalisme du règlement intérieur alors qu'on souhaite pouvoir sanctionner son non-respect, prévoir une surveillance disproportionnée ou non annoncée aux salariés, omettre toute référence à la protection des données personnelles, ou confondre interdiction totale et encadrement raisonnable de l'usage personnel des outils (une interdiction totale et non surveillée est rarement réaliste et peut être écartée par les juges au profit d'un usage raisonnable toléré).

Informations à personnaliser

• Nom ou raison sociale de l'employeur

• Adresse du siège de l'employeur

• Entreprise de 50 salariés ou plus (règlement intérieur obligatoire)

• Charte annexée au règlement intérieur

• Date de consultation du CSE

  Requise si la charte est annexée au règlement intérieur.

• Outils informatiques visés

  Ex. : ordinateurs, messagerie professionnelle, accès internet, réseau interne, supports amovibles.

• Usage personnel raisonnable toléré

• Dispositifs de contrôle mis en œuvre

  Ex. : filtrage internet, journalisation des connexions, antivirus, supervision de la messagerie professionnelle.

• Personne ou service responsable du traitement des données

• Date d'entrée en vigueur de la charte

• Modalités de diffusion aux salariés

  Ex. : remise contre décharge, publication sur l'intranet, affichage.

Personnalisez votre modèle

Questions fréquentes

Une charte informatique doit-elle être signée par le salarié ?

Non, il ne s'agit pas d'un contrat. C'est en principe un document unilatéral de l'employeur. Sa force obligatoire dépend en revanche de sa bonne diffusion et, pour fonder une sanction disciplinaire, de son intégration au règlement intérieur selon le formalisme de l'article L1321-4 du Code du travail lorsque l'entreprise en est dotée.

L'employeur peut-il lire les e-mails professionnels d'un salarié ?

En principe oui, car les messages envoyés ou reçus via la messagerie professionnelle sont présumés avoir un caractère professionnel. En revanche, les messages explicitement identifiés comme « personnels » par le salarié ne peuvent être ouverts qu'en sa présence ou après l'en avoir dûment appelé, sauf risque ou événement particulier.

Peut-on interdire totalement l'usage personnel des outils professionnels ?

Une interdiction totale est juridiquement possible mais rarement réaliste et son application stricte peut être écartée par les juges. Un usage personnel raisonnable, occasionnel et n'entravant pas le travail est généralement toléré, ce que la charte peut encadrer explicitement.

Faut-il consulter le CSE avant de mettre en place une charte informatique ?

La consultation du CSE est requise lorsque la charte est annexée au règlement intérieur ou qu'elle introduit un dispositif de contrôle de l'activité des salariés, en application des règles applicables au règlement intérieur et à l'information-consultation du CSE sur les outils de contrôle.

Un dispositif de surveillance non annoncé aux salariés est-il valable ?

Non. Un mode de preuve obtenu grâce à un dispositif de contrôle dont les salariés n'ont pas été préalablement informés est en principe inopposable, en application de l'article L1222-4 du Code du travail, sous réserve des évolutions récentes admettant, dans certains cas limités, la recevabilité d'une preuve déloyale devant le juge civil.

La charte informatique remplace-t-elle le règlement intérieur ?

Non, elle le complète le plus souvent en tant qu'annexe. Certaines entreprises non soumises à l'obligation de règlement intérieur (moins de 50 salariés) peuvent toutefois diffuser une charte informatique autonome à titre d'information et de bonne pratique.

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