Modèle de facture pro forma gratuit

Présentation

La facture pro forma est un document commercial par lequel un vendeur formalise, de manière précise et détaillée, les conditions d'une offre commerciale (produits ou services, quantités, prix, conditions de livraison et de paiement) avant toute commande ferme. Contrairement à son nom, ce n'est pas une facture au sens comptable ou fiscal du terme : elle ne constitue ni une créance exigible, ni un titre de paiement, ni un document ouvrant droit à récupération de TVA. Elle n'a pas à comporter l'ensemble des mentions obligatoires imposées à la facture définitive par l'article L441-9 du Code de commerce et l'article 289 du Code général des impôts, et ne doit jamais être comptabilisée comme telle par l'acheteur ou le vendeur. En pratique, la facture pro forma sert essentiellement à deux usages. D'une part, elle permet à un client de disposer d'un document précis et engageant en apparence pour obtenir en interne une validation budgétaire ou une autorisation de paiement avant de passer commande. D'autre part, et c'est son usage le plus fréquent, elle est utilisée en commerce international pour formaliser une offre commerciale ferme en vue des formalités douanières : de nombreuses administrations douanières exigent la présentation d'une facture pro forma pour évaluer la valeur en douane des marchandises avant leur expédition effective, notamment pour l'obtention d'une licence d'importation, d'une lettre de crédit documentaire, ou pour le calcul anticipé des droits de douane et taxes applicables. La facture pro forma se distingue du devis en ce qu'elle présente généralement une offre plus aboutie, déjà acceptée en principe par le client ou en voie de l'être, et reprend une présentation proche de la facture définitive à venir, alors que le devis a vocation à ouvrir la négociation. Elle se distingue de la facture définitive en ce qu'elle n'a aucune valeur comptable ou fiscale et ne doit jamais porter la mention « facture » seule, mais toujours la mention explicite « facture pro forma » ou « pro forma invoice », afin d'éviter toute confusion. Quand l'utiliser : pour formaliser une offre commerciale précise avant commande ferme, notamment dans le cadre d'une vente internationale nécessitant une évaluation en douane, l'ouverture d'une lettre de crédit, ou une validation budgétaire interne côté acheteur. Parties : le vendeur, qui émet le document, et l'acheteur potentiel, à qui il est adressé pour les besoins ci-dessus. Éléments essentiels : la mention explicite et visible « facture pro forma », qui exclut toute valeur comptable ; la désignation précise des produits ou services, quantités et prix unitaires ; le montant total, hors taxes et toutes taxes comprises le cas échéant ; les conditions de livraison (incoterm applicable en commerce international) ; les conditions de paiement envisagées ; une durée de validité de l'offre ; et l'identification complète du vendeur et de l'acheteur potentiel. Erreurs à éviter : comptabiliser une facture pro forma comme une facture définitive, ce qui fausse la comptabilité et peut créer un risque en matière de TVA ; omettre la mention explicite « facture pro forma », qui expose à une confusion avec une facture définitive exigible ; et utiliser ce document pour réclamer un paiement, ce qui est contraire à sa nature même de simple offre commerciale formalisée.

Informations à personnaliser

• Nom ou raison sociale du vendeur

• Forme juridique du vendeur

• Numéro SIREN du vendeur

• Adresse du vendeur

• Nom ou raison sociale de l'acheteur potentiel

• Adresse de l'acheteur potentiel

• Numéro du document pro forma

• Date d'émission

• Désignation des produits ou services, quantités et prix unitaires

• Montant total hors taxes

• Montant total toutes taxes comprises (le cas échéant)

• Incoterm applicable (commerce international)

  Ex. : EXW, FOB, CIF, DAP.

• Conditions et délai de livraison envisagés

• Conditions de paiement envisagées

• Durée de validité de l'offre

Personnalisez votre modèle

Questions fréquentes

Une facture pro forma vaut-elle facture définitive ?

Non. La facture pro forma n'est pas un document comptable ou fiscal : elle ne constitue pas une créance exigible, ne peut pas être comptabilisée comme une facture définitive et n'ouvre aucun droit à récupération de TVA. Elle formalise une offre commerciale précise avant commande ferme et doit toujours être suivie d'une facture définitive conforme aux mentions légales applicables une fois la commande passée et exécutée.

À quoi sert une facture pro forma en commerce international ?

Elle est fréquemment exigée par les administrations douanières pour évaluer la valeur en douane des marchandises avant leur expédition, pour l'obtention d'une licence d'importation, ou pour l'ouverture d'une lettre de crédit documentaire auprès d'une banque. Elle permet à l'acheteur et aux autorités du pays de destination de disposer d'informations précises sur la nature, la valeur et l'origine des marchandises avant l'envoi effectif.

Quelle différence entre un devis et une facture pro forma ?

Le devis a vocation à ouvrir la négociation commerciale et peut encore évoluer sensiblement avant acceptation. La facture pro forma présente une offre plus aboutie, généralement déjà acceptée en principe par le client ou en voie de l'être, et reprend une présentation proche de celle de la facture définitive à venir, ce qui la rend particulièrement adaptée aux usages douaniers et aux validations budgétaires internes.

Une facture pro forma peut-elle être utilisée pour réclamer un paiement ?

Non, ce document n'est pas un titre de paiement et ne doit jamais être présenté comme une demande de règlement. Elle sert uniquement à formaliser les termes d'une offre commerciale. Toute demande de paiement doit s'appuyer sur une facture définitive, comportant l'ensemble des mentions obligatoires prévues par le Code de commerce et le Code général des impôts.

Doit-on faire apparaître la TVA sur une facture pro forma ?

Il est possible d'indiquer un montant TTC à titre indicatif, notamment pour donner à l'acheteur une vision complète du coût prévisionnel, mais ce montant n'a aucune valeur fiscale tant que la facture définitive n'a pas été émise. La TVA effectivement due sera calculée et mentionnée uniquement sur la facture définitive, conformément à l'article 289 du Code général des impôts.

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