Modèle de contrat de secrétariat externalisé gratuit

Présentation

Le contrat de secrétariat externalisé (ou télésecrétariat) encadre une mission d'assistance administrative confiée par une entreprise ou un professionnel (le client) à un prestataire indépendant : gestion des appels téléphoniques, tenue de l'agenda, traitement du courrier et des e-mails, saisie de données, accueil téléphonique, ou toute autre tâche de secrétariat réalisée à distance. Il relève de la liberté contractuelle (articles 1101 et suivants du Code civil) et non du droit du travail. Quand l'utiliser : lorsqu'une entreprise, une association ou un professionnel libéral externalise tout ou partie de ses tâches de secrétariat à un prestataire indépendant (télésecrétaire, assistant(e) administratif(ve) freelance) plutôt que d'embaucher en interne. Parties : le client (donneur d'ordre) et le prestataire de secrétariat externalisé, dont le statut et le numéro SIREN doivent être précisés. Clauses essentielles : la liste précise des prestations confiées (et non une formule vague de type « toutes tâches de secrétariat »), les horaires et la plage de disponibilité convenus, les moyens de communication utilisés (ligne téléphonique dédiée, logiciel de gestion d'agenda partagé, messagerie), une clause d'indépendance rappelant l'absence de lien de subordination, le prix (forfait mensuel ou tarif horaire), la confidentialité — particulièrement sensible ici car le prestataire accède potentiellement à des informations clients, commerciales ou personnelles du donneur d'ordre — et les conditions de résiliation avec un préavis raisonnable permettant au client de réorganiser la continuité de son accueil. Un point d'attention spécifique concerne les données personnelles : si le prestataire traite, pour le compte du client, des données personnelles de tiers (clients, prospects, salariés du client), il agit en principe comme sous-traitant au sens de l'article 28 du Règlement (UE) 2016/679 (RGPD), ce qui impose un encadrement contractuel minimal (nature et finalité du traitement, durée, type de données, obligations de sécurité et de confidentialité, sort des données en fin de contrat). Ce point doit être vérifié au cas par cas et, le cas échéant, complété par une clause ou une annexe de sous-traitance RGPD dédiée. Erreurs à éviter : imposer des horaires stricts identiques à ceux d'un salarié, un contrôle permanent ou l'usage exclusif des outils du client sans laisser d'autonomie d'organisation — ce qui expose à une requalification en contrat de travail ; omettre la clause de confidentialité alors que le prestataire a accès aux appels et courriers de tiers ; et négliger la question du traitement de données personnelles alors que la mission implique presque toujours d'y accéder.

Informations à personnaliser

• Nom ou raison sociale du client

• Forme juridique du client (si société)

• Adresse du client

• Nom ou raison sociale du prestataire

• Statut juridique du prestataire

  Ex. : auto-entrepreneur, entreprise individuelle, société.

• Numéro SIREN du prestataire

• Adresse du prestataire

• Liste précise des prestations confiées

  Ex. : gestion des appels entrants, tenue de l'agenda, traitement du courrier, saisie de données.

• Horaires ou plage de disponibilité convenus

• Moyens de communication utilisés

  Ex. : ligne téléphonique dédiée, agenda partagé, messagerie professionnelle.

• Le prestataire traite-t-il des données personnelles de tiers pour le compte du client ?

• Date de début de la mission

• Durée du contrat

  Ex. : durée indéterminée, ou durée déterminée avec date de fin.

• Montant du prix

• Modalité de facturation

  Forfait mensuel ou tarif horaire.

• Délai de préavis en cas de résiliation

  Ex. : 30 jours.

• Date de signature du contrat

Personnalisez votre modèle

Questions fréquentes

Qu'est-ce qu'un contrat de secrétariat externalisé ?

C'est un contrat par lequel une entreprise confie des tâches de secrétariat (accueil téléphonique, agenda, courrier, saisie de données) à un prestataire indépendant, plutôt que d'embaucher un(e) secrétaire salarié(e).

Le télésecrétariat expose-t-il à un risque de requalification en contrat de travail ?

Oui, si le client impose des horaires stricts, des outils exclusifs et un contrôle permanent assimilables à ceux d'un salarié. Le prestataire doit conserver une réelle autonomie d'organisation pour que le contrat reste un contrat de prestation indépendante.

Le prestataire de secrétariat externalisé est-il soumis au RGPD ?

S'il traite des données personnelles de tiers (clients, prospects) pour le compte du client, il agit comme sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD et doit respecter des obligations précises (instructions documentées, sécurité, confidentialité, sort des données en fin de mission).

Comment est fixé le prix d'une prestation de secrétariat externalisé ?

Le plus souvent au forfait mensuel pour une disponibilité régulière, ou au tarif horaire pour des besoins ponctuels. Les modalités doivent être précisées dans le contrat.

Quelles informations sensibles le prestataire peut-il être amené à connaître ?

Le contenu des appels et courriers, les coordonnées de clients ou prospects, et parfois des informations commerciales ou stratégiques du client. Une clause de confidentialité stricte est donc indispensable.

Quel préavis prévoir pour résilier ce contrat ?

Un préavis raisonnable, souvent de 30 jours, permettant au client de réorganiser la continuité de son accueil téléphonique et administratif sans rupture de service.

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