Modèle de contrat de secrétariat externalisé gratuit

Présentation

Le contrat de secrétariat externalisé (ou télésecrétariat) encadre une mission d'assistance administrative confiée par une entreprise ou un professionnel (le client) à un prestataire indépendant : gestion des appels téléphoniques, tenue de l'agenda, traitement du courrier et des e-mails, saisie de données, accueil téléphonique, ou toute autre tâche de secrétariat réalisée à distance. Il relève de la liberté contractuelle (articles 1101 et suivants du Code civil) et non du droit du travail. Quand l'utiliser : lorsqu'une entreprise, une association ou un professionnel libéral externalise tout ou partie de ses tâches de secrétariat à un prestataire indépendant (télésecrétaire, assistant(e) administratif(ve) freelance) plutôt que d'embaucher en interne. Parties : le client (donneur d'ordre) et le prestataire de secrétariat externalisé, dont le statut et le numéro SIREN doivent être précisés. Clauses essentielles : la liste précise des prestations confiées (et non une formule vague de type « toutes tâches de secrétariat »), les horaires et la plage de disponibilité convenus, les moyens de communication utilisés (ligne téléphonique dédiée, logiciel de gestion d'agenda partagé, messagerie), une clause d'indépendance rappelant l'absence de lien de subordination, le prix (forfait mensuel ou tarif horaire), la confidentialité — particulièrement sensible ici car le prestataire accède potentiellement à des informations clients, commerciales ou personnelles du donneur d'ordre — et les conditions de résiliation avec un préavis raisonnable permettant au client de réorganiser la continuité de son accueil. Un point d'attention spécifique concerne les données personnelles : si le prestataire traite, pour le compte du client, des données personnelles de tiers (clients, prospects, salariés du client), il agit en principe comme sous-traitant au sens de l'article 28 du Règlement (UE) 2016/679 (RGPD), ce qui impose un encadrement contractuel minimal (nature et finalité du traitement, durée, type de données, obligations de sécurité et de confidentialité, sort des données en fin de contrat). Ce point doit être vérifié au cas par cas et, le cas échéant, complété par une clause ou une annexe de sous-traitance RGPD dédiée. Erreurs à éviter : imposer des horaires stricts identiques à ceux d'un salarié, un contrôle permanent ou l'usage exclusif des outils du client sans laisser d'autonomie d'organisation — ce qui expose à une requalification en contrat de travail ; omettre la clause de confidentialité alors que le prestataire a accès aux appels et courriers de tiers ; et négliger la question du traitement de données personnelles alors que la mission implique presque toujours d'y accéder.