Modèle de contrat de secrétariat médical externalisé gratuit

Présentation

Le contrat de secrétariat médical externalisé encadre la prestation par laquelle un professionnel ou une structure de santé (médecin, cabinet médical, clinique) confie à un prestataire externe des tâches administratives de secrétariat : gestion des appels téléphoniques, prise de rendez-vous, gestion d'agenda, frappe de comptes rendus, gestion du courrier administratif. Ce document a une portée strictement administrative et contractuelle : il n'encadre ni ne délègue en aucun cas un acte médical, qui reste l'exclusivité du professionnel de santé et relève du Code de la santé publique et de la déontologie professionnelle. Quand l'utiliser : lorsqu'un professionnel de santé souhaite externaliser tout ou partie de son secrétariat auprès d'un prestataire spécialisé, qu'il s'agisse d'une plateforme téléphonique, d'une secrétaire indépendante, ou d'une société de services. Parties : le professionnel ou la structure de santé (le donneur d'ordre) et le prestataire de secrétariat médical externalisé. Point central — protection des données de santé : dans le cadre de sa mission, le prestataire peut être amené à connaître des informations relatives aux patients (identité, motif de rendez-vous le cas échéant). Ces informations peuvent constituer des données de santé au sens de l'article 9 du règlement général sur la protection des données (RGPD), qui bénéficient d'une protection renforcée en tant que catégorie particulière de données. Le prestataire agit dans cette hypothèse en qualité de sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD et le contrat doit impérativement comporter les clauses obligatoires prévues par ce texte : objet et durée du traitement, nature et finalité, obligations de sécurité et de confidentialité du personnel, conditions de recours à d'éventuels sous-traitants ultérieurs, assistance au donneur d'ordre pour répondre aux droits des personnes concernées, et sort des données à l'issue du contrat. Clauses essentielles : la description précise des tâches administratives confiées (à l'exclusion de tout acte médical ou de tout diagnostic), les modalités de collaboration et d'accès aux outils du professionnel de santé, l'engagement de confidentialité renforcé et le secret professionnel par ricochet auquel le prestataire est soumis, les conditions financières, et une clause RGPD conforme à l'article 28. Erreurs à éviter : confier au secrétariat externalisé des tâches qui relèveraient d'un acte médical ou d'une appréciation clinique (par exemple trier des urgences médicales sans protocole validé par le professionnel de santé) ; omettre la clause de sous-traitance RGPD obligatoire dès lors que des données de santé sont traitées ; et ne pas encadrer contractuellement l'accès du prestataire aux logiciels métiers du cabinet (droits d'accès limités, traçabilité). Ce modèle ne constitue ni un avis médical ni une délégation d'acte de soin.

Informations à personnaliser

• Nom du professionnel ou de la structure de santé

• Qualité du donneur d'ordre

  Ex. : médecin généraliste, cabinet de spécialistes, clinique.

• Adresse du donneur d'ordre

• Nom ou raison sociale du prestataire de secrétariat

• Numéro SIRET du prestataire

• Adresse du prestataire

• Tâches administratives confiées

  Ex. : gestion des appels, prise de rendez-vous, frappe de comptes rendus, gestion du courrier.

• Outils et logiciels auxquels le prestataire a accès

• Durée du contrat

• Date de début de la prestation

• Tarif de la prestation

  Ex. : forfait mensuel, tarif à l'heure ou au volume d'appels.

• Date de signature du contrat

Personnalisez votre modèle

Questions fréquentes

Le secrétariat médical externalisé peut-il réaliser des actes médicaux ?

Non, en aucun cas. Sa mission est strictement limitée aux tâches administratives : gestion des appels, prise de rendez-vous, frappe de comptes rendus. Tout acte médical, tri clinique ou conseil de santé relève exclusivement du professionnel de santé.

Le prestataire est-il soumis au RGPD pour les données des patients ?

Oui. Dès lors qu'il traite des données à caractère personnel, y compris potentiellement des données de santé (catégorie particulière protégée par l'article 9 du RGPD), il agit comme sous-traitant au sens de l'article 28 et le contrat doit comporter les clauses obligatoires correspondantes.

Que se passe-t-il en cas d'appel urgent reçu par le secrétariat externalisé ?

Le prestataire doit disposer de consignes écrites précises données par le professionnel de santé pour orienter les demandes urgentes vers les services compétents (SAMU, urgences), sans procéder lui-même à une évaluation médicale de la situation.

Le prestataire peut-il sous-traiter une partie de sa mission ?

Uniquement avec l'autorisation écrite préalable du donneur d'ordre, conformément aux exigences de l'article 28 du RGPD applicables à la sous-traitance en cascade.

Que deviennent les données à la fin du contrat ?

Le prestataire doit supprimer ou restituer l'ensemble des données à caractère personnel traitées pour le compte du donneur d'ordre au terme de la prestation, sauf obligation légale de conservation contraire.

Ce modèle couvre-t-il la téléconsultation ou le contenu médical échangé ?

Non. Ce document est strictement limité au volet administratif du secrétariat externalisé. Il ne couvre ni la téléconsultation, ni le contenu médical des échanges avec les patients, qui relèvent d'un cadre juridique distinct (Code de la santé publique, déontologie).

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