Modèle de contrat de secrétariat médical externalisé gratuit

Présentation

Le contrat de secrétariat médical externalisé encadre la prestation par laquelle un professionnel ou une structure de santé (médecin, cabinet médical, clinique) confie à un prestataire externe des tâches administratives de secrétariat : gestion des appels téléphoniques, prise de rendez-vous, gestion d'agenda, frappe de comptes rendus, gestion du courrier administratif. Ce document a une portée strictement administrative et contractuelle : il n'encadre ni ne délègue en aucun cas un acte médical, qui reste l'exclusivité du professionnel de santé et relève du Code de la santé publique et de la déontologie professionnelle. Quand l'utiliser : lorsqu'un professionnel de santé souhaite externaliser tout ou partie de son secrétariat auprès d'un prestataire spécialisé, qu'il s'agisse d'une plateforme téléphonique, d'une secrétaire indépendante, ou d'une société de services. Parties : le professionnel ou la structure de santé (le donneur d'ordre) et le prestataire de secrétariat médical externalisé. Point central — protection des données de santé : dans le cadre de sa mission, le prestataire peut être amené à connaître des informations relatives aux patients (identité, motif de rendez-vous le cas échéant). Ces informations peuvent constituer des données de santé au sens de l'article 9 du règlement général sur la protection des données (RGPD), qui bénéficient d'une protection renforcée en tant que catégorie particulière de données. Le prestataire agit dans cette hypothèse en qualité de sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD et le contrat doit impérativement comporter les clauses obligatoires prévues par ce texte : objet et durée du traitement, nature et finalité, obligations de sécurité et de confidentialité du personnel, conditions de recours à d'éventuels sous-traitants ultérieurs, assistance au donneur d'ordre pour répondre aux droits des personnes concernées, et sort des données à l'issue du contrat. Clauses essentielles : la description précise des tâches administratives confiées (à l'exclusion de tout acte médical ou de tout diagnostic), les modalités de collaboration et d'accès aux outils du professionnel de santé, l'engagement de confidentialité renforcé et le secret professionnel par ricochet auquel le prestataire est soumis, les conditions financières, et une clause RGPD conforme à l'article 28. Erreurs à éviter : confier au secrétariat externalisé des tâches qui relèveraient d'un acte médical ou d'une appréciation clinique (par exemple trier des urgences médicales sans protocole validé par le professionnel de santé) ; omettre la clause de sous-traitance RGPD obligatoire dès lors que des données de santé sont traitées ; et ne pas encadrer contractuellement l'accès du prestataire aux logiciels métiers du cabinet (droits d'accès limités, traçabilité). Ce modèle ne constitue ni un avis médical ni une délégation d'acte de soin.