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Le modèle de réponse à une demande RGPD est un courrier type destiné à formaliser la réponse apportée par un responsable de traitement à une personne exerçant l'un des droits que le RGPD lui reconnaît sur ses données personnelles : droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation du traitement, d'opposition, ou de portabilité (articles 15 à 21 du RGPD). Délai de réponse : le responsable de traitement doit répondre à toute demande d'exercice de droit dans un délai d'un mois à compter de sa réception (article 12.3 du RGPD). Ce délai peut être prolongé de deux mois supplémentaires en cas de demande complexe ou de nombre élevé de demandes, à condition d'en informer la personne concernée dans le délai initial d'un mois, en précisant les motifs du report. À défaut de réponse dans le délai, l'absence de réponse constitue en elle-même un manquement susceptible d'être signalé à la CNIL par la personne concernée. Vérification d'identité : avant de traiter une demande, le responsable de traitement peut demander des informations supplémentaires nécessaires pour confirmer l'identité de la personne concernée, notamment lorsqu'il existe un doute raisonnable (article 12.6 du RGPD). Cette vérification doit rester proportionnée : elle ne doit pas constituer un obstacle disproportionné à l'exercice du droit, et ne doit pas conduire à collecter des données excessives par rapport à la seule finalité de vérification. Contenu de la réponse : l'accusé de réception de la demande et sa qualification (nature du droit exercé), le cas échéant la mention de la prolongation du délai et ses motifs, la réponse sur le fond (communication des données pour un droit d'accès, confirmation de la rectification ou de l'effacement effectué, motifs justifiant un refus partiel ou total le cas échéant), et l'information sur le droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL en cas de désaccord avec la réponse apportée. Quand l'utiliser : dès réception d'une demande d'exercice de droit RGPD, quel que soit le canal utilisé par la personne concernée (email, courrier, formulaire de contact), afin de formaliser une réponse conforme dans le délai imparti. Erreurs à éviter : laisser le délai d'un mois s'écouler sans réponse, y compris lorsque la demande paraît infondée ou abusive (une réponse motivée reste due, même en cas de refus) ; refuser une demande sans en préciser les motifs juridiques précis ; exiger une vérification d'identité disproportionnée qui décourage l'exercice du droit ; et omettre de rappeler le droit de réclamation auprès de la CNIL, qui doit figurer dans toute réponse, favorable ou non.
Nom ou raison sociale du responsable de traitement
Contact du responsable de traitement
Contact du délégué à la protection des données (DPO)
À renseigner si un DPO a été désigné.
Nom de la personne à l'origine de la demande
Date de réception de la demande
Nature du droit exercé
Accès, rectification, effacement, limitation, opposition, portabilité.
La réponse est-elle favorable, partielle ou un refus ?
Favorable / Partielle / Refus.
Motifs détaillés de la réponse
En cas de refus partiel ou total, préciser les motifs juridiques précis.
Le délai de réponse a-t-il été prolongé de deux mois ?
Oui / Non.
URL du site de la CNIL pour les réclamations
À renseigner si un DPO a été désigné.
Accès, rectification, effacement, limitation, opposition, portabilité.
Favorable / Partielle / Refus.
En cas de refus partiel ou total, préciser les motifs juridiques précis.
Oui / Non.