Modèle de demande d'accès aux données gratuit

Présentation

La demande d'accès aux données est le courrier ou formulaire par lequel une personne physique exerce son droit d'accès prévu à l'article 15 du Règlement général sur la protection des données (RGPD) auprès d'un organisme qui traite ses données personnelles. Ce droit permet à toute personne d'obtenir confirmation qu'un traitement de données la concernant est ou n'est pas mis en œuvre, et, si tel est le cas, d'accéder à ces données ainsi qu'à un ensemble d'informations sur les conditions du traitement. Contenu du droit d'accès (article 15.1 du RGPD) : la personne concernée peut demander à obtenir les finalités du traitement, les catégories de données personnelles concernées, les destinataires ou catégories de destinataires auxquels les données ont été ou seront communiquées (notamment les destinataires dans des pays tiers ou au sein d'organisations internationales), la durée de conservation envisagée ou les critères utilisés pour la déterminer, l'existence du droit de rectification, d'effacement, de limitation ou d'opposition, le droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL, l'origine des données lorsqu'elles n'ont pas été collectées auprès de la personne elle-même, et l'existence éventuelle d'une prise de décision automatisée, y compris un profilage, avec des informations utiles sur la logique sous-jacente ainsi que sur l'importance et les conséquences prévues de ce traitement. Modalités et délai de réponse : le responsable de traitement doit répondre dans un délai d'un mois à compter de la réception de la demande (article 12.3 du RGPD), délai pouvant être prolongé de deux mois supplémentaires en cas de demande complexe ou de nombre élevé de demandes, à condition d'en informer la personne concernée dans le premier délai d'un mois, en précisant les motifs du report. Une copie des données personnelles doit être fournie gratuitement pour une première demande ; des frais raisonnables peuvent être facturés pour toute copie supplémentaire. Quand l'utiliser : toute personne souhaitant savoir quelles données un organisme (employeur, banque, plateforme en ligne, administration) détient à son sujet, avant, par exemple, de demander une rectification ou un effacement, ou simplement pour vérifier la conformité du traitement dont elle fait l'objet. Erreurs à éviter : formuler une demande trop vague sans préciser le responsable de traitement concerné, ce qui peut retarder le traitement de la demande ; ne pas conserver de preuve de l'envoi (accusé de réception, capture d'écran d'un formulaire en ligne), utile en cas de contestation du délai de réponse ; confondre le droit d'accès (obtenir une copie et des informations sur le traitement) avec le droit à la portabilité (obtenir les données dans un format structuré et réutilisable), qui répond à des conditions différentes.

Informations à personnaliser

• Nom et prénom du demandeur

• Adresse du demandeur

• Email du demandeur

• Nom de l'organisme destinataire (responsable de traitement)

• Adresse de l'organisme destinataire

• Éléments permettant d'identifier le demandeur auprès de l'organisme

  Ex. : numéro de client, adresse email utilisée, numéro de sécurité sociale si pertinent.

• Périmètre de la demande d'accès

  Préciser si la demande porte sur l'ensemble des données ou un traitement spécifique.

• Date de la demande

Personnalisez votre modèle

Questions fréquentes

Qu'est-ce que le droit d'accès prévu par le RGPD ?

Le droit d'accès, prévu à l'article 15 du RGPD, permet à toute personne d'obtenir la confirmation qu'un traitement de données la concernant existe, d'y accéder, et d'obtenir un ensemble d'informations sur les conditions de ce traitement (finalités, destinataires, durée de conservation, origine des données, existence d'une décision automatisée).

Dans quel délai l'organisme doit-il répondre à une demande d'accès ?

Dans un délai d'un mois à compter de la réception de la demande, conformément à l'article 12.3 du RGPD. Ce délai peut être prolongé de deux mois supplémentaires en cas de demande complexe ou de nombre élevé de demandes, à condition que l'organisme en informe la personne concernée dans le délai initial d'un mois, en précisant les motifs du report.

La demande d'accès est-elle payante ?

Non, une première copie des données personnelles doit être fournie gratuitement. Des frais raisonnables basés sur les coûts administratifs peuvent seulement être facturés pour toute copie supplémentaire demandée par la même personne.

L'organisme peut-il refuser de répondre à une demande d'accès ?

En principe non, sauf si la demande est manifestement infondée ou excessive, notamment en raison de son caractère répétitif, auquel cas l'organisme peut exiger des frais raisonnables ou refuser de donner suite, à charge pour lui de démontrer ce caractère manifestement infondé ou excessif.

Que faire si l'organisme ne répond pas dans le délai d'un mois ?

La personne concernée peut adresser une réclamation à la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), qui dispose d'un pouvoir de contrôle et de sanction en cas de manquement du responsable de traitement à ses obligations.

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