Modèle de procédure de conservation des données gratuit

Présentation

La procédure de conservation des données formalise, pour chaque catégorie de traitement mis en œuvre par une organisation, la durée pendant laquelle les données personnelles collectées sont conservées en base active, puis en archivage intermédiaire le cas échéant, avant leur suppression ou leur anonymisation. Elle traduit en pratique le principe de limitation de la conservation posé par l'article 5.1.e du RGPD. Principe de proportionnalité : le RGPD n'impose pas de durées de conservation fixes et uniformes — il impose que chaque durée soit proportionnée et strictement nécessaire à la finalité poursuivie par le traitement concerné. Une même organisation peut ainsi conserver des données de prospection commerciale pendant trois ans à compter du dernier contact, des données de facturation pendant dix ans en application d'une obligation légale comptable, et des données de connexion pendant un an, sans que ces durées différentes posent de difficulté dès lors que chacune correspond à une finalité et, le cas échéant, à une base légale distincte. Articulation des durées : une procédure de conservation rigoureuse distingue généralement trois phases — la durée de conservation en base active (le temps nécessaire à la réalisation de la finalité courante, par exemple la durée de la relation contractuelle), une éventuelle durée d'archivage intermédiaire à accès restreint (lorsqu'une obligation légale ou un intérêt probatoire précis le justifie, par exemple la durée de prescription applicable), et enfin la suppression ou l'anonymisation définitive des données à l'issue de ces durées. Sources des durées : les durées de conservation peuvent résulter d'une obligation légale explicite (durées de conservation comptables et fiscales, délais de prescription civile, commerciale ou pénale applicables à certains documents), des recommandations sectorielles de la CNIL (référentiels et fiches pratiques par secteur d'activité), ou, à défaut de texte applicable, d'une analyse propre à l'organisation justifiant la durée retenue au regard de la finalité poursuivie. Quand l'utiliser : toute organisation qui traite des données personnelles et souhaite formaliser sa politique de purge des données, notamment en complément de son registre des traitements (article 30 du RGPD), pour documenter les durées retenues et organiser leur application opérationnelle (suppression automatisée, revue périodique des bases de données). Erreurs à éviter : retenir une durée de conservation indéterminée ou « par défaut » identique pour toutes les catégories de données, sans justification propre à chaque finalité ; conserver des données au-delà de la durée définie faute de procédure de purge automatisée ou de revue périodique ; confondre durée de conservation en base active et durée d'archivage intermédiaire, ce dernier devant rester l'exception justifiée et non la règle ; et omettre de documenter les durées retenues, ce qui prive l'organisation de tout moyen de justifier ses choix en cas de contrôle de la CNIL.

Informations à personnaliser

• Nom de l'organisation

• Contact du délégué à la protection des données (DPO)

  À renseigner si un DPO a été désigné.

• Catégories de traitements couvertes

  Ex. : clients, prospects, salariés, candidats, données de connexion.

• Durées de conservation en base active par catégorie

  Détailler pour chaque finalité la durée en base active.

• Durées d'archivage intermédiaire, le cas échéant

  Ex. : durée de prescription applicable après la fin de la relation.

• Procédure de purge ou d'anonymisation en fin de durée

  Ex. : suppression automatisée trimestrielle, revue manuelle annuelle.

• Responsable de l'application de la procédure

• Date de dernière mise à jour de la procédure

Personnalisez votre modèle

Questions fréquentes

Le RGPD fixe-t-il des durées de conservation précises ?

Non, le RGPD ne fixe pas de durées chiffrées applicables à toutes les organisations. Il impose un principe de proportionnalité : chaque durée doit être déterminée au regard de la finalité du traitement concerné, en s'appuyant le cas échéant sur des obligations légales sectorielles (comptables, fiscales, prescription) ou les recommandations de la CNIL.

Quelle différence entre base active et archivage intermédiaire ?

La base active regroupe les données consultées couramment pour la gestion opérationnelle du traitement. L'archivage intermédiaire, à accès restreint, concerne des données qui ne sont plus utiles au quotidien mais doivent être conservées temporairement pour un motif précis, par exemple la durée de prescription applicable à un litige potentiel.

Que faire des données une fois la durée de conservation expirée ?

Elles doivent être supprimées définitivement ou anonymisées de manière irréversible. Une anonymisation incomplète, permettant une ré-identification même indirecte, ne dispense pas l'organisation de ses obligations au titre du RGPD sur ces données.

La durée de conservation des données de facturation est-elle la même que pour les données commerciales ?

Non. Les documents comptables et pièces justificatives sont généralement soumis à une obligation légale de conservation de dix ans, tandis que les données de prospection commerciale sans suite sont recommandées par la CNIL pour une conservation de trois ans à compter du dernier contact du prospect. Chaque finalité a sa propre durée.

Une procédure de conservation est-elle liée au registre des traitements ?

Oui, elle en est un complément opérationnel : le registre des traitements prévu à l'article 30 du RGPD mentionne, pour chaque traitement, les durées de conservation envisagées. La procédure de conservation détaille la mise en œuvre pratique de ces durées (déclenchement, modalités de purge, responsable).

Que risque une organisation qui conserve des données au-delà de la durée nécessaire ?

Une conservation excessive constitue un manquement au principe de limitation de la conservation prévu à l'article 5.1.e du RGPD, distinct de toute autre violation. La CNIL peut prononcer des sanctions graduées en cas de manquement constaté, notamment lors d'un contrôle ou à la suite d'une plainte.

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