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La procédure de conservation des données formalise, pour chaque catégorie de traitement mis en œuvre par une organisation, la durée pendant laquelle les données personnelles collectées sont conservées en base active, puis en archivage intermédiaire le cas échéant, avant leur suppression ou leur anonymisation. Elle traduit en pratique le principe de limitation de la conservation posé par l'article 5.1.e du RGPD. Principe de proportionnalité : le RGPD n'impose pas de durées de conservation fixes et uniformes — il impose que chaque durée soit proportionnée et strictement nécessaire à la finalité poursuivie par le traitement concerné. Une même organisation peut ainsi conserver des données de prospection commerciale pendant trois ans à compter du dernier contact, des données de facturation pendant dix ans en application d'une obligation légale comptable, et des données de connexion pendant un an, sans que ces durées différentes posent de difficulté dès lors que chacune correspond à une finalité et, le cas échéant, à une base légale distincte. Articulation des durées : une procédure de conservation rigoureuse distingue généralement trois phases — la durée de conservation en base active (le temps nécessaire à la réalisation de la finalité courante, par exemple la durée de la relation contractuelle), une éventuelle durée d'archivage intermédiaire à accès restreint (lorsqu'une obligation légale ou un intérêt probatoire précis le justifie, par exemple la durée de prescription applicable), et enfin la suppression ou l'anonymisation définitive des données à l'issue de ces durées. Sources des durées : les durées de conservation peuvent résulter d'une obligation légale explicite (durées de conservation comptables et fiscales, délais de prescription civile, commerciale ou pénale applicables à certains documents), des recommandations sectorielles de la CNIL (référentiels et fiches pratiques par secteur d'activité), ou, à défaut de texte applicable, d'une analyse propre à l'organisation justifiant la durée retenue au regard de la finalité poursuivie. Quand l'utiliser : toute organisation qui traite des données personnelles et souhaite formaliser sa politique de purge des données, notamment en complément de son registre des traitements (article 30 du RGPD), pour documenter les durées retenues et organiser leur application opérationnelle (suppression automatisée, revue périodique des bases de données). Erreurs à éviter : retenir une durée de conservation indéterminée ou « par défaut » identique pour toutes les catégories de données, sans justification propre à chaque finalité ; conserver des données au-delà de la durée définie faute de procédure de purge automatisée ou de revue périodique ; confondre durée de conservation en base active et durée d'archivage intermédiaire, ce dernier devant rester l'exception justifiée et non la règle ; et omettre de documenter les durées retenues, ce qui prive l'organisation de tout moyen de justifier ses choix en cas de contrôle de la CNIL.
Nom de l'organisation
Contact du délégué à la protection des données (DPO)
À renseigner si un DPO a été désigné.
Catégories de traitements couvertes
Ex. : clients, prospects, salariés, candidats, données de connexion.
Durées de conservation en base active par catégorie
Détailler pour chaque finalité la durée en base active.
Durées d'archivage intermédiaire, le cas échéant
Ex. : durée de prescription applicable après la fin de la relation.
Procédure de purge ou d'anonymisation en fin de durée
Ex. : suppression automatisée trimestrielle, revue manuelle annuelle.
Responsable de l'application de la procédure
Date de dernière mise à jour de la procédure
À renseigner si un DPO a été désigné.
Ex. : clients, prospects, salariés, candidats, données de connexion.
Détailler pour chaque finalité la durée en base active.
Ex. : durée de prescription applicable après la fin de la relation.
Ex. : suppression automatisée trimestrielle, revue manuelle annuelle.