Modèle de convention d'assistance administrative gratuit

Présentation

La convention d'assistance administrative encadre une mission d'appui administratif confiée par une entreprise, une association ou un professionnel (le bénéficiaire) à un prestataire indépendant ou à une autre structure : gestion de dossiers, suivi de formalités administratives, classement, aide comptable de premier niveau non réglementée, ou tout autre appui organisationnel récurrent. Elle relève de la liberté contractuelle (articles 1101 et suivants du Code civil). Quand l'utiliser : lorsqu'une structure a besoin d'un appui administratif régulier sans vouloir recruter en interne, que ce soit auprès d'un indépendant, d'une société de services, ou dans le cadre d'une entraide entre deux entités (par exemple une association mère et une structure locale). Parties : le bénéficiaire de l'assistance et le prestataire (personne physique indépendante ou personne morale), dont le statut et, le cas échéant, le numéro SIREN doivent être précisés. Clauses essentielles : l'objet précis des tâches confiées (à décrire de façon suffisamment détaillée pour éviter toute ambiguïté sur le périmètre de la mission), les moyens mis à disposition du prestataire par le bénéficiaire le cas échéant (locaux, logiciels, accès), la confidentialité des informations et documents traités, une clause d'indépendance rappelant l'absence de lien de subordination, la durée, le prix et ses modalités de règlement, et les conditions de résiliation. Un point de vigilance central concerne la frontière avec l'expertise comptable réglementée. L'assistance administrative peut légitimement inclure des tâches de premier niveau telles que la saisie de pièces, le classement de documents comptables, le suivi de factures ou la préparation matérielle de dossiers. En revanche, dès lors que les tâches confiées glissent vers la tenue, la révision, la surveillance ou l'établissement des comptes, ou vers du conseil comptable et fiscal organisé de manière habituelle, elles relèvent de l'exercice de l'expertise comptable, activité réservée aux professionnels inscrits à l'Ordre des experts-comptables en application de l'article 20 de l'ordonnance n°45-2138 du 19 septembre 1945. Un prestataire non inscrit qui exercerait ces missions s'exposerait à des poursuites pour exercice illégal de la profession d'expert-comptable. La convention doit donc décrire les tâches avec précision et, en cas de doute sur cette frontière, orienter le bénéficiaire vers un expert-comptable inscrit à l'Ordre. Erreurs à éviter : rédiger un objet trop vague (« assistance administrative générale ») qui ne permet pas de vérifier que le périmètre reste bien en deçà du monopole comptable ; imposer au prestataire indépendant des horaires fixes et un contrôle hiérarchique permanent, qui exposent à une requalification en contrat de travail ; et omettre la clause de confidentialité alors que le prestataire accède souvent à des documents financiers ou personnels sensibles.