Modèle de convention d'assistance administrative gratuit

Présentation

La convention d'assistance administrative encadre une mission d'appui administratif confiée par une entreprise, une association ou un professionnel (le bénéficiaire) à un prestataire indépendant ou à une autre structure : gestion de dossiers, suivi de formalités administratives, classement, aide comptable de premier niveau non réglementée, ou tout autre appui organisationnel récurrent. Elle relève de la liberté contractuelle (articles 1101 et suivants du Code civil). Quand l'utiliser : lorsqu'une structure a besoin d'un appui administratif régulier sans vouloir recruter en interne, que ce soit auprès d'un indépendant, d'une société de services, ou dans le cadre d'une entraide entre deux entités (par exemple une association mère et une structure locale). Parties : le bénéficiaire de l'assistance et le prestataire (personne physique indépendante ou personne morale), dont le statut et, le cas échéant, le numéro SIREN doivent être précisés. Clauses essentielles : l'objet précis des tâches confiées (à décrire de façon suffisamment détaillée pour éviter toute ambiguïté sur le périmètre de la mission), les moyens mis à disposition du prestataire par le bénéficiaire le cas échéant (locaux, logiciels, accès), la confidentialité des informations et documents traités, une clause d'indépendance rappelant l'absence de lien de subordination, la durée, le prix et ses modalités de règlement, et les conditions de résiliation. Un point de vigilance central concerne la frontière avec l'expertise comptable réglementée. L'assistance administrative peut légitimement inclure des tâches de premier niveau telles que la saisie de pièces, le classement de documents comptables, le suivi de factures ou la préparation matérielle de dossiers. En revanche, dès lors que les tâches confiées glissent vers la tenue, la révision, la surveillance ou l'établissement des comptes, ou vers du conseil comptable et fiscal organisé de manière habituelle, elles relèvent de l'exercice de l'expertise comptable, activité réservée aux professionnels inscrits à l'Ordre des experts-comptables en application de l'article 20 de l'ordonnance n°45-2138 du 19 septembre 1945. Un prestataire non inscrit qui exercerait ces missions s'exposerait à des poursuites pour exercice illégal de la profession d'expert-comptable. La convention doit donc décrire les tâches avec précision et, en cas de doute sur cette frontière, orienter le bénéficiaire vers un expert-comptable inscrit à l'Ordre. Erreurs à éviter : rédiger un objet trop vague (« assistance administrative générale ») qui ne permet pas de vérifier que le périmètre reste bien en deçà du monopole comptable ; imposer au prestataire indépendant des horaires fixes et un contrôle hiérarchique permanent, qui exposent à une requalification en contrat de travail ; et omettre la clause de confidentialité alors que le prestataire accède souvent à des documents financiers ou personnels sensibles.

Informations à personnaliser

• Nom ou raison sociale du bénéficiaire

• Forme juridique du bénéficiaire (si structure)

• Adresse du bénéficiaire

• Nom ou raison sociale du prestataire

• Statut juridique du prestataire

  Ex. : auto-entrepreneur, entreprise individuelle, société, association.

• Numéro SIREN du prestataire (si applicable)

• Adresse du prestataire

• Description précise des tâches confiées

  Ex. : gestion de dossiers, suivi de formalités, saisie et classement de pièces, aide administrative de premier niveau.

• Moyens mis à disposition par le bénéficiaire

  Ex. : locaux, logiciels, accès à des outils internes.

• Date de début de la mission

• Durée de la convention

  Ex. : durée déterminée ou indéterminée.

• Montant du prix

• Modalité de règlement du prix

  Forfait mensuel, tarif horaire, ou tarif à la mission.

• Délai de préavis en cas de résiliation

• Date de signature de la convention

Personnalisez votre modèle

Questions fréquentes

Quelle différence entre une convention d'assistance administrative et un contrat de travail ?

La convention d'assistance administrative relève de la liberté contractuelle et n'implique aucun lien de subordination : le prestataire organise librement son travail. Des horaires imposés et un contrôle hiérarchique permanent exposent au contraire à une requalification en contrat de travail.

Un prestataire administratif peut-il tenir la comptabilité du bénéficiaire ?

Non, pas au-delà de tâches de premier niveau (saisie, classement de pièces). La tenue, la révision ou l'établissement des comptes, ainsi que le conseil comptable habituel, relèvent du monopole légal de l'expertise comptable (article 20 de l'ordonnance n°45-2138 du 19 septembre 1945) et doivent être confiés à un expert-comptable inscrit à l'Ordre.

Quelles tâches peuvent être confiées dans une convention d'assistance administrative ?

Des tâches de gestion de dossiers, de suivi de formalités administratives, de classement, de saisie de données ou d'aide administrative de premier niveau — sans empiéter sur des missions réglementées comme l'expertise comptable.

La convention doit-elle prévoir une clause de confidentialité ?

Oui, car le prestataire accède souvent à des documents financiers, administratifs ou personnels sensibles du bénéficiaire.

Comment résilier une convention d'assistance administrative en cours ?

Selon les modalités prévues à la convention : le plus souvent moyennant un préavis raisonnable, ou sans préavis en cas de manquement grave de l'une des parties après mise en demeure restée sans effet.

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