Modèle de contrat de covoiturage professionnel gratuit

Présentation

Le contrat de covoiturage professionnel organise le partage d'un trajet domicile-travail ou d'un déplacement professionnel entre plusieurs salariés d'une même entreprise, ou entre salariés d'entreprises différentes dans le cadre d'un plan de mobilité employeur, en répartissant les frais de transport entre le conducteur et le ou les passagers. Il peut être mis en place à l'initiative de l'employeur (plan de mobilité, forfait mobilités durables) ou entre collègues de manière spontanée, avec ou sans intermédiation d'une plateforme dédiée. Le point réglementaire déterminant tient à la définition légale du covoiturage, fixée par l'article L3132-1 du Code des transports : il s'agit de « l'utilisation en commun d'un véhicule terrestre à moteur par un conducteur et un ou plusieurs passagers, effectuée à titre non onéreux, excepté le partage des frais, dans le cadre d'un déplacement que le conducteur effectue pour son propre compte ». Deux conditions cumulatives caractérisent donc le covoiturage licite : le trajet doit être réalisé par le conducteur pour son propre besoin (et non dans le seul but de transporter des passagers), et la contribution financière versée par les passagers ne doit pas excéder le partage des frais réels du trajet (carburant, péage, usure), sans marge ni profit pour le conducteur. Au-delà de ce cadre, l'activité relève du transport rémunéré de personnes (taxi, VTC, transport léger de personnes), qui nécessite une autorisation ou une licence spécifique et l'immatriculation du conducteur comme professionnel du transport. Quand l'utiliser : pour formaliser une organisation régulière de covoiturage entre collègues, notamment dans le cadre d'un plan de mobilité employeur ou d'un dispositif de forfait mobilités durables. Parties : le conducteur (salarié effectuant le trajet pour son propre compte) et le ou les passagers (collègues empruntant le même trajet), l'employeur pouvant intervenir comme facilitateur sans être partie au partage de frais lui-même. Clauses essentielles : la description du trajet et de sa fréquence, le montant de la participation aux frais par passager, calculé de manière à ne pas excéder le coût réel du trajet (barème kilométrique fiscal ou calcul réel), les modalités pratiques (points de rendez-vous, horaires, gestion des absences ou modifications d'horaires), le régime d'assurance (vérification que le contrat d'assurance automobile du conducteur couvre le transport de passagers à titre de covoiturage, ce qui est le cas de la plupart des contrats standards dès lors qu'aucune rémunération excédant le partage de frais n'intervient), et une clause de limitation de responsabilité entre collègues en cas d'incident mineur. Points de vigilance : si la participation demandée aux passagers est calculée pour générer une marge, ou si le conducteur multiplie les trajets sans besoin personnel réel dans le seul but de percevoir des contributions de passagers, la qualification de covoiturage peut être écartée, exposant le conducteur aux sanctions applicables à l'exercice non autorisé d'une activité de transport rémunéré de personnes ; l'employeur qui organise ou incite au covoiturage dans le cadre d'un forfait mobilités durables doit par ailleurs respecter les règles d'exonération sociale et fiscale propres à ce dispositif. Erreurs à éviter : fixer une participation aux frais manifestement supérieure au coût réel du trajet ; omettre de vérifier que l'assurance du véhicule couvre le transport de passagers ; confondre ce modèle avec un contrat de transport rémunéré, qui suppose un cadre réglementaire totalement différent.

Informations à personnaliser

• Nom du conducteur

• Employeur du conducteur

• Nom(s) du ou des passagers

• Description du trajet (points de départ et d'arrivée)

• Fréquence du trajet

  Quotidien, plusieurs fois par semaine, ponctuel.

• Participation aux frais par passager et par trajet

• Base de calcul de la participation

  Barème kilométrique fiscal, calcul au coût réel.

• Points de rendez-vous et horaires

• Assurance automobile vérifiée pour le transport de passagers

• Trajet inscrit dans un dispositif de forfait mobilités durables

• Date de début du covoiturage

• Date de signature

Personnalisez votre modèle

Questions fréquentes

Quelle est la définition légale du covoiturage ?

L'article L3132-1 du Code des transports définit le covoiturage comme l'utilisation en commun d'un véhicule par un conducteur et un ou plusieurs passagers, à titre non onéreux excepté le partage des frais, dans le cadre d'un déplacement que le conducteur effectue pour son propre compte.

Peut-on facturer davantage que le coût réel du trajet aux passagers ?

Non. Si la participation demandée dépasse le partage des frais réels du trajet et génère une marge pour le conducteur, l'activité sort du cadre légal du covoiturage et peut être requalifiée en transport rémunéré de personnes, activité soumise à autorisation.

L'assurance automobile classique couvre-t-elle le covoiturage ?

En général oui, dès lors que la participation des passagers reste limitée au partage des frais et que le trajet est réalisé par le conducteur pour son propre compte. Il est recommandé de le vérifier explicitement auprès de son assureur avant de démarrer une pratique régulière.

Le covoiturage domicile-travail peut-il être intégré au forfait mobilités durables ?

Oui, sous réserve que l'employeur ait mis en place ce dispositif et que les modalités prévues (plafonds, justificatifs) soient respectées ; les sommes versées à ce titre bénéficient alors d'une exonération de cotisations sociales et d'impôt sur le revenu dans certaines limites.

Que risque un conducteur qui pratique un covoiturage devenu en réalité une activité de transport rémunéré ?

Il s'expose aux sanctions applicables à l'exercice non autorisé d'une activité de transport public de personnes, faute de détenir la licence ou l'autorisation requise pour ce type d'activité réglementée.

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