Puis-je faire signer un document Word ou une image, ou faut-il obligatoirement un PDF ?

Question

Mes contrats sont rédigés dans Word et mes clients m'envoient parfois des documents en photo. Dois je tout convertir en PDF avant de les envoyer à la signature ? Et que reçoit le signataire au final ?

Équipe Certyneo · Accepted Answer

Vous pouvez importer directement un fichier Word (.docx), un PDF ou une image (JPG, PNG). Certyneo le convertit en PDF au moment de l'import ; c'est cette version PDF qui est présentée au signataire, signée et scellée. Le signataire reçoit toujours un PDF.

Conseils selon le format de départ :

Word : vérifiez l'aperçu après conversion, surtout les tableaux et les sauts de page, puis placez les champs de signature. Les modifications ultérieures se font dans Word avant un nouvel import ; un document envoyé n'est plus modifiable.
Image ou photo : la qualité du PDF dépend de la photo. Préférez un scan droit et bien éclairé ; pour un document de plusieurs pages, importez chaque page ou assemblez-les en PDF avant.
PDF déjà signé par ailleurs : il peut être ajouté à l'enveloppe, mais toute nouvelle signature Certyneo est apposée sur une nouvelle version scellée ; ne repassez jamais un PDF signé dans un outil qui le ré-enregistre.

Une enveloppe peut contenir plusieurs documents de formats différents : le signataire les parcourt et les signe en un seul passage. Pour les documents que vous envoyez souvent, créez un modèle avec les champs déjà placés.

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