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Bonjour, j'utilise Certyneo pour gérer mes documents signés. J'ai un rapport annuel important que je souhaite archiver correctement. Pouvez-vous me dire comment faire pour que ce document reste lisible et conforme aux normes légales de longue durée ?
Oui, vous pouvez utiliser Certyneo pour archiver correctement votre document Word. Voici les étapes à suivre :
Conversion en PDF/A : Utilisez la fonctionnalité de conversion de Certyneo pour transformer votre document Word en PDF/A. Ce format est conçu pour la conservation à long terme et garantit la lisibilité et l'intégrité du document même après de nombreuses années. Vous pouvez trouver cette option dans l'onglet "Fichiers" de votre coffre-fort numérique [coffre-fort-numerique].
Stockage sécurisé : Une fois converti en PDF/A, stockez votre document dans votre coffre-fort numérique de Certyneo. Le coffre-fort vous offre un espace de 1 Go gratuit pour archiver vos documents de manière sécurisée et confidentielle. Vous pouvez accéder à vos documents à tout moment et les protéger contre toute modification non autorisée [coffre-fort-numerique].
Traçabilité et conformité légale : Enregistrez chaque action sur vos documents, comme la date de création, de modification ou de signature. Certyneo garde un journal horodaté des événements, ce qui assure une traçabilité complète de vos documents. De plus, le format PDF/A est conforme aux normes légales de conservation à long terme, notamment celles imposées par la loi française relative à l'information et aux services électroniques (Loi INSE). Vous pouvez consulter notre infographie sur le cycle de vie d'un document signé pour plus de détails [infographies/cycle-vie-document-signature].
En utilisant ces étapes, vous garantissez l'intégrité et la conformité de votre document Word à long terme. N'hésitez pas à consulter notre support si vous avez d'autres questions sur l'archivage de vos documents [contact@certyneo.com].
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