Comment faire une signature électronique : étapes, fonctionnement et niveaux

Signature électronique, image de signature, signature numérique : de quoi parle-t-on ?

Le mot « signature » recouvre trois choses très différentes quand on travaille sur écran. Les confondre est la première cause de documents refusés.

Une signature électronique sérieuse combine donc les deux derniers : un procédé qui identifie le signataire, et un sceau cryptographique qui fige le document. Si vous voulez seulement une belle signature manuscrite à réutiliser, dessinez-la avec notre générateur de signature ou suivez le guide créer une signature électronique ; pour la différence technique en détail, voir signature numérique et signature électronique.

Les trois situations, et la méthode pour chacune

1. Vous signez vous-même un document reçu

On vous envoie un PDF à renvoyer signé : attestation, formulaire, bon de commande. Il suffit d'y apposer votre signature et de le renvoyer. Un outil gratuit dans le navigateur le fait sans compte ; la marche à suivre est détaillée dans comment signer un PDF. Si le document est un fichier Word, voir signer un document Word.

Limite : c'est vous qui signez, sur votre appareil. Le destinataire n'a aucune preuve indépendante que c'est bien vous. Pour un document à fort enjeu, c'est à lui de vous l'envoyer via un service de signature.

2. Vous faites signer un document à une ou plusieurs personnes

C'est le cas le plus courant en entreprise : un devis, un contrat de prestation, un contrat de travail. Vous déposez le document sur un service de signature en ligne, vous indiquez l'adresse e-mail de chaque signataire, et chacun reçoit un lien pour signer depuis son navigateur, sans créer de compte. Le service conserve les preuves et vous renvoie le PDF signé par tous. Les étapes sont détaillées plus bas.

3. Vous avez besoin d'une signature qualifiée

Certaines démarches exigent le niveau le plus élevé, la signature qualifiée (QES) : c'est le cas des pièces déposées au guichet unique de l'INPI, qui refuse une signature simple. Le signataire fait alors vérifier son identité par un prestataire de confiance qualifié, inscrit sur la liste de confiance européenne, avant de signer. Voir signature électronique certifiée et signature électronique INPI.

Faire signer un document en ligne : les étapes

1. Préparez le document. PDF de préférence ; Word (.docx, .doc), OpenDocument (.odt) et images sont convertis en PDF au dépôt. Relisez la version finale : après signature, plus rien ne se modifie.
2. Déposez-le dans l'outil de signature et nommez l'envoi.
3. Ajoutez les signataires : nom et adresse e-mail, et un numéro de mobile si vous choisissez la signature avancée par code SMS. Choisissez l'ordre : tous en parallèle, ou l'un après l'autre.
4. Placez les champs : zone de signature pour chaque signataire, et si besoin date, initiales ou mention.
5. Envoyez. Chaque signataire reçoit un e-mail avec un lien personnel, valable 30 jours par défaut.
6. Le signataire signe : il ouvre le lien, lit le document, trace ou tape sa signature, saisit le code SMS s'il est demandé, puis confirme.
7. Récupérez le document signé : une fois tout le monde passé, le PDF scellé et son certificat de preuve sont disponibles au téléchargement, et envoyés aux parties.

Pour le déroulé pas à pas selon le type de document (contrat, devis, bail), voir notre page comment signer en ligne, et pour un devis ou un contrat commercial, faire signer un devis ou un contrat en ligne.

Comment ça marche techniquement : ce qui se passe quand on clique sur « Signer »

Derrière le bouton, une signature électronique repose sur quatre mécanismes. Ce sont eux qui donnent au document sa valeur de preuve, bien plus que le dessin de la signature.

L'empreinte du document

Le service calcule l'empreinte du fichier (un condensat SHA-256), une suite de caractères unique pour ce contenu précis. Changer une seule virgule du document donne une empreinte entièrement différente : c'est ce qui permet de prouver que le document signé est bien celui qui a été présenté.

L'identification du signataire

Le lien envoyé par e-mail est personnel : cliquer dessus prouve l'accès à la boîte mail. Pour la signature avancée, un code à usage unique envoyé par SMS ajoute un second facteur, lié au téléphone. Pour la signature qualifiée, un prestataire vérifie la pièce d'identité avant de délivrer un certificat au nom du signataire.

La piste d'audit

Chaque événement est journalisé et horodaté : envoi, ouverture, consultation, signature, avec l'adresse IP et le navigateur utilisés. Ce journal, remis sous forme de certificat de preuve, est ce que l'on produit en cas de contestation.

Le scellement du PDF

Quand tout le monde a signé, le PDF est scellé au format PAdES, le standard européen de signature des PDF. N'importe quel lecteur PDF affiche alors le panneau de signature, et toute modification ultérieure du fichier y apparaît comme invalide. Selon l'autorité qui a émis le certificat, le lecteur peut signaler que l'émetteur n'est pas dans sa liste de confiance : l'intégrité reste vérifiable, ce qui est l'essentiel pour une signature simple. Pour contrôler un document reçu, utilisez notre validateur de signature ou l'outil vérifier si un PDF a été modifié.

Quel niveau choisir : SES, AES ou QES

Le règlement européen eIDAS (UE) n° 910/2014 définit trois niveaux. Les trois sont recevables en justice ; ils diffèrent par la force de la preuve d'identité, et donc par la facilité à les contester.

Seule la signature qualifiée a légalement la même valeur qu'une signature manuscrite et bénéficie d'une présomption de fiabilité ; pour les deux autres, c'est à celui qui s'en prévaut de démontrer, piste d'audit à l'appui, que le procédé est fiable. En pratique, la signature simple suffit pour la grande majorité des contrats privés. Pour le détail juridique, voir valeur juridique de la signature électronique.

Les erreurs qui font refuser une signature électronique

• Coller une image de signature et appeler ça une signature électronique. Pour un document à enjeu, l'autre partie peut contester sans peine.
• Modifier le document après signature. Même corriger une faute casse le sceau : il faut refaire signer la nouvelle version.
• Choisir un niveau inférieur à celui exigé. Un portail qui demande une signature qualifiée refuse une signature simple, même parfaitement valable par ailleurs.
• Perdre la preuve. Conservez le PDF signé ET le certificat de preuve ; le PDF seul ne raconte pas qui a signé ni depuis où.
• Envoyer le lien à une adresse partagée. Si plusieurs personnes lisent la boîte, l'e-mail ne prouve plus grand-chose : utilisez une adresse personnelle, et le code SMS pour les documents sensibles.

Faire une signature électronique gratuitement

Pour signer vous-même un PDF, les outils gratuits suffisent. Pour faire signer d'autres personnes, le forfait gratuit de Certyneo permet 5 enveloppes pendant 14 jours, puis 2 par mois, en signature simple, avec jusqu'à deux destinataires par enveloppe et sans carte bancaire. Au-delà, ou pour la signature avancée par SMS, le forfait Personnel coûte 9 €/mois pour 25 enveloppes. Le comparatif des offres gratuites du marché est dans notre guide signature électronique gratuite.

Questions fréquentes