Logiciel PDF pour avocats : caviarder, numéroter les pièces, signer

Ce que le PDF représente dans un cabinet d'avocats

Conclusions, pièces, bordereaux, assignations, actes, correspondances : presque tout ce qui sort d'un cabinet part en PDF, et une bonne partie transite par e-Barreau. Les besoins se concentrent sur quatre moments du dossier :

Aucune de ces tâches n'exige un abonnement à un éditeur PDF haut de gamme. Elles exigent en revanche un outil qui ne téléverse pas les pièces du client sur un serveur inconnu : c'est le critère à placer en premier.

Numéroter les pièces et tenir le bordereau

Le Code de procédure civile pose le cadre. « La partie qui fait état d'une pièce s'oblige à la communiquer à toute autre partie à l'instance », et la communication doit être spontanée (article 132). Devant la cour d'appel, les conclusions indiquent pour chaque prétention « les pièces invoquées et leur numérotation », et « un bordereau récapitulatif des pièces est annexé » (article 954). La communication est attestée par la signature de l'avocat destinataire sur le bordereau (article 961).

Aucun texte ne fixe en revanche la façon de nommer les fichiers ni de tamponner les pages : cela relève des usages du barreau et des juridictions. Deux pratiques coexistent :

• Un fichier par pièce, nommé d'après son numéro au bordereau (« Pièce 12 — contrat de bail »), avec un tampon de numéro sur la première page.
• Une numérotation continue des pages sur toute la production, à la manière des numéros Bates anglo-saxons : chaque page porte un identifiant unique (préfixe du cabinet ou du dossier et numéro), ce qui permet de citer « page DUPONT-000347 » sans ambiguïté.

Notre outil de numérotation Bates d'un PDF appose ce type d'identifiant sur toutes les pages, avec préfixe et numéro de départ. Pour une numérotation simple, voir numéroter les pages d'un PDF ; pour assembler plusieurs pièces dans l'ordre du bordereau, fusionner des PDF. Une pièce scannée devient cherchable avec l'OCR, gratuite en français et en anglais.

Caviarder une pièce : retirer le texte, pas seulement le masquer

Communiquer un relevé bancaire, un bulletin de paie ou un dossier médical impose souvent de retirer ce qui n'intéresse pas le litige : numéro de sécurité sociale, IBAN, coordonnées d'un tiers. Poser un rectangle noir dans un logiciel d'annotation ne suffit pas : le texte reste dans le fichier et se retrouve par un simple copier-coller.

L'outil caviarder un PDF procède autrement : par zones ou par recherche d'un terme, le texte est réellement retiré du fichier. Dans l'application de bureau, le caviardage est assisté : IBAN, numéros de sécurité sociale, adresses e-mail et numéros de carte sont proposés au masquage, et toutes les occurrences d'un nom peuvent être retirées d'un coup. Pour une pseudonymisation complète, notre page anonymiser un PDF détaille la méthode.

Envoyer par e-Barreau : la limite de 10 Mo par message

Selon l'aide du Conseil national des barreaux, la taille des pièces jointes à un message e-Barreau est limitée à 10 Mo, une limite « imposée par le Ministère de la Justice » ; les fichiers RTF, Word, ODT et PDF sont convertis en PDF. Pour des fichiers plus lourds, le CNB renvoie vers son service de partage de fichiers volumineux, jusqu'à 1 Go.

1. Ouvrez la pièce dans l'outil compresser un PDF et essayez d'abord le niveau léger, sans perte.
2. Si la taille reste trop élevée, choisissez le niveau fort : chaque page devient une image à 110 dpi, le texte reste sélectionnable et cherchable.
3. Si le fichier dépasse encore 10 Mo, divisez le PDF en plusieurs envois, en reportant la subdivision au bordereau (pièce 12-1, 12-2).
4. Relisez la pièce compressée avant envoi : une signature ou un tampon doit rester lisible.

La compression forte d'un contrat natif le transforme en image : gardez l'original dans le dossier. Pour une pièce pénale volumineuse, la plateforme PLEX du ministère de la Justice accepte des fichiers jusqu'à 1 Go, en matière pénale uniquement à ce jour selon le CNB.

Signer et faire signer : actes, conventions, lettres de mission

Pour signer vous-même un PDF, l'outil signer un PDF gratuitement fonctionne dans le navigateur, sans compte, jusqu'à 60 pages. Pour faire signer un client ou une partie adverse avec une preuve (identité, horodatage, intégrité du document), il faut un circuit de signature électronique : voir notre page signer un acte d'avocat en ligne et, pour la convention d'honoraires ou la lettre de mission, signer une lettre de mission en ligne. Le forfait gratuit permet de commencer sans engagement.

À réception d'un acte signé électroniquement, le validateur de signature indique qui a signé et si le document a été modifié depuis ; l'outil vérifier si un PDF a été modifié aide à repérer une pièce retouchée. Et pour confronter deux versions d'un projet de protocole, comparer deux PDF affiche les différences.

Secret professionnel : pourquoi traiter les pièces en local

La plupart des convertisseurs PDF en ligne téléversent le fichier sur leurs serveurs, parfois hors de l'Union européenne, et le conservent quelques heures. Pour les pièces d'un client, ce transfert pose une question de secret et de conformité au RGPD. Les outils en ligne de Certyneo et l'application de bureau Certyneo Reader traitent le PDF sur l'ordinateur : le fichier n'est pas envoyé. Seuls les documents que vous envoyez vous-même en signature transitent par nos serveurs, hébergés dans l'Union européenne.

Le détail, service par service, figure dans notre page outils PDF sécurisés et RGPD.

Les erreurs PDF qui compliquent une procédure

• Renuméroter après communication : une production numérotée puis renumérotée oblige à reprendre toutes les citations des conclusions. Vérifiez le préfixe et le premier numéro avant d'apposer la numérotation.
• Masquer au lieu de caviarder : un surlignage noir ou une forme opaque laisse le texte lisible par copier-coller ou par recherche. Seul un caviardage qui retire le texte protège réellement la donnée.
• Envoyer un scan sans OCR : une pièce non cherchable fait perdre du temps au confrère comme au magistrat. L'OCR ajoute une couche de texte sans changer l'apparence de la page.
• Compresser l'original : gardez toujours la version native d'une pièce ; la compression forte transforme les pages en images.
• Oublier les métadonnées : le champ « auteur » d'un projet d'acte peut révéler le nom d'un collaborateur ou d'un client précédent.

Pour les conclusions et les pièces rédigées au cabinet, relisez la version PDF finale avant l'envoi : c'est elle, et non le fichier de traitement de texte, que recevront la juridiction et le confrère.

Équiper le cabinet : gratuit, licence Pro ou licence d'équipe

Certyneo Reader s'installe sur Windows 10 et 11 et sur Linux ; la version macOS est à venir. La licence s'achète sur la page Certyneo Reader Pro. Pour un déploiement sur plusieurs postes, voir logiciel PDF pour entreprise ; les confrères notaires et experts-comptables ont leurs pages : logiciel PDF pour notaires, logiciel PDF pour experts-comptables.

Questions fréquentes