Logiciel PDF pour entreprise : licences d'équipe et déploiement sur un parc

Ce qu'une entreprise attend d'un logiciel PDF

Dans une PME comme dans un grand compte, le PDF est le format de sortie de presque tout : devis, factures, contrats, bulletins, plans, rapports. Les besoins se répartissent pourtant très inégalement. La plupart des salariés lisent, cherchent un mot, impriment, remplissent un formulaire et ajoutent un commentaire. Une minorité — comptabilité, juridique, direction administrative — fusionne des dossiers, masque des données personnelles, convertit des PDF en Word ou prépare des archives.

• Couverture fonctionnelle : lecture, annotation, formulaires, caviardage, filigrane, extraction du texte et des tableaux, traitement par lot.
• Déploiement : un paquet MSI, une installation silencieuse, des mises à jour pilotées par la DSI et non par chaque utilisateur.
• Confidentialité : des documents qui restent sur le poste, sans compte à créer chez l'éditeur pour chaque salarié.
• Coût lisible : ne payer que pour les postes qui utilisent vraiment les fonctions avancées.

C'est sur ce dernier point que les grands éditeurs coûtent cher : leur modèle facture chaque utilisateur au mois, qu'il ouvre l'éditeur tous les jours ou deux fois par an. Notre comparatif des alternatives aux logiciels PDF payants détaille leurs grilles.

Ce qui est gratuit sur chaque poste, ce qui demande la licence Pro

Certyneo Reader est freemium. La version gratuite n'a ni compte, ni publicité, ni limite de fichiers, et elle suffit à la plupart des postes. Certyneo Reader Pro ajoute quatre fonctions dans l'application de bureau.

La licence d'équipe : 24 € TTC par poste et par an

La licence d'équipe se prend pour 5 ou 10 postes, à 24 € TTC par poste et par an, soit 120 € TTC par an pour cinq postes et 240 € TTC pour dix. Une seule clé est partagée dans l'équipe, avec une seule facture et un paiement unique : il n'y a pas de renouvellement automatique, vous décidez chaque année de reconduire ou non.

Le calcul le plus économique consiste souvent à laisser tout le parc en version gratuite et à ne licencier que les postes qui modifient des PDF ou convertissent en Word. Pour les autres façons d'éviter un abonnement, voir notre page logiciel PDF sans abonnement.

Déployer un logiciel PDF sur un parc : MSI, Intune, GPO, SCCM

Certyneo Reader fonctionne sur Windows 10 (version 1809 ou plus récente) et Windows 11, en x64 comme en ARM64, et sur Linux 64 bits (Flathub, paquet .deb, AppImage). La version macOS est à venir. Les installeurs Windows sont signés au nom de Certyneo, et l'application n'exige aucun composant tiers (ni .NET, ni Java).

1. Choisir le paquet : le MSI x64 pour un parc géré (installation par machine dans Program Files, silencieuse), ou l'installeur hors ligne .exe avec les options /S /allusers.
2. Intune : ajouter le MSI comme application métier en contexte « Appareil », ou empaqueter l'installeur hors ligne en Win32 (.intunewin) avec une détection sur le fichier Certyneo Reader.exe.
3. GPO : Configuration ordinateur › Stratégies › Paramètres du logiciel › Installation de logiciel, méthode « Attribué », chemin UNC du MSI.
4. SCCM / MECM : type de déploiement « Windows Installer », détection par l'UpgradeCode, stable d'une version à l'autre.
5. Poser la stratégie machine policy.json dans %ProgramData%\Certyneo Reader\ pour imposer le comportement des mises à jour.

Une installation MSI ne se met jamais à jour d'elle-même : c'est votre outil de déploiement qui publie la version suivante. Avec l'installeur .exe, la stratégie policy.json choisit entre mise à jour automatique, simple notification ou mises à jour désactivées, et peut pointer vers un miroir interne en HTTPS. L'interface existe en 41 langues, choisies selon la langue du système : utile pour un groupe multi-pays.

Réseau et confidentialité : ce que l'application envoie

C'est la question que pose toute DSI avant d'autoriser un logiciel PDF. Ouvrir, lire, annoter, modifier ou imprimer un PDF n'utilise pas le réseau : le document reste sur le poste. Le contenu, le nom et le texte des fichiers ne sont jamais envoyés automatiquement.

Le seul domaine à autoriser est certyneo.com. Pour la comparaison avec les services en ligne qui téléversent vos fichiers, voir notre page outils PDF sécurisés et RGPD ; pour l'hébergement des documents envoyés en signature, notre page sécurité.

Les usages en entreprise, service par service

• Direction administrative et RH : remplir et figer des formulaires, caviarder un PDF avant de le transmettre (numéro de sécurité sociale, IBAN), apposer un filigrane « CONFIDENTIEL » ou le nom du destinataire.
• Comptabilité : extraire les tableaux d'un relevé vers le tableur, compresser et protéger des lots de factures d'un coup grâce au traitement par lot, archiver en PDF/A-2b (Pro).
• Juridique : numéroter des pièces, comparer deux versions d'un PDF, vérifier la signature électronique d'un contrat reçu.
• Commerce : faire signer un devis ou un contrat avec preuve, directement depuis l'application.

Les professions réglementées ont des contraintes propres : voir nos pages dédiées au logiciel PDF pour avocats, au logiciel PDF pour notaires et au logiciel PDF pour experts-comptables.

Et la signature électronique des PDF ?

Un logiciel PDF permet d'apposer une image de signature ; il ne constitue pas à lui seul un circuit de signature avec preuve. Pour signer vous-même un PDF, l'outil signer un PDF en ligne fonctionne gratuitement, sans compte, dans le navigateur. Pour faire signer un client, un salarié ou un fournisseur avec une piste d'audit, Certyneo propose un circuit de signature électronique, avec un forfait gratuit disponible : voir notre guide de la signature électronique en entreprise.

Questions fréquentes