Oui, vous pouvez utiliser Certyneo pour envoyer les convocations de réunion du syndicat des copropriétaires par voie électronique et faire signer la feuille de présence par les copropriétaires.
Créer l'enveloppe : Commencez par créer une nouvelle enveloppe sur Certyneo et ajoutez les convocations de réunion en PDF. Assurez-vous que les convocations contiennent toutes les informations nécessaires, comme la date et l'heure de la réunion, le lieu, et l'ordre du jour.
Ajouter les signataires : Ajoutez les copropriétaires comme signataires et personnalisez l'enveloppe pour inclure la feuille de présence. Vous pouvez créer un champ texte pour que chaque copropriétaire note sa présence ou absence.
Rappels automatiques : Activez les rappels automatiques pour vous assurer que les convocations sont bien reçues par les copropriétaires. Certyneo enverra automatiquement des rappels jusqu'à ce que la feuille de présence soit signée.
Conservation des preuves : Gardez à l'esprit que la voie électronique doit être acceptée par tous les copropriétaires. Si un copropriétaire ne souhaite pas signer par voie électronique, vous devrez lui envoyer une convocation par voie postale avec la feuille de présence à signer manuellement.
En pratique, la voie électronique est généralement acceptable, mais il est important de respecter les dispositions de votre règlement de copropriété. Si des copropriétaires ne sont pas d'accord, vous devrez peut-être recourir à la voie papier.
Pour en savoir plus sur les fonctionnalités de Certyneo pour le syndicat des copropriétaires, consultez la page Signature électronique pour syndic.
