Umfassende Lohnverwaltung im Unternehmen: Leitfaden 2026
Von der Erfassung von Sozialdaten bis zur digitalisierten Übergabe von Lohnzetteln: Erfahren Sie, wie Sie jeden Schritt der Lohnverwaltung im Unternehmen im Jahr 2026 optimieren können.
9 min
Steuerberater & Lohnabrechnungsbüros
Elektronische Signatur für Steuerberater und Lohnabrechnungsbüros
Auftragsschreiben, Bescheinigungen, Genehmigungsprotokolle, Gehaltsabrechnungen, Sozialmeldungen, Verwaltungsvollmachten: Digitalisieren Sie alle von Ihrem Büro und Ihren Kunden unterzeichneten Dokumente mit eIDAS-Beweiskraft. Konform mit Verordnung Nr. 45-2138, der Berufsordnung der Kammer der Steuerberater und Wirtschaftsprüfer, dem Handelsgesetzbuch, dem Arbeitsgesetzbuch (Art. L3243-2) und der eIDAS-Verordnung.
Anwendungsfälle in Steuerberatungs- und Lohnabrechnungsbüros
Alle Verträge eines Steuerberatungs- und Lohnabrechnungsbüros können elektronisch unterzeichnet werden, vom Auftragsschreiben bis zur individuellen Sozialmeldung.
Auftragsschreiben
Gemäß Artikel 151 der Berufsordnung muss das Auftragsschreiben vom Mandanten VOR Beginn der Leistung unterzeichnet werden. Signatur aus der Ferne in 2 Minuten mit qualifiziertem Zeitstempel, der die vorherige Zustimmung zu den Bedingungen und Gebühren nachweist.
Bescheinigung des Buchhalters
Bescheinigungen für Banken (Umsatz, Verschuldungsfähigkeit), Sozialversicherungsträger (URSSAF), Vermieter oder Behörden. Signatur AES + Audit Trail = Authentizitätsbeweis.
Protokoll zur Genehmigung der Jahresabschlüsse
Protokolle der ordentlichen Hauptversammlung (Artikel L232-1 des Handelsgesetzbuchs), mit sequenzieller oder paralleler Unterzeichnung durch die Gesellschafter. Automatische Führung des elektronischen Protokollregisters.
Elektronische Gehaltsabrechnung
Konform mit Artikel L3243-2 des Arbeitsgesetzbuchs (aus dem Macron-Gesetz 2015) und Verordnung Nr. 2016-1762. Bereitstellung in einem konformen digitalen Safe, Zustimmung des Arbeitnehmer wird vermutet — ausdrückliche Ablehnung ist jederzeit möglich.
Mandat für Sozial- und Steuerverwaltung
Mandate, durch die der Mandant die Verwaltung von Sozial- (DSN) und Steuererklärungen (Umsatzsteuer, Körperschaftsteuer, Gewerbesteuer) an die Kanzlei überträgt. Fortgeschrittene Signatur, um den Mandanten zu identifizieren und den genauen Umfang des Mandats nachzuverfolgen.
Leistungsvereinbarungen und Kundenverbindlichkeiten
Vertraulichkeitsverpflichtungen, Leistungsvereinbarungen außerhalb des Leistungsschreibens, Unterauftragsverhältnisse zwischen Kanzleien: Der gesamte vertragliche Umfang der Kanzlei ist abgedeckt.
Warum Certyneo für eine Buchhaltungskanzlei
Sechs Garantien, die speziell auf die ethischen und Beweisanforderungen des Berufsstands des Buchhalters zugeschnitten sind.
Starke Identifikation des Kunden
OTP-SMS + E-Mail-Verifizierung des Unterzeichners, qualifizierter Zeitstempel, SHA-256-Fingerabdruck des Dokuments. Der Audit Trail deckt alle Anforderungen des Kodex der Berufsethik bezüglich der Dokumentation von Verpflichtungen ab.
Anfechtbarer Audit Trail
Jedes Paket erzeugt ein Signaturzertifikat: OTP-Identität, IP-Adresse, qualifizierter Zeitstempel, SHA-256-Hash, integriert in das signierte PDF. Verwertbar vor der Berufsgenossenschaft, in Honorarstreitigkeiten und vor allen Gerichten.
Berufsgeheimnis gewahrt
TLS 1.3-Verschlüsselung im Transit, AES-256 in Ruhe, strikte Datenisolation pro Kanzlei. Hosting zu 100 % in der EU (Deutschland), keine Auslagerung außerhalb der EU. Standard-DPA enthalten, konform mit dem Berufsgeheimnis des Artikels 8 der Verordnung 45-2138.
Archivierung konform mit Buchhaltungsfristen
Archivierung für 10 Jahre mit Beweiskraft (Artikel L123-22 des Handelsgesetzbuchs — Aufbewahrungsfrist für Geschäftsbücher). Vollständiger Export jederzeit möglich für Übertragung an einen Nachfolger oder für eine Steuerprüfung.
eIDAS-konform — fortgeschrittenes Niveau (AES)
Fortgeschrittene Signatur konform mit der Verordnung (EU) Nr. 910/2014. Für Urkunden, die das qualifizierte Niveau erfordern (QES — beglaubigte Urkunden), ist auf unserer Roadmap ein QTSP-Partner als Anbieter vorgesehen.
Integration in Branchensoftware
Öffentliche REST-API, Event-Webhooks und laufende Integrationen mit den führenden Buchhaltungssoftwareanwendungen (CEGID, ACD, RCA, ISACOMPTA, QuadraCompta). Kompatibel mit Ihrem bestehenden Stack.
Beweiskraft für eine Buchhaltungskanzlei
Die Beweiskraft einer elektronischen Signatur in einer Buchhaltungskanzlei wird auf zwei Ebenen entschieden: der Nachweis der informierten Zustimmung des Mandanten zum Leistungsschreiben (Artikel 151 des Kodex der Berufsethik) und der Nachweis der Authentizität der gemäß Artikel L823-12-1 des Handelsgesetzbuchs ausgestellten Bescheinigungen.
Certyneo stellt für jede Signatur ein Audit-Zertifikat aus, das in das PDF integriert ist und die technischen Beweise zusammenfasst:
- Identität des Unterzeichners (E-Mail + durch OTP verifizierte Telefonnummer)
- Qualifizierter Zeitstempel jeder Aktion (Versand, Ansicht, Unterzeichnung, Ablehnung)
- SHA-256-Kryptographie-Fingerabdruck des unterzeichneten Dokuments
- IP-Adresse und grobe Geolokalisierung des Unterzeichners zum Zeitpunkt der Unterzeichnung
- Detailliertes Protokoll der Erinnerungen und Benachrichtigungen
Dieses Bündel von Beweisen erfüllt die Anforderungen von Artikel 1366 des Zivilgesetzbuchs (Beweiskraft der elektronischen Schrift) und wird von der französischen Rechtsprechung anerkannt (Cass. com., 13. März 2019). Bei Bescheinigungen, die an Dritte adressiert sind (Bank, URSSAF, Vermieter), erbringt der Audit Trail den Authentizitätsnachweis des von der Kanzlei ausgestellten Dokuments.
Einhaltung von OEC, Handelsgesetzbuch und eIDAS
Certyneo unterliegt dem rechtlichen und ethischen Rahmen, der auf den Beruf des Buchhalters anwendbar ist.
Kodex der Berufsethik der OEC
Artikel 151 des Kodex der Berufsethik schreibt vor, dass vor jeder Leistung ein schriftliches Leistungsschreiben vorliegen muss. Artikel 145 regelt die Vertraulichkeit von Kundendaten. Certyneo wendet eine End-to-End-Verschlüsselung und ein beweiskräftiges Archivierungssystem an, das mit diesen Verpflichtungen vereinbar ist.
Handelsgesetzbuch — Art. L123-12 und L823-12-1
Artikel L123-12 legt die Buchhaltungsverpflichtungen von Kaufleuten fest; Artikel L823-12-1 regelt die von Wirtschaftsprüfern ausgestellten Bescheinigungen. Die fortgeschrittene Signatur Certyneo erfüllt die von diesen Bestimmungen geforderten Authentizitäts- und Integritätsanforderungen.
Arbeitsgesetzbuch — Art. L3243-2 (Gehaltsabrechnung)
Seit dem Macron-Gesetz vom 6. August 2015 kann der Arbeitgeber die Gehaltsabrechnung in elektronischer Form unter Bedingungen ausstellen, die ihre Integrität, ihre Verfügbarkeit für 50 Jahre (oder bis zum 75. Geburtstag des Arbeitnehmer) und die Vertraulichkeit der Daten gewährleisten.
Artikel 1366 des Zivilgesetzbuchs & eIDAS-Verordnung
Die elektronische Schrift hat die gleiche Beweiskraft wie das Schriftdokument, wenn die Identität des Unterzeichners ordnungsgemäß festgestellt werden kann und die Integrität des Dokuments gewährleistet ist. Die fortgeschrittene Signatur (AES) Certyneo erfüllt beide Anforderungen im Sinne der Verordnung (EU) Nr. 910/2014.
Häufig gestellte Fragen von Buchhaltungskanzleien
Kann ein Missionsschreiben eines Buchhalters elektronisch unterzeichnet werden?
Ja, ohne Einschränkungen. Artikel 151 des Berufsethik-Kodex schreibt ein vorheriges Schriftstück vor, verbietet aber keine bestimmte Form. Die fortgeschrittene Signatur (AES) von Certyneo erfüllt die Beweisanforderungen und bietet den Vorteil, die Annahme der Gebühren und des Leistungsumfangs genau zu zeitstempeln, BEVOR die Leistung erbracht wird.
Welchen Wert hat eine elektronisch unterzeichnete Bestätigung eines Buchhalters gegenüber einer Bank?
Eine mit AES-Niveau (Certyneo) elektronisch unterzeichnete Bestätigung hat denselben Wert wie eine handschriftlich unterzeichnete und gestempelte Papierbescheinigung. Der Empfänger (Bank, URSSAF, Vermieter) kann die Audit-Spur von der im PDF-Zertifikat enthaltenen Verifizierungs-URL überprüfen – dort sieht er die Identität des Unterzeichners, das Datum und die Unverfälschtheit des Dokuments.
Ist die dematerialisierte Gehaltsabrechnung für alle Arbeitnehmer verpflichtend?
Seit dem Macron-Gesetz (1. Januar 2017) kann der Arbeitgeber die Gehaltsabrechnung in elektronischer Form ohne vorherige Zustimmung des Arbeitnehmes bereitstellen, sofern dieser mindestens einen Monat im Voraus informiert wurde und die Aufbewahrungsbedingungen eingehalten werden (50 Jahre oder bis zum 75. Geburtstag des Arbeitnehmes). Der Arbeitnehmer kann sich jederzeit dagegen aussprechen.
Wie lange muss ein Missionsschreiben aufbewahrt werden?
Artikel L123-22 des Handelsgesetzbuches schreibt die Aufbewahrung von Buchhaltungsdokumenten für 10 Jahre vor. Aus Vorsichtsgründen gilt dieselbe Dauer für Missionsschreiben, die im Fall von Streitigkeiten als Nachweis der Gebührenanerkennung dienen. Die 10-jährige Archivierung ist in allen Certyneo-Plänen enthalten.
Lässt sich Certyneo in meine Buchhaltungssoftware integrieren?
Eine öffentliche REST-API ist mit Event-Webhooks (envelope.signed, recipient.signed, etc.) verfügbar. Native Integrationen mit den wichtigsten Buchhaltungsprogrammen (CEGID, ACD, RCA, ISACOMPTA, QuadraCompta) werden gerade bereitgestellt. Kontaktieren Sie uns für den genauen Status bei Ihrer Lösung.
Wird das Berufsgeheimnis des Buchhalters gewahrt?
Ja. Certyneo wendet TLS 1.3-Verschlüsselung bei der Übertragung und AES-256-Verschlüsselung im Ruhezustand an, strikte Isolierung nach Kanzlei und 100 % EU-Hosting (Deutschland, IONOS) ohne Auftragsvergabe außerhalb der EU. Eine DSGVO-konforme Datenschutzvereinbarung ist verfügbar und enthält die spezifischen Klauseln zum Berufsgeheimnis in Artikel 8 der Verordnung 45-2138.
Können mehrere Gesellschafter ein Gesellschafterversammlungsprotokoll durch elektronische Signatur unterzeichnen?
Ja. Certyneo handhabt nativ Signaturen in Serie oder parallel zwischen mehreren Unterzeichnern. Jeder Gesellschafter erhält seinen persönlichen Link mit OTP-SMS auf seiner eigenen Nummer. Die einzige Audit-Spur vereint alle Signaturen und Zeitstempel, was die Führung des dematerialisierten Protokollregisters erleichtert.
Was kostet elektronische Signatur für eine Buchhaltungskanzlei?
Ein kostenloser Plan ermöglicht Tests auf 5 Umschlägen pro Monat. Darüber hinaus beginnen kostenpflichtige Pläne mit einem Tarif, der mit der Kundenabrechnung kompatibel ist (Weiterliquidation möglich). Der Tarif umfasst 10-jährige Archivierung, eIDAS-Audit-Trail und technischen Support.
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