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FICHE PRATIQUE · ASSOCIATION · ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

Signer à distance le PV d'assemblée générale et les statuts

La loi du 1er juillet 1901 laisse votre association presque entièrement libre : elle n'impose ni assemblée générale annuelle, ni procès-verbal, ni forme de signature. Ce sont vos statuts qui commandent, y compris pour réunir les membres à distance et pour signer par voie électronique. Au 25 septembre 2026, les assouplissements de la période covid ont disparu : seule une clause statutaire sécurise une assemblée en ligne.

À qui s'adresse cette fiche ?

Présidents, trésoriers et secrétaires d'associations loi 1901 qui préparent une assemblée générale sans réunir tout le monde dans la même salle. Elle sert aussi aux conseillers numériques, agents France services et secrétaires de mairie qui les accompagnent.

Télécharger le PDF (4 pages)Gratuit · Licence Ouverte Etalab 2.0 · Version du 25 septembre 2026

1. La liberté statutaire est la règle de base

  • Statuts : la loi du 1er juillet 1901 ne décrit ni assemblée générale, ni conseil d'administration, ni bureau. Hors Alsace-Moselle, l'organisation est libre et ce sont vos statuts qui font loi entre les membres.
  • Procès-verbal : aucun texte général n'oblige à en rédiger un. L'obligation naît de vos statuts ou de votre règlement intérieur, et en pratique des pièces que réclament l'administration, la banque et les financeurs.
  • Compétence : à défaut de précision statutaire, l'assemblée générale est regardée comme compétente pour les décisions qui dépassent la gestion courante. Écrivez donc qui convoque, qui vote et à quelle majorité.
  • Exceptions : certaines catégories, comme les associations sportives agréées ou reconnues d'utilité publique, se voient imposer des instances par des textes propres. Vérifiez votre régime avant de vous croire libre.

2. L'assemblée à distance se prépare dans les statuts

  • Régime covid terminé : l'ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 autorisait les réunions à distance même sans clause statutaire. Son article 11 la limite aux assemblées tenues jusqu'au 30 septembre 2021 : elle ne sert plus de fondement.
  • Clause à insérer : pour tenir une assemblée en visioconférence en 2026, prévoyez-le expressément dans les statuts. Décrivez la participation à distance, l'identification des votants et le décompte des voix.
  • Vote électronique : il ne se présume pas, pas plus que le vote par correspondance. Précisez l'outil, la durée du scrutin et le secret du vote, sinon un membre peut contester la délibération.
  • Convocation : indiquez le lieu de réunion, le moyen de connexion et l'ordre du jour complet. L'assemblée ne délibère valablement que sur les points inscrits à cet ordre du jour.

3. Rédiger un procès-verbal réellement utile

  • En-tête : nom exact de l'association, numéro RNA, siège, date, heure et lieu de la réunion, et mode de participation retenu, présentiel, visioconférence ou vote à distance.
  • Régularité : rappelez la date et la forme de la convocation, l'ordre du jour, le nombre de membres présents, représentés ou connectés, et le quorum exigé par vos statuts.
  • Décisions : reprenez chaque résolution mot pour mot, avec le résultat du vote, pour, contre et abstentions. C'est ce texte que le greffe et vos financeurs liront.
  • Signataires : faites signer le président et le secrétaire de séance, avec nom, prénom et fonction. Les statuts mis à jour se signent, eux, par au moins deux dirigeants.

4. Signer le PV et les statuts par voie électronique

  • Même valeur : l'article 1366 du code civil donne à l'écrit électronique la même force probante que le papier, si l'auteur est dûment identifié et si le document est conservé dans des conditions garantissant son intégrité.
  • Signature : l'article 1367 du code civil exige un procédé fiable d'identification, lié à l'acte signé. Sa fiabilité est présumée lorsque les conditions fixées par décret en Conseil d'État sont réunies.
  • Identification : privilégiez un procédé qui vérifie l'identité des signataires et horodate chaque signature. C'est ce qui fera la différence si une décision est un jour contestée.
  • Dossier de preuve : conservez le fichier signé et son certificat, pas une impression. Un PDF scanné perd ce qui fait la valeur de la signature électronique.

5. Déclarer ce qui a changé après l'assemblée

  • Trois mois : l'article 5 de la loi de 1901 impose de faire connaître dans les trois mois tous les changements survenus dans l'administration ou la direction, ainsi que toutes les modifications des statuts.
  • Opposabilité : ces changements ne sont opposables aux tiers qu'à partir du jour où ils ont été déclarés. Sans déclaration, votre nouveau président n'existe ni pour la banque ni pour l'administration.
  • Où déclarer : au greffe des associations du département du siège, en ligne par le téléservice de service-public.gouv.fr ou Le Compte Asso, ou par courrier avec le Cerfa n° 13972*03 et le Cerfa n° 13971*03.
  • Pièces : joignez la copie de la délibération qui a voté le changement et les statuts mis à jour, datés et signés par au moins deux dirigeants.
  • Sanction : le défaut de déclaration est puni d'une amende pouvant atteindre 1 500 €, portée à 3 000 € en cas de récidive, sans compter le risque sur vos subventions.

6. Régimes particuliers, registre et conservation

  • Alsace-Moselle : les associations inscrites du Bas-Rhin, du Haut-Rhin et de la Moselle relèvent du code civil local. Les modifications se déclarent au greffe du tribunal judiciaire pour inscription au registre des associations.
  • Utilité publique : une association reconnue d'utilité publique obéit à des statuts encadrés et ne règle pas une modification par la seule déclaration au greffe. Rapprochez-vous du ministère de l'intérieur avant de voter.
  • Registre spécial : il n'est plus obligatoire. L'ordonnance n° 2015-904 du 23 juillet 2015 l'a retiré de la loi de 1901 et le décret n° 2017-908 du 6 mai 2017 a abrogé l'article 6 du décret du 16 août 1901.
  • Conservation : gardez chaque procès-verbal signé et daté avec la version des statuts correspondante. Banques, financeurs et contrôleurs réclament l'exemplaire signé, jamais un brouillon.

Liste de contrôle

  • Je relis mes statuts pour savoir si l'assemblée, le PV et le vote à distance y sont prévus.
  • J'ajoute si besoin une clause autorisant la visioconférence et le vote électronique.
  • J'envoie une convocation avec l'ordre du jour complet et le moyen de connexion.
  • Je rédige un PV daté mentionnant le quorum, les résolutions et les résultats des votes.
  • Je fais signer le PV et les statuts à jour par les dirigeants, à la main ou par voie électronique.
  • Je déclare les changements au greffe dans les trois mois et j'archive l'exemplaire signé.

Sources et pour aller plus loin

Fiche rédigée par l'équipe Certyneo, éditeur français de signature électronique. Document informatif : Légifrance et service-public.gouv.fr font foi. Réutilisation libre sous Licence Ouverte Etalab 2.0, à condition de citer la source. Une erreur ? contact@certyneo.com

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