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FICHE PRATIQUE · ENTREPRISE · ARCHIVAGE ET PREUVE

Archivage électronique à valeur probante : numériser, conserver, détruire

Un fichier bien conservé peut avoir la même valeur de preuve qu'un papier, à condition de respecter quelques règles. Cette fiche, à jour de septembre 2026, explique comment une TPE, une PME ou une association peut numériser ses documents, les conserver pendant les durées légales et décider du sort des originaux papier.

À qui s'adresse cette fiche ?

Dirigeants de TPE et de PME, responsables d'association, comptables, assistants de gestion, et les conseillers numériques ou agents France services qui les accompagnent.

Télécharger le PDF (4 pages)Gratuit · Licence Ouverte Etalab 2.0 · Version du 20 septembre 2026

1. Écrit électronique et copie numérisée : deux régimes de preuve

  • Écrit électronique natif : il a la même force probante que le papier si son auteur peut être identifié et s'il est établi et conservé dans des conditions qui garantissent son intégrité (article 1366 du code civil).
  • Copie numérisée : une copie fiable a la même force probante que l'original. En cas de litige, c'est le juge qui apprécie cette fiabilité (article 1379 du code civil).
  • Présomption de fiabilité : la copie est présumée fiable si elle reproduit à l'identique la forme et le contenu, et si une empreinte électronique permet de détecter toute modification (décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016).
  • Moyens reconnus : un horodatage, un cachet ou une signature électronique qualifiés suffisent à remplir la condition d'empreinte. La copie doit ensuite être conservée à l'abri de toute altération.
  • Dossier technique : le procédé indique la date de création de la copie. Il est testé, sécurisé et documenté aussi longtemps que la copie existe.

2. Peut-on détruire l'original papier après numérisation ?

  • Ce que dit le code civil : il n'interdit pas de détruire l'original, puisque la copie fiable a la même force probante. Mais si l'original subsiste, sa présentation peut toujours être exigée (article 1379).
  • Côté fiscal : un document reçu sur papier peut être conservé sur support informatique ou sur papier pendant tout le délai légal (article L102 B du livre des procédures fiscales).
  • Prudence : gardez les originaux des actes notariés, titres de propriété et contrats signés à la main à fort enjeu. En cas de contestation d'une signature manuscrite, l'original reste la meilleure pièce.
  • Méthode : décidez par famille de documents, par écrit. Avant de détruire, vérifiez que la copie est lisible, complète et sauvegardée, puis notez la date.

3. Factures papier numérisées : les règles fiscales

  • Reproduction à l'identique : la copie est conforme à l'original en image et en contenu. Les couleurs sont reprises s'il existe un code couleur. Retouches d'image interdites, compression sans perte (article A102 B-2 du LPF).
  • Format : chaque facture numérisée est conservée en PDF ou en PDF A/3, et horodatée.
  • Intégrité : le fichier est assorti d'un cachet serveur, d'une empreinte numérique, d'une signature électronique ou d'un dispositif sécurisé équivalent.
  • Organisation : la numérisation est faite par l'entreprise ou par un tiers, selon une procédure documentée et contrôlée.
  • Lieu de stockage : les factures électroniques ne peuvent pas être stockées dans un pays non lié à la France par une convention d'assistance mutuelle. L'administration doit pouvoir y accéder en ligne (article L102 C du LPF).

4. Les principales durées de conservation en entreprise

  • 10 ans : documents comptables et pièces justificatives, dont les factures (article L123-22 du code de commerce).
  • 6 ans : livres, registres et pièces que l'administration fiscale peut contrôler (article L102 B du LPF). Un document né numérique doit rester numérique pendant ce délai.
  • 10 ans : contrat conclu par voie électronique avec un consommateur, à partir de 120 €. Le délai court après la conclusion du contrat, ou après la livraison ou la prestation si elle n'est pas immédiate (articles L213-1, D213-1 et D213-2 du code de la consommation).
  • 5 ans : double des bulletins de paie (article L3243-4 du code du travail), mentions du registre unique du personnel après le départ du salarié (article R1221-26) et contrats commerciaux.
  • Bulletin de paie électronique : l'employeur garantit en plus sa disponibilité pour le salarié pendant 50 ans ou jusqu'à ses 75 ans.

5. Conserver un document signé électroniquement

  • Le fichier d'origine : conservez le fichier signé lui-même. Une impression ou une capture d'écran ne contient plus la signature et ne permet plus de la vérifier.
  • Dossier de preuve : gardez avec le document les éléments remis par le service de signature : journal des étapes, identité des signataires, horodatages.
  • Validité dans le temps : un certificat de signature expire. Les formats dits à long terme (niveaux LT et LTA des normes européennes) ajoutent un horodatage et les données de validation pour que la signature reste vérifiable.
  • Services qualifiés : le règlement européen eIDAS prévoit un service de conservation qualifié des signatures (article 34) et, depuis le règlement (UE) 2024/1183, un archivage électronique qualifié. Ce dernier donne une présomption d'intégrité et d'origine (article 45 decies).
  • Archivage non qualifié : il reste recevable comme preuve en justice. La norme française NF Z42-013, reprise sous la référence ISO 14641-1, décrit les exigences d'un système d'archivage électronique.

6. RGPD et bonnes pratiques pour une petite structure

  • Durée limitée : les données personnelles ne se gardent pas indéfiniment. Après l'usage courant, elles passent en archivage intermédiaire, séparé et à accès restreint, puis elles sont supprimées ou anonymisées (recommandations de la CNIL).
  • Plan de classement : une arborescence simple par famille de documents et par année, avec un nommage stable du type date, type, tiers, numéro.
  • Sauvegarde 3-2-1 : 3 copies des données, sur 2 supports différents, dont 1 hors ligne. Testez régulièrement la restauration.
  • Contrôle d'accès : un compte par personne, des droits limités au besoin, une trace des consultations des archives sensibles.
  • Réversibilité : vérifiez dans le contrat que vous pouvez récupérer vos fichiers et leurs preuves dans un format standard. Faites un test de restitution chaque année.

Liste de contrôle

  • J'ai listé mes familles de documents et noté la durée de conservation de chacune.
  • Je conserve les fichiers signés électroniquement dans leur format d'origine, avec leur dossier de preuve.
  • Mes factures papier numérisées sont en PDF, horodatées et protégées par une empreinte, un cachet ou une signature.
  • J'ai décidé par écrit quels originaux papier je garde et lesquels je peux détruire.
  • J'applique la sauvegarde 3-2-1 et j'ai testé une restauration cette année.
  • J'ai prévu la purge des données personnelles à l'échéance et vérifié la réversibilité de mon prestataire.

Sources et pour aller plus loin

Fiche rédigée par l'équipe Certyneo, éditeur français de signature électronique. Document informatif : Légifrance et service-public.gouv.fr font foi. Réutilisation libre sous Licence Ouverte Etalab 2.0, à condition de citer la source. Une erreur ? contact@certyneo.com

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