Aplatir un PDF : figer les champs et les annotations

Aplatir un PDF : ce que ça veut dire exactement

Un formulaire PDF interactif est fait de deux couches : la page, avec ses libellés et ses cadres, et par-dessus, des champs (zones de texte, cases à cocher, listes, boutons radio) qui contiennent vos réponses. Tant que ces champs existent, n'importe qui peut cliquer dedans et changer une valeur. Certains lecteurs, notamment des aperçus d'e-mail ou de téléphone, les affichent mal ou pas du tout.

Aplatir le PDF supprime cette couche interactive : les valeurs sont gravées dans la page et les champs disparaissent. Le document ressemble exactement à ce que vous voyiez à l'écran, il s'affiche de la même façon partout, et plus personne ne peut modifier les réponses d'un simple clic.

Pourquoi aplatir un PDF avant de l'envoyer

• Éviter une modification : un bulletin d'inscription, un bon de commande ou une attestation remplie ne doit pas pouvoir être retouché après envoi.
• Garantir l'affichage : certains aperçus (pièce jointe ouverte sur un téléphone, visionneuse intégrée à une messagerie) n'affichent pas le contenu des champs. Aplati, le formulaire apparaît rempli partout.
• Répondre aux administrations : beaucoup de démarches demandent un document non modifiable. Aplatir est la façon la plus simple de l'obtenir sans imprimer.
• Préparer une fusion ou une impression : un formulaire aplati se combine sans surprise avec d'autres pièces et s'imprime tel qu'il s'affiche.
• Préparer une signature : un document figé se signe plus sereinement, puisque son contenu ne bouge plus.

Aplatir un formulaire PDF en ligne, pas à pas

1. Déposez le PDF dans l'outil en haut de cette page. Il est traité dans votre navigateur et n'est envoyé sur aucun serveur.
2. L'outil « Remplir un formulaire » liste les champs, page par page : texte, cases à cocher, listes et boutons radio. Remplissez ceux qui ne le sont pas encore.
3. Cochez l'option d'aplatissement, « Rendre le formulaire définitif » : les valeurs seront gravées dans la page et les champs disparaîtront.
4. Cliquez sur Appliquer.
5. Téléchargez le PDF aplati sous un nouveau nom, et gardez la version modifiable à part si vous risquez d'en avoir besoin.
6. Vérifiez : cliquez dans une ancienne case, aucun curseur ne doit apparaître.

Si l'outil refuse certains caractères (un emoji, un alphabet que la police du formulaire ne sait pas afficher), il les nomme : remplacez-les pour continuer. Les champs marqués « verrouillé par l'émetteur » sont en lecture seule, prévus ainsi par l'auteur du formulaire.

Aplatir plusieurs PDF d'un coup

Vous avez trente bulletins d'inscription ou une série de formulaires remplis à figer avant archivage ? L'outil de traitement par lot propose l'opération « Rendre les formulaires définitifs » : chaque fichier garde ses propres réponses, qui sont gravées dans la page, et les champs disparaissent. Les fichiers traités arrivent dans une archive.

Aucune valeur n'est écrite pendant cette opération : elle suppose que chaque formulaire a déjà été rempli. Pour traiter des lots hors ligne, le traitement par lot fait aussi partie des fonctions gratuites, sans compte, de l'application de bureau Certyneo Reader (télécharger le lecteur PDF gratuit).

Ce que l'outil aplatit, et ce qu'il laisse

Beaucoup de pages présentent l'aplatissement comme un geste unique qui fige tout. Dans les faits, un formulaire et des annotations sont deux mécanismes distincts du format PDF, et il vaut mieux savoir lequel on fige.

Figer aussi les annotations : l'impression en PDF

Un surlignage, un commentaire ou un tampon posé avec l'outil pour annoter un PDF reste une annotation : un éditeur PDF peut la sélectionner, la déplacer ou la supprimer. C'est voulu pour une relecture, moins pour un document définitif.

Pour tout figer, la méthode universelle consiste à imprimer le document en PDF : choisissez l'imprimante « Microsoft Print to PDF » sur Windows (libellée « Imprimer Microsoft au format PDF » dans certaines versions françaises), ou « Enregistrer au format PDF » dans la fenêtre d'impression de votre navigateur ou de votre Mac. Le nouveau fichier ne contient que ce qui s'imprime : annotations et formulaires font désormais partie des pages. Contrepartie : les liens, les signets et les champs disparaissent. Notre guide pour imprimer en PDF détaille les menus de chaque système.

Quand ne pas aplatir un PDF

L'aplatissement est irréversible sur le fichier produit. Dans plusieurs situations, mieux vaut garder le formulaire interactif :

• Le destinataire traite les réponses automatiquement : certains organismes ou logiciels lisent les valeurs des champs pour les importer. Un formulaire aplati ne contient plus de données de formulaire : les réponses ne sont plus que du contenu de page. Si la notice demande de « ne pas modifier la structure du formulaire », envoyez-le rempli, sans l'aplatir.
• D'autres personnes doivent encore le compléter : un dossier qui passe de main en main (salarié, manager, service RH) ne s'aplatit qu'à la fin, par la dernière personne.
• Vous réutiliserez le modèle : gardez toujours une copie vierge et une copie remplie mais modifiable ; n'aplatissez que l'exemplaire envoyé.
• Le document est déjà signé électroniquement : ne le retouchez plus du tout, l'aplatissement compris. La signature signalerait une modification.

À l'inverse, aplatissez sans hésiter tout formulaire destiné à être imprimé, archivé, joint à un e-mail ou déposé sur un téléservice qui attend un simple PDF. Pour corriger un document avant de le figer, l'outil pour modifier un PDF en ligne permet de retaper une ligne de texte, gratuitement, dans le navigateur ; et pour saisir les réponses, voir notre page remplir un formulaire PDF.

Après l'aplatissement : alléger, regrouper, protéger

Un formulaire aplati est prêt à partir. Selon la destination, trois outils complètent le travail :

• Trop lourd pour un téléservice ou un e-mail : compressez le PDF. Le niveau léger, sans perte, suffit souvent pour un formulaire ; le niveau fort transforme chaque page en image tout en gardant le texte cherchable.
• Des justificatifs à joindre : fusionnez le formulaire et ses pièces en un seul fichier, dans l'ordre demandé.
• Des données confidentielles : protégez le PDF par mot de passe et communiquez ce mot de passe par un autre canal que le fichier.

Remplir, aplatir, signer : le bon ordre

1. Remplir le formulaire, et écrire sur la page ce qui n'a pas de champ.
2. Relire : après l'aplatissement, une faute de frappe ne se corrige plus d'un clic.
3. Aplatir pour graver les réponses.
4. Signer en dernier : une signature électronique scelle le fichier ; toute modification ultérieure, aplatissement compris, apparaîtrait comme une retouche.

Pour la dernière étape, signez le PDF en ligne, gratuitement et sans compte, ou faites-le signer par d'autres personnes avec preuve, avec un forfait gratuit disponible. Notre guide remplir et signer un PDF reprend tout le parcours. Pour un formulaire officiel, voir aussi comment remplir un Cerfa en PDF.

Questions fréquentes