Gestion de dossiers notariaux en ligne : signature et suivi électronique
Centralisez la signature et le suivi des actes sous seing privé de chaque dossier client de votre étude — succession, vente, gestion locative, indivision — sur un seul espace. Chaque dossier regroupe ses signataires, ses actes signés, son audit trail et ses échéances, au lieu d'être dispersé entre boîtes mail et classeurs papier. Conforme au statut des notaires (ordonnance n° 45-2590) et au règlement eIDAS — signature avancée recommandée, historique conservé par dossier.
- Cadre légal
- Statut notaires · suivi de dossier
- Niveau de signature
- AES eIDAS recommandée
- Archivage légal
- 10 ans inclus
Pourquoi centraliser le suivi de vos dossiers clients ?
Une étude notariale traite en permanence plusieurs dizaines de dossiers en parallèle — successions, ventes, indivisions, mandats de gestion — chacun impliquant plusieurs actes sous seing privé et plusieurs signataires (héritiers, co-indivisaires, mandants). Sans outil dédié, le suivi repose sur des échanges d'e-mails dispersés et des classeurs papier, avec un risque réel de perdre la trace d'un acte en attente de signature ou d'une échéance à venir. Centraliser la signature électronique par dossier permet de retrouver en un clic l'ensemble des actes signés, leur audit trail et l'identité de chaque signataire, et de suivre l'avancement de chaque affaire sans reconstituer l'historique à la main.
Pourquoi signer électroniquement ?
Un espace par dossier client
Chaque affaire (succession, vente, indivision, mandat de gestion) regroupe ses actes sous seing privé, ses signataires et son audit trail au même endroit, au lieu d'être dispersée entre boîtes mail et classeurs.
Suivi de l'avancement en un coup d'œil
Statut de chaque acte visible immédiatement : en attente de signature, signé, relancé. Fini les e-mails de relance manuels pour savoir où en est un héritier ou un co-indivisaire.
Multi-signataires par dossier
Succession, indivision, partage : chaque co-client reçoit son lien personnel avec OTP SMS. Signature séquentielle ou parallèle selon le dossier, sans ressaisie entre chaque acte.
Historique et audit trail conservés par affaire
Chaque acte du dossier est archivé avec son PDF de preuve (identité vérifiée par OTP SMS, horodatage, hash SHA-256). Exportable en un clic pour un confrère successeur ou en cas de contentieux.
Procédure en 4 étapes
De la préparation à l'archivage légal, en moins de 5 minutes.
1. Créer le dossier client
Nommez le dossier (nom du client, type d'affaire) et préparez le premier acte sous seing privé à signer (convention d'honoraires, mandat, accord entre clients).
2. Ajouter les signataires du dossier
Notaire + client(s) concernés par l'affaire. Pour une succession ou une indivision, ajoutez tous les co-clients ; chacun reçoit son lien sécurisé personnel.
3. Suivre l'avancement des actes
Chaque acte du dossier affiche son statut (en attente, signé, relancé). Retrouvez en un clic l'historique complet de l'affaire, sans reconstituer les échanges par e-mail.
4. Archiver et exporter le dossier
Les actes signés et leur audit trail restent rattachés au dossier pendant toute la durée d'archivage légale. Export possible pour transmission à un confrère successeur.
Questions fréquentes
- Peut-on regrouper plusieurs actes sous un même dossier client ?
- Oui. Chaque dossier (succession, vente, indivision, mandat de gestion) centralise tous ses actes sous seing privé, ses signataires et leur audit trail au même endroit, plutôt que de traiter chaque acte isolément.
- Comment suivre l'avancement d'un dossier avec plusieurs héritiers ?
- Le statut de signature de chaque héritier ou co-indivisaire est visible en un coup d'œil (en attente, signé, relancé). Chacun reçoit un lien sécurisé personnel avec OTP SMS sur son propre numéro.
- Le suivi de dossier remplace-t-il un logiciel métier notarial ?
- Non — Certyneo centralise la signature électronique et le suivi des actes sous seing privé de l'étude ; il ne remplace pas un logiciel de gestion notariale complet ni la rédaction des actes authentiques, qui restent hors de son périmètre.
- Peut-on relancer un signataire qui n'a pas encore signé son acte ?
- Oui, une relance peut être envoyée directement depuis le dossier, sans reprendre l'historique des échanges par e-mail.
- L'historique d'un dossier est-il conservé après signature de tous les actes ?
- Oui, chaque acte reste rattaché à son dossier avec son audit trail (identité vérifiée par OTP SMS, horodatage, hash SHA-256) pendant toute la durée d'archivage légale, consultable à tout moment.
- Comment transmettre un dossier à un confrère successeur ?
- Les actes signés et leur audit trail sont exportables depuis le dossier, pour transmission à un confrère en cas de reprise d'étude ou de cession de clientèle.
- Quel niveau de signature pour les actes d'un dossier notarial ?
- Signature avancée (AES) recommandée pour les actes sous seing privé de l'étude — recevable en justice (art. 1367 Code civil), avec un dossier de preuve associé à chaque acte.
- Combien coûte le suivi de dossiers pour une étude notariale ?
- Un plan gratuit permanent permet de tester sur plusieurs dossiers avec un quota mensuel d'enveloppes. Les plans payants s'adaptent au volume de dossiers traités par l'étude.
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Centraliser le suivi de vos dossiers clients
Plan gratuit permanent (5 enveloppes pendant 14 jours, puis 2/mois), sans carte bancaire. Conforme statut des notaires et eIDAS. Historique et audit trail conservés par dossier.