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Archivage 10 ans · valeur probante · eIDAS AES

Archivage et suivi des échéances notariales électroniques

Conservez les actes sous seing privé de votre étude à valeur probante pendant toute la durée légale, et suivez les échéances qui y sont attachées — délai de rétractation, renouvellement de mandat, échéance de convention. Chaque acte archivé reste consultable avec son audit trail complet (identité des signataires, horodatage, hash du document), sans reconstituer l'historique à la main au moment d'un contrôle ou d'un contentieux.

Cadre légal
Archivage légal · valeur probante
Niveau de signature
AES eIDAS recommandée
Archivage légal
10 ans inclus

Pourquoi l'archivage à valeur probante compte pour une étude notariale ?

Les actes sous seing privé d'une étude notariale — conventions d'honoraires, mandats de gestion successorale, accords entre clients — doivent être conservés pendant la durée de prescription applicable (10 ans en règle générale pour les actes civils et commerciaux), et rester opposables en cas de contrôle du Conseil supérieur du notariat ou de contentieux avec un client. Un archivage à valeur probante ne se limite pas à stocker le PDF signé : il conserve aussi l'audit trail complet — identité vérifiée du signataire, horodatage, empreinte du document — qui démontre la fiabilité de l'acte le jour où elle est contestée. Certains actes portent en plus une échéance propre (délai de rétractation d'un mandat, durée d'un engagement de confidentialité, renouvellement d'une convention) qu'il faut pouvoir suivre sans dépouiller manuellement chaque dossier.

Pourquoi signer électroniquement ?

Archivage 10 ans inclus

Chaque acte sous seing privé est conservé avec son audit trail pendant 10 ans (durée de prescription de droit commun), sans démarche supplémentaire, avec extension possible pour les dossiers patrimoniaux à conserver plus longtemps.

Audit trail complet et exportable

Identité du signataire vérifiée par OTP SMS, horodatage RFC 3161, empreinte SHA-256 du document. Le PDF de preuve s'exporte en un clic pour un contrôle du Conseil supérieur du notariat ou un contentieux.

Suivi des échéances par acte

Délai de rétractation, renouvellement de mandat, échéance de convention : chaque acte conserve les informations nécessaires pour retrouver ses échéances sans reprendre le dossier depuis le début.

Secret professionnel préservé dans l'archivage

Chiffrement TLS 1.3 en transit, AES-256 au repos, isolation stricte des données par étude, hébergement 100 % UE (IONOS), sans sous-traitance hors UE — y compris pour les actes archivés au long cours.

Procédure en 4 étapes

De la préparation à l'archivage légal, en moins de 5 minutes.

  1. 1. Signer l'acte sous seing privé

    L'acte est signé en signature avancée (AES) avec vérification d'identité par OTP SMS de chaque client.

  2. 2. Archivage automatique à valeur probante

    L'acte finalisé et son audit trail complet sont archivés automatiquement, sans manipulation supplémentaire de l'étude.

  3. 3. Suivre les échéances attachées

    Retrouvez à tout moment les échéances propres à l'acte (délai de rétractation, renouvellement, durée d'engagement) directement depuis son dossier.

  4. 4. Exporter en cas de contrôle ou de contentieux

    Le PDF de preuve et l'audit trail complet s'exportent en un clic, pour un confrère successeur, le Conseil supérieur du notariat ou toute juridiction.

Questions fréquentes

Combien de temps un notaire doit-il conserver ses actes sous seing privé ?
10 ans minimum, durée de prescription de droit commun applicable aux actes civils et commerciaux. Pour les actes liés à un dossier successoral ou patrimonial, une conservation plus longue est recommandée. Certyneo archive 10 ans inclus, avec extension disponible.
Qu'est-ce qu'un archivage à valeur probante ?
C'est la conservation du document signé accompagné de son audit trail complet — identité vérifiée du signataire, horodatage, empreinte du document — qui permet de démontrer la fiabilité de l'acte en cas de contestation, et pas seulement de le stocker.
Comment suivre le délai de rétractation d'un mandat notarial ?
Le délai de rétractation applicable à certains mandats reste attaché à l'acte archivé, consultable depuis son dossier sans avoir à reprendre l'historique des échanges avec le client.
Que se passe-t-il si un acte archivé est contesté par un client ?
Le PDF de preuve et l'audit trail complet (identité vérifiée par OTP SMS, horodatage RFC 3161, hash SHA-256) s'exportent en un clic, opposables devant toutes juridictions civiles et commerciales et devant le Conseil supérieur du notariat en cas de contentieux disciplinaire.
L'archivage électronique respecte-t-il le secret professionnel notarial ?
Oui — chiffrement TLS 1.3 en transit, AES-256 au repos, isolation stricte des données par étude, hébergement 100 % UE (IONOS) sans sous-traitance hors UE, DPA conforme RGPD intégrant les clauses spécifiques au secret professionnel notarial.
Peut-on exporter un acte archivé pour un confrère successeur ?
Oui, chaque acte et son audit trail restent exportables à tout moment depuis son dossier, pour transmission à un confrère en cas de reprise d'étude ou de cession de clientèle.
Le suivi des échéances fonctionne-t-il aussi pour les actes multi-signataires ?
Oui — pour un acte impliquant plusieurs héritiers ou co-indivisaires, l'échéance reste attachée à l'acte lui-même, indépendamment du nombre de signataires.
L'archivage à valeur probante concerne-t-il aussi l'acte authentique électronique ?
Non — l'acte authentique électronique (art. 1369 Code civil, décret 2005-973) est conservé selon un dispositif propre à la profession notariale, hors du périmètre de Certyneo. Cet archivage concerne les actes sous seing privé de l'étude.

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Archiver vos actes notariaux en toute sérénité

Plan gratuit permanent (5 enveloppes pendant 14 jours, puis 2/mois), sans carte bancaire. Archivage à valeur probante 10 ans inclus, conforme statut des notaires et eIDAS.

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