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Bonjour,
J'ai besoin de retrouver rapidement un contrat signé il y a deux ans parmi des centaines de documents. J'ai essayé de chercher par nom, mais il y a trop de documents identiques. Comment faire pour que ce soit plus facile ?
Oui, il est possible de retrouver rapidement un contrat signé il y a deux ans parmi des centaines de documents. Voici les étapes à suivre :
Nommage et métadonnées : Utilisez un nommage standard pour vos contrats, par exemple "Contrat Partenariat [NomPartenaire] - [Date] - [Montant]". Cela vous permettra de retrouver facilement le contrat en utilisant des mots clés pertinents. En pratique, ce nommage vous aidera à organiser vos documents et à les retrouver rapidement.
Référentiel unique : Créez un référentiel centralisé pour vos contrats. Utilisez une application comme Certyneo pour gérer et organiser vos documents. Certyneo permet de créer des dossiers de travail et d'y stocker vos contrats avec des métadonnées précises. En pratique, cela vous permettra de classer vos documents de manière structurée et de les retrouver facilement.
Recherche avancée : Utilisez la recherche avancée de Certyneo pour trouver rapidement le contrat. Vous pouvez rechercher par nom, date, montant, etc. En pratique, cela vous permettra de filtrer vos documents et de les retrouver rapidement.
Pour aller plus loin, utilisez le coffre-fort de Certyneo pour sceller et protéger vos documents originaux. Certyneo scelle et horodate vos documents, ce qui vous permet de les retrouver facilement et de les protéger. En pratique, cela vous permettra de conserver vos documents originaux dans un espace sécurisé.
Pour en savoir plus sur la création d'un référentiel unique pour vos contrats, consultez notre guide.
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