Numériser un document sur PC : du scanner au PDF cherchable

Comment numériser un document sur PC et l'enregistrer en PDF ?

La numérisation se fait depuis la fenêtre « Numériser » de l'application de bureau Certyneo Reader. Le pilotage du scanner est assuré par l'application elle-même : aucun autre logiciel de numérisation n'est à lancer, et les images ne sont transmises qu'au lecteur, sur votre ordinateur.

1. Allumez le scanner et branchez-le (ou vérifiez qu'il est sur le même réseau Wi-Fi que l'ordinateur).
2. Dans Certyneo Reader, ouvrez le menu des outils et choisissez « Créer à partir du scanner ». La liste des scanners se remplit à l'ouverture ; le bouton « Actualiser » relance la recherche.
3. Choisissez le scanner dans la liste, ou laissez « Scanner par défaut ».
4. Réglez la « Résolution », les « Couleurs » et la « Source » (vitre ou chargeur de documents), puis cliquez sur « Numériser ».
5. Recommencez pour chaque feuille posée sur la vitre : les pages s'ajoutent les unes à la suite des autres, sous forme de miniatures.
6. Cochez « Reconnaître le texte (OCR) » si vous voulez un PDF cherchable, puis cliquez sur « Ouvrir en PDF ».

Le résultat s'ouvre dans le lecteur comme n'importe quel PDF : vous pouvez l'enregistrer, l'annoter ou le faire signer. Un fichier prêt à partir, c'est en général un PDF d'une seule pièce, avec ses pages dans le bon ordre, plutôt qu'une pile d'images.

Quels scanners fonctionnent avec Certyneo Reader ?

L'application s'appuie sur trois technologies de numérisation, selon le système. Le tableau résume ce que le code de l'application prévoit pour chacun.

Deux précisions pour ne pas vous tromper d'attente. D'abord, eSCL (aussi appelé AirScan ou Mopria) est un protocole que de nombreux multifonctions récents exposent sur le réseau local, sans pilote : l'application les découvre elle-même, en quelques secondes. Elle ne contacte que des appareils du réseau local, jamais une adresse publique. Ensuite, sur Mac, un scanner relié en USB seulement n'est pas pris en charge : il faut qu'il soit visible sur le réseau.

Sous Windows, WIA est le mécanisme que le système emploie déjà pour ses propres scanners : si Windows reconnaît votre appareil, la liste de Certyneo Reader doit le proposer. Les marques et modèles testés ne sont pas documentés ici ; en cas de doute, le bouton « Actualiser » indique en quelques secondes si votre scanner apparaît.

Quelle résolution, quelle couleur : vitre ou chargeur ?

Trois réglages, chacun avec une liste fermée de valeurs. Le choix change la taille du fichier et la qualité de la reconnaissance du texte.

Pour un texte à reconnaître, une page droite, nette et contrastée, numérisée à 300 points par pouce, se reconnaît presque sans faute. Méfiez-vous du 600 ppp en couleur : une page A4 pèse de 40 à 80 Mo en PNG lors de la numérisation. Il vaut mieux le garder pour les cas qui l'exigent.

Combien de pages numériser d'un coup ?

Avec le chargeur, une passe va jusqu'à 100 pages ; au-delà, le papier reste dans le bac et une nouvelle numérisation le reprend. Une numérisation dure au plus cinq minutes. Un même document réunit jusqu'à 300 pages dans la fenêtre : au-delà, ouvrez d'abord celles que vous avez en PDF, puis numérisez la suite et fusionnez les fichiers avec l'outil fusionner des PDF.

Le recto-verso automatique n'est pas proposé comme réglage : l'application n'offre que les sources « vitre » et « chargeur de documents ». Pour un document recto-verso, numérisez les deux côtés, puis réordonnez les pages dans la fenêtre.

Comment rendre un document numérisé cherchable (OCR) ?

Une page numérisée est une image : on ne peut ni chercher un mot ni copier une ligne. La case « Reconnaître le texte (OCR) » de la fenêtre « Numériser » ajoute au PDF une couche de texte invisible. La page garde son apparence ; la recherche et la copie fonctionnent, dans Certyneo Reader comme dans n'importe quel autre lecteur.

• Sur votre ordinateur : la reconnaissance se fait sur l'appareil, rien n'est envoyé sur un serveur.
• Langue : celle de l'interface du logiciel quand elle fait partie des langues livrées avec le lecteur (français, anglais), sinon l'anglais. Pour une autre langue, passez par l'outil de reconnaissance de texte du lecteur, dont les langues supplémentaires relèvent d'une licence.
• Progression : l'application affiche la page en cours (« page 3 sur 12 ») et l'on peut annuler.

Sans logiciel installé, l'OCR de PDF en ligne donne le même résultat sur un fichier déjà numérisé. Pour récupérer ensuite le contenu, l'outil extraire le texte d'un PDF copie le texte reconnu.

Comment redresser une page numérisée de travers ?

Le redressement se trouve dans l'outil de reconnaissance de texte du lecteur, sous la forme de l'option « Redresser les pages inclinées ». Elle est désactivée par défaut, car elle ralentit le travail : chaque page inclinée est lue deux fois, et la meilleure lecture est conservée.

Ce que l'option fait, et ne fait pas, mérite d'être dit clairement :

• Elle vise un scan posé de travers, jusqu'à 10 degrés d'inclinaison.
• La page est redressée le temps de la lecture, puis le texte reconnu est replacé là où il apparaît sur la page : la page affichée ne change pas, seule la couche de texte invisible suit l'inclinaison.
• Elle ne s'applique pas à une zone tracée à la main : celle-ci est lue telle qu'elle apparaît.
• À la fin, le lecteur indique combien de pages ont été redressées.

Pour que l'image elle-même soit droite, le plus fiable reste de bien caler la feuille contre le bord de la vitre. Si une page entière est à l'envers ou couchée, un quart de tour suffit : l'outil pivoter un PDF la remet dans le bon sens, page par page.

Comment assembler plusieurs pages numérisées en un seul PDF ?

La fenêtre « Numériser » garde toutes les pages obtenues, en plusieurs passes si besoin. Chaque miniature a trois boutons : avancer la page, la reculer, la retirer. Une page ratée se supprime sans tout recommencer, et une feuille numérisée à l'envers de l'ordre se déplace d'un clic.

En cliquant sur « Ouvrir en PDF », les images deviennent un seul document, avec une page par image. Ensuite, pour retravailler l'ensemble, l'outil organiser un PDF déplace, supprime ou extrait des pages, et compresser un PDF réduit le poids du fichier quand l'envoi par e-mail est limité. Notez que l'ordre des feuilles du chargeur est celui du paquet de papier.

Que faire si le scanner n'apparaît pas dans la liste ?

Les messages de l'application indiquent le geste à faire. Les cas les plus fréquents :

• Aucun scanner trouvé : vérifiez qu'il est allumé et branché, ou sur le même réseau Wi-Fi, puis cliquez sur « Actualiser ».
• Linux : installez le paquet « sane-utils » pour les scanners USB.
• Scanner occupé : attendez la fin de la tâche en cours, puis réessayez. Une seule numérisation à la fois est lancée.
• Le scanner ne répond plus : vérifiez qu'il est prêt, puis réessayez.
• La numérisation n'aboutit pas : vérifiez que le papier est en place et que le scanner est prêt (couvercle fermé, pas de bourrage).
• Réglage non pris en charge : essayez l'autre source, vitre ou chargeur.

Le bouton « Annuler la numérisation » arrête réellement le scanner et garde les pages déjà obtenues ; fermer la fenêtre en pleine numérisation l'annule aussi.

Peut-on numériser un document sans scanner ?

Oui, avec l'appareil photo. Sur le site, la même fenêtre propose « Numériser avec l'appareil photo » : une photo par page, bien à plat et éclairée, ajoutées au fur et à mesure puis ouvertes en un seul PDF. Tout le détail, avec les conseils de cadrage, est dans notre page scanner un document en PDF, qui traite le smartphone ; cette page-ci porte sur le scanner branché à l'ordinateur.

Si les pages existent déjà en images (JPEG, PNG, HEIC d'un iPhone), pas besoin de refaire la numérisation : l'outil convertir en PDF les assemble.

Faut-il une licence, et où télécharger l'application ?

Dans l'application de bureau, « Créer à partir du scanner » relève du palier Standard de la licence ; l'OCR et le redressement passent par l'outil de reconnaissance de texte, dont les langues supplémentaires relèvent de la licence. Les tarifs et ce que chaque palier ouvre sont détaillés sur la page Certyneo Reader, et le fonctionnement de la licence sur la page licence Certyneo Reader.

Pour installer l'application, suivez la page télécharger un lecteur PDF gratuit ; la version Windows est présentée dans le guide du lecteur PDF pour Windows 11, et celle du Mac dans le guide du logiciel PDF pour Mac. L'ensemble des fonctions est présenté sur la page du lecteur PDF Certyneo Reader.

Questions fréquentes