Convertir un PDF en PDF/A pour l'archivage

Qu'est-ce qu'un PDF/A ?

Le PDF/A est une norme internationale, ISO 19005, qui définit un sous-ensemble du PDF destiné à l'archivage. Son principe tient en une phrase : tout ce qu'il faut pour afficher le document doit être dans le fichier, et rien ne doit dépendre de l'extérieur ni changer avec le temps.

Concrètement, un PDF/A doit contenir ses polices, décrire ses couleurs de façon indépendante de l'écran ou de l'imprimante, et porter des métadonnées qui le déclarent conforme. Il ne peut contenir ni programme JavaScript, ni contenu multimédia, ni lien vers une ressource externe nécessaire à l'affichage, ni chiffrement.

Un PDF ordinaire peut dépendre de polices installées sur l'ordinateur, de profils de couleur de l'appareil ou d'un script exécuté à l'ouverture. Dans vingt ans, ces dépendances auront peut-être disparu. Le PDF/A les supprime.

PDF/A-1b, 2b, 3 : quelle version choisir ?

La norme a plusieurs parties, chacune avec deux ou trois niveaux de conformité. Le niveau « b », pour basic, garantit la reproduction visuelle fidèle du document ; c'est celui que demandent la plupart des usages.

Certyneo Reader produit du PDF/A-2b, une version largement acceptée pour un document courant : elle accepte les documents modernes tels qu'ils sont produits aujourd'hui, avec leur transparence, que le PDF/A-1 obligerait à aplatir. Si une plateforme exige explicitement une autre version, vérifiez-la dans ses consignes de dépôt avant d'envoyer le fichier.

Convertir un PDF en PDF/A en quatre étapes

1. Ouvrez le PDF dans le lecteur ci-dessus ; l'outil Convertir s'ouvre avec « PDF/A-2b pour l'archivage » sélectionné.
2. Si le document est protégé par mot de passe, saisissez-le à l'ouverture : un PDF/A ne peut pas être chiffré, le fichier produit ne le sera pas.
3. Cliquez sur Convertir. L'outil analyse le document, corrige ce qui peut l'être et télécharge le fichier, dont le nom se termine par « -pdfa ».
4. Si la conversion est impossible, l'outil vous dit pourquoi, élément par élément, et aucun fichier n'est produit.

La conversion se fait dans votre navigateur : le document n'est pas envoyé sur un serveur, ce qui compte pour des pièces que l'on archive justement parce qu'elles sont importantes.

Ce que la conversion corrige

Pour rendre un PDF conforme, l'outil applique une série de corrections, toutes invisibles à l'écran.

• Métadonnées d'archivage : le fichier reçoit sa déclaration de conformité (PDF/A-2, niveau B), son titre, son auteur et ses dates, identiques dans les deux emplacements prévus par la norme.
• Couleurs : un profil de couleur sRGB est ajouté comme référence, pour que les couleurs soient reproduites de la même façon partout.
• Polices : une police non incluse dans le fichier, de la famille Arial ou Helvetica, Times, Courier, Calibri ou Cambria, est remplacée par son équivalent aux mêmes dimensions, inclus dans le fichier. Les lettres gardent exactement leur place.
• Éléments interdits retirés : scripts, actions automatiques à l'ouverture, pièces jointes, formulaires XFA, sons et vidéos.
• Annotations : rendues imprimables et visibles, avec une apparence figée ; celles qui ne peuvent pas en avoir sont retirées.
• Nettoyage : les objets devenus inutiles sont supprimés du fichier.

Le texte visible, les images et la mise en page ne sont pas modifiés : un PDF/A n'est pas un autre document, c'est le même document rendu autonome.

Pourquoi un PDF peut être refusé

Certains documents ne peuvent pas devenir des PDF/A sans être altérés. Dans ce cas, l'outil refuse et l'explique, plutôt que de produire un fichier qui porterait l'étiquette PDF/A sans la mériter.

Une police absente du fichier, sans équivalent

Si le document utilise une police qui n'est pas incluse, comme Verdana ou une police d'entreprise, et qu'il n'en existe pas d'équivalent libre aux mêmes dimensions, la remplacer déplacerait le texte. Solution : exportez de nouveau le document depuis son logiciel d'origine en cochant l'option d'incorporation des polices.

Des couleurs d'impression

Un document préparé pour l'imprimerie, comme une plaquette, utilise souvent des couleurs CMJN. Le PDF/A exige alors un profil d'impression précis, que l'outil n'ajoute pas. Solution : exportez une version pour l'écran, en RVB, depuis le logiciel de mise en page.

Du code PostScript

Certains vieux PDF contiennent des fragments PostScript, interdits par la norme. Solution : réimprimez le document en PDF depuis un logiciel récent, puis convertissez-le.

Un PDF/A vraiment conforme

La conformité d'un PDF/A se vérifie avec un validateur. Le plus utilisé, veraPDF, est un validateur libre développé par l'Open Preservation Foundation et la PDF Association, qui fait référence auprès des services d'archives. Les conversions de Certyneo Reader sont validées avec veraPDF sur un jeu de documents de test : contrats, plaquettes, fiches pratiques, scans en JBIG2, JPEG 2000 et CCITT, et scans passés à la reconnaissance de caractères.

Pour un dépôt important, vous pouvez vérifier vous-même le fichier produit avec veraPDF, gratuit et libre, avant de l'envoyer. Un fichier refusé par le validateur d'une plateforme l'est presque toujours pour une raison listée ci-dessus.

Le PDF/A ne fait pas tout : format et système d'archivage

Le PDF/A garantit que le document restera lisible et identique à l'affichage. Il ne garantit pas, à lui seul, qu'une archive a valeur de preuve : cela dépend aussi du système qui la conserve.

Une archive probante doit pouvoir démontrer que le document n'a pas été modifié depuis son dépôt, qui l'a déposé et quand, et que sa conservation a été suivie sans interruption. En France, la norme NF Z42-013 décrit les exigences applicables aux systèmes d'archivage électronique ; le PDF/A y est un format de conservation couramment retenu, mais il s'accompagne d'une empreinte, d'un horodatage et d'une traçabilité des accès.

En pratique, convertir en PDF/A est la première étape : elle rend le fichier pérenne. Le déposer ensuite dans un système d'archivage qui en garde l'intégrité et l'historique est la seconde.

Archiver un scan, une facture, un contrat signé

Un document scanné

Un scan devient un PDF/A sans difficulté, puisqu'il ne contient que des images. Pour qu'il reste cherchable dans l'archive, passez-le d'abord par la reconnaissance de caractères, comme l'explique notre guide sur les PDF scannés : le texte reconnu est conservé dans le PDF/A.

Un document que l'on veut pouvoir modifier

Le PDF/A fige le document. Si vous devez encore le retravailler, gardez une version modifiable à côté : convertissez-le en Word, ou en Excel pour les tableaux de chiffres, et archivez le PDF/A de la version finale.

Un document signé

Convertir un PDF déjà signé électroniquement modifie le fichier, et donc invalide la signature. Convertissez d'abord en PDF/A, puis faites signer le PDF/A. Pour contrôler plus tard qu'un document archivé n'a pas été touché, vérifiez si le PDF a été modifié.

Enfin, un PDF/A ne peut pas être chiffré : si le document est confidentiel, protégez le support d'archivage plutôt que le fichier. Protéger le PDF par mot de passe reste possible pour un envoi, mais la copie protégée n'est alors plus un PDF/A.