Convertir un PDF en Excel, gratuitement et sans logiciel

Convertir un PDF en Excel en quatre étapes

Le lecteur ci-dessus s'ouvre directement sur la conversion, avec « Classeur Excel (.xlsx) » déjà sélectionné.

1. Ouvrez votre PDF dans le lecteur, par glisser-déposer ou depuis vos fichiers.
2. Vérifiez que « Classeur Excel (.xlsx) » est sélectionné dans l'outil Convertir.
3. Cliquez sur Convertir : le fichier .xlsx se télécharge sous le nom de votre PDF.
4. Ouvrez-le dans Excel, LibreOffice Calc ou Google Sheets, et contrôlez les colonnes et les totaux.

Chaque page du PDF qui contient du texte devient une feuille, nommée « Page 1 », « Page 2 », et ainsi de suite. Une page sans texte, comme un scan, n'en produit pas : passez-la d'abord par la reconnaissance de caractères.

Comment le tableau est reconstitué

Un PDF ne contient pas de tableau au sens d'un tableur. Il contient des morceaux de texte placés à des coordonnées, et parfois des traits dessinés qui ressemblent à une grille. Convertir un PDF en Excel consiste donc à retrouver les colonnes à partir de la position du texte.

L'outil regroupe d'abord le texte en lignes, puis cherche les positions horizontales où plusieurs lignes commencent au même endroit, à quelques points près : ce sont les débuts de colonne. Chaque morceau de texte est ensuite rangé dans la colonne qui le précède. Une position qui n'apparaît qu'une seule fois ne crée pas de colonne : c'est du texte ordinaire, pas un tableau.

Quand aucune colonne ne se dégage, chaque ligne est écrite dans une seule cellule. C'est volontaire : un tableau inventé, aux colonnes fausses, coûte bien plus cher à réparer qu'une ligne de texte à découper.

Les titres, paragraphes et mentions qui entourent le tableau sont aussi repris, chacun dans sa ligne : supprimez-les ou déplacez-les pour ne garder que les données.

Des montants que le tableur sait additionner

Un convertisseur qui recopie « 1 234,56 » comme du texte ne vous fait rien gagner : la cellule s'affiche, mais la somme de la colonne reste à zéro. Certyneo Reader reconnaît les montants et les écrit comme de vrais nombres.

Les cas ambigus restent volontairement en texte : mieux vaut une cellule à convertir à la main qu'un montant multiplié par mille sans que personne ne s'en aperçoive. De même, un code postal, un numéro de compte ou de facture ne perd jamais ses zéros de tête, et un identifiant de plus de quinze chiffres n'est pas arrondi.

Aucune formule, par sécurité

Une cellule de tableur qui commence par « = », « + », « - » ou « @ » peut être interprétée comme une formule, et certaines formules exécutent des commandes sur l'ordinateur qui ouvre le fichier. Un PDF piégé pourrait ainsi faire passer une commande dans un classeur produit automatiquement.

La conversion de Certyneo Reader n'écrit jamais de formule : chaque cellule de texte est enregistrée comme une chaîne de caractères, et seuls les nombres reconnus sont enregistrés comme des nombres. Ouvrir le classeur ne déclenche donc aucun calcul caché.

Relevés bancaires, factures, tarifs : les cas courants

Relevé de compte

Les relevés bancaires ont en général des colonnes bien alignées (date, libellé, débit, crédit) : la conversion les reconstitue bien. Les libellés sur deux lignes peuvent occuper deux lignes du classeur ; regroupez-les si besoin avant de trier.

Facture détaillée

Les lignes de la facture forment un tableau, entouré des coordonnées du vendeur et de l'acheteur, qui apparaissent aussi dans la feuille. Supprimez ces lignes, puis vérifiez que le total recalculé correspond au total affiché sur la facture.

Grille tarifaire, inventaire, planning

Plus les colonnes sont espacées et régulières, meilleur est le résultat. Un tableau très dense, aux colonnes qui se touchent, peut voir deux colonnes fusionnées : séparez-les avec la fonction Convertir de votre tableur.

Document scanné

Un relevé ou une facture scannée ne contient que des images. Passez-le d'abord par la reconnaissance de caractères, en suivant notre guide pour convertir un PDF scanné, ou directement avec l'outil OCR, puis convertissez-le en Excel.

Excel, CSV ou Word : quelle sortie choisir ?

Le fichier CSV, destiné à un import en comptabilité ou dans un logiciel métier, se produit avec l'outil d'extraction de texte et de tableaux. Pour un document surtout rédigé, avec quelques tableaux, préférez la conversion en Word modifiable.

Mettre en forme le classeur après la conversion

Le classeur produit est volontairement brut : des données, sans couleurs ni bordures. Quelques minutes suffisent pour en faire un tableau de travail confortable.

1. Supprimez les lignes qui ne sont pas des données : en-tête du document, adresses, mentions légales, numéros de page.
2. Transformez la plage en tableau (Insertion, Tableau dans Excel) : les filtres et le tri apparaissent sur chaque colonne.
3. Appliquez le format monétaire ou comptable aux colonnes de montants, et le format date aux colonnes de dates.
4. Figez la ligne de titres pour qu'elle reste visible en faisant défiler.
5. Si deux colonnes ont été fusionnées, séparez-les avec la fonction de conversion de texte en colonnes de votre tableur.

Pour un document que vous convertissez chaque mois, comme un relevé, enregistrez un modèle avec ces réglages et collez-y les nouvelles données : la mise en forme suit.

Des données financières qui ne quittent pas votre appareil

Un relevé bancaire, un état de paie ou un grand livre sont parmi les documents les plus sensibles d'une entreprise. Les convertisseurs en ligne les envoient sur leurs serveurs pour les traiter, ce qui revient à confier numéros de compte, montants et noms de clients à un tiers, pour une durée et dans un pays que vous ne choisissez pas.

Ici, la conversion se fait entièrement dans votre navigateur. Le PDF est lu sur votre appareil, le classeur y est fabriqué, et rien n'est transmis. C'est aussi ce qui permet de convertir sans limite de taille imposée ni file d'attente.

Contrôler les données avant de s'en servir

La reconstitution d'un tableau reste une déduction. Avant de verser les données dans une comptabilité, un rapprochement ou un outil de pilotage, quelques contrôles simples évitent les mauvaises surprises :

• comparez le total de chaque colonne de montants avec le total imprimé sur le document ;
• vérifiez le nombre de lignes : une opération sur deux lignes peut en avoir créé deux ;
• cherchez les cellules alignées à gauche dans une colonne de montants : ce sont des valeurs restées en texte ;
• gardez le PDF d'origine avec le classeur, pour pouvoir revenir à la source.

Pour archiver le document source dans un format durable, convertissez-le en PDF/A. Et si le tableau doit être validé par un tiers, un devis ou une annexe financière par exemple, faites signer le PDF en ligne.