Ajouter un commentaire sur un PDF, gratuitement et en ligne

Trois façons d'écrire sur un PDF

« Écrire sur un PDF » recouvre trois gestes différents, que Certyneo Reader propose tous les trois. Ils ne laissent pas la même trace dans le fichier et ne s'adressent pas au même lecteur.

Le commentaire épinglé

Il pose sur la page une petite icône de note. Le texte du commentaire n'est pas affiché en permanence : le destinataire le lit en cliquant sur l'icône ou dans le panneau des commentaires de son lecteur PDF. C'est l'équivalent numérique du post-it : il signale un endroit précis sans encombrer la page, et convient aux explications, aux questions et aux remarques de plus d'une ligne.

La zone de texte

Elle écrit votre texte directement sur la page, dans la couleur choisie. Tout le monde le voit, à l'écran comme à l'impression, sans rien avoir à ouvrir. C'est le bon choix pour une consigne courte qui doit sauter aux yeux : « à signer ici », « page à remplacer », « montant corrigé : 1 250 € ».

Le texte ajouté

L'outil Ajouter du texte écrit dans le contenu du document lui-même, dans une taille de police au choix, comme si le texte avait toujours été là. On l'utilise pour compléter un formulaire qui n'a pas de champs, ajouter une date ou une mention manuscrite comme « Lu et approuvé ». Ce n'est plus un commentaire : c'est une modification du document, au même titre que l'outil pour modifier le texte d'un PDF.

La règle simple : si votre texte s'adresse à quelqu'un qui doit réagir, c'est un commentaire ou une zone de texte ; s'il doit faire partie du document final, c'est un texte ajouté.

Ajouter un commentaire épinglé, pas à pas

1. Ouvrez votre PDF dans l'outil et choisissez Annoter.
2. Sélectionnez l'outil Commentaire et, si besoin, une couleur. Une couleur par thème ou par personne aide le destinataire à trier les remarques.
3. Cliquez à l'endroit exact auquel le commentaire se rapporte : au début du paragraphe concerné, à côté d'un chiffre, près d'une signature.
4. Tapez votre commentaire. Il peut tenir sur plusieurs lignes : validez avec Ctrl+Entrée, ou annulez avec Échap.
5. Répétez pour chaque remarque, puis cliquez sur Appliquer et enregistrez le PDF.

Placez l'icône près du texte visé, mais pas dessus : une icône posée sur un mot le masque en partie à l'écran.

Ajouter une zone de texte sur un PDF

La démarche est la même avec l'outil Zone de texte : cliquez là où le texte doit apparaître, tapez-le, validez avec Ctrl+Entrée. Choisissez la taille dans la barre d'outils, entre 9 et 24 points, et une couleur contrastée : le rouge et le bleu se détachent bien sur un document imprimé en noir.

Une zone de texte doit rester courte. Au-delà de deux lignes, elle recouvre le contenu et gêne la lecture ; mieux vaut alors un commentaire épinglé, ou une zone de texte dans la marge qui renvoie à un commentaire plus long.

Pour attirer l'attention sur un passage précis avant de le commenter, combinez les outils : un surlignage sur la phrase, puis une zone de texte ou un commentaire à côté. Notre guide pour surligner un PDF en ligne détaille le choix des couleurs.

Rédiger un commentaire qui sera traité

Un commentaire est une demande adressée à quelqu'un. Qu'il soit traité dépend surtout de sa formulation.

• Une remarque par commentaire. Si vous en avez trois sur le même paragraphe, posez trois commentaires : chacun pourra être traité et vérifié séparément.
• Citez ce dont vous parlez. « Le délai de l'article 4 » est plus clair que « ce délai », surtout si le commentaire est lu dans un panneau, loin de la page.
• Proposez une formulation. « Remplacer “sous huitaine” par “dans un délai de huit jours ouvrés” » se traite en dix secondes ; « à reformuler » demande un aller-retour.
• Distinguez l'obligatoire du facultatif. Un préfixe simple, comme « Bloquant : » ou « Suggestion : », aide l'auteur à hiérarchiser.
• Posez une vraie question quand vous ne savez pas. « Ce montant est-il TTC ? » vaut mieux qu'une correction fausse.

Évitez aussi les caractères que la police standard du PDF ne sait pas écrire, comme les émojis : l'outil vous prévient avant d'appliquer et les remplace, ce qui peut changer le sens d'une remarque.

Ce que voit votre destinataire

Les commentaires et zones de texte sont écrits comme des annotations PDF standard. Votre destinataire n'a donc besoin d'aucun outil particulier pour les lire.

• Dans Adobe Acrobat Reader, les commentaires apparaissent en icônes sur la page et dans le panneau Commentaires, où l'on peut les parcourir, y répondre et les marquer comme traités.
• Dans Aperçu sur Mac, ils s'affichent dans la barre latérale des annotations.
• Dans les lecteurs des navigateurs, l'icône s'affiche et le texte apparaît au clic ou au survol, selon le navigateur.
• À l'impression, une zone de texte est toujours imprimée ; un commentaire épinglé apparaît généralement sous forme d'icône, et son texte n'est imprimé que si le lecteur le prévoit dans ses réglages.

Les annotations restent modifiables : le destinataire peut déplacer, modifier ou supprimer vos commentaires. C'est ce qu'on attend d'une relecture. Si vous voulez au contraire figer le document, ce n'est plus l'annotation qui convient, mais la signature électronique : un PDF signé est scellé, et toute modification ultérieure se détecte.

Commentaires et confidentialité : les précautions

Un commentaire voyage avec le fichier. C'est pratique en interne, beaucoup moins quand le PDF part chez un client, un fournisseur ou la partie adverse d'une négociation.

• Avant d'envoyer un PDF commenté à l'extérieur, parcourez la liste des commentaires dans un lecteur PDF et supprimez ceux qui étaient destinés à vos collègues.
• Ne recouvrez jamais une donnée sensible avec une zone de texte ou un cadre : le texte en dessous reste présent et copiable. Pour retirer une information, utilisez l'outil pour caviarder un PDF, qui la supprime réellement du fichier.
• Gardez une copie de travail commentée et une copie propre à diffuser, avec des noms de fichiers qui ne laissent aucun doute.

Côté outil, aucune précaution particulière : le PDF est ouvert et commenté dans votre navigateur, sans être envoyé sur un serveur. Certyneo ne voit ni le document ni vos commentaires.

Commenter à plusieurs

Quand plusieurs personnes commentent le même document, deux règles évitent la confusion. D'abord, une couleur par personne : les commentaires créés dans Certyneo Reader ne portent pas de nom d'auteur, et la couleur devient votre signature. Ensuite, un circuit clair : soit chacun commente à tour de rôle le même fichier, soit chacun travaille sur sa copie et un coordinateur regroupe les remarques.

Pour organiser une relecture complète, avec ses conventions de correction et le cas particulier d'un contrat, suivez notre méthode pour relire et corriger un PDF à plusieurs.

Commenter depuis une tablette ou un téléphone

Sur mobile, l'outil fonctionne dans le navigateur, sans application. Touchez l'endroit voulu avec l'outil Commentaire ou Zone de texte, puis tapez votre texte au clavier de l'appareil. Un clavier externe rend la saisie de longs commentaires plus confortable sur tablette.

Pour les remarques rapides, le dessin au doigt ou au stylet (une flèche, un cercle) complète bien un commentaire court. Notre guide pour annoter un PDF sur iPad ou tablette donne les réglages utiles.

Quand le document commenté doit être signé

Le commentaire est souvent l'étape qui précède une signature : on commente un contrat, l'autre partie intègre les remarques, puis la version finale est signée. Une fois cette version arrêtée, repartez du document propre, sans commentaires, et faites signer le PDF en ligne. Vos signataires signent depuis leur téléphone, et chacun reçoit le document signé.

Pour revenir à l'ensemble des outils d'annotation, rendez-vous sur la page pour annoter un PDF en ligne.