Modèle de convention de refacturation intragroupe gratuit

Présentation

La convention de refacturation intragroupe organise, entre deux ou plusieurs entités d'un même groupe (souvent implantées dans des pays différents), le partage ou la répercussion de coûts communs — services de support (comptabilité, informatique, ressources humaines), redevances d'utilisation de marques ou de licences, frais de personnel mis à disposition, ou encore prestations de management fees. Dès lors que les entités concernées sont liées, directement ou indirectement, cette convention relève du régime des prix de transfert. Le point le plus important à comprendre : lorsque des entités liées sont établies dans des pays différents (ou même en France si l'administration établit un lien de dépendance), l'article 57 du Code général des impôts pose une présomption de transfert indirect de bénéfices dès lors que les prix pratiqués s'écartent de ceux qui auraient été retenus entre entreprises indépendantes placées dans des conditions comparables. Cette évaluation doit respecter le principe de pleine concurrence (« arm's length principle ») promu par les principes directeurs de l'OCDE en matière de prix de transfert, faute de quoi l'administration fiscale peut réintégrer les sommes jugées excessives ou insuffisantes dans le résultat imposable de l'entité française, avec pénalités. Quand l'utiliser : pour formaliser toute refacturation récurrente ou ponctuelle de coûts, de prestations de services ou de mise à disposition de personnel entre sociétés d'un même groupe, particulièrement dès lors qu'une frontière fiscale sépare les entités concernées. Parties : l'entité qui rend le service ou supporte le coût initial (« l'entité prestataire ») et l'entité bénéficiaire du service refacturé (« l'entité bénéficiaire »), généralement des sociétés liées au sein d'un même groupe. Clauses essentielles : la description précise des services ou coûts refacturés, la méthode de détermination du prix de refacturation (méthode du prix comparable sur marché libre, du prix de revente moins une marge, du coût majoré, ou méthode transactionnelle de partage des bénéfices — le choix de la méthode doit être documenté et justifié au regard des principes OCDE), la clé de répartition des coûts communs lorsque plusieurs bénéficiaires sont concernés, la périodicité de facturation et les modalités de règlement, l'obligation de documentation des prix de transfert (le groupe peut être tenu de produire une documentation formalisée en application des obligations déclaratives applicables, en particulier au-delà de certains seuils de chiffre d'affaires), et la loi applicable à la convention. Erreurs à éviter : fixer un prix de refacturation de façon arbitraire ou par simple convenance de trésorerie du groupe, sans analyse économique de comparabilité, ce qui est le premier motif de redressement en matière de prix de transfert ; refacturer des services fictifs ou dont la réalité et l'utilité pour le bénéficiaire ne peuvent être démontrées (l'administration exige la preuve du service rendu, pas seulement celle du prix pratiqué) ; omettre de documenter la méthode retenue et les données de comparaison utilisées, ce qui prive le groupe de moyens de défense en cas de contrôle ; sous-estimer que les règles applicables varient selon le pays de l'entité bénéficiaire et qu'une double imposition reste possible en l'absence de convention fiscale ou d'accord préalable en matière de prix de transfert.