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Bonjour, je suis responsable du service des contrats chez une entreprise de construction. Nous signons régulièrement des documents importants. Dois-je archiver ces documents signés ? Et quand ? J'ai entendu parler de coffre-fort numérique mais je ne sais pas si c'est nécessaire pour nous.
Oui, vous devez archiver les documents signés pour respecter les obligations légales et de conformité en matière de gestion des documents.
Après signature : Archiver immédiatement le document signé une fois la signature effectuée. Cela permet de garantir la traçabilité et l'intégrité du document.
À la fin d'une transaction : Conserver les documents signés à la fin de chaque transaction ou projet. Cela facilite le suivi et l'accès futur aux informations nécessaires.
Pour respecter des obligations légales ou de conformité : Conserver les documents selon la durée légale définie par la loi. Par exemple, pour des contrats de travaux publics, la loi peut imposer de conserver les documents pendant 10 ans.
Un coffre-fort numérique gère automatiquement cette archivage. Il scelle et horodate les documents signés, garantissant leur intégrité et leur sécurité. Les documents sont archivés pendant la durée légale définie par la loi, après quoi ils sont déposés de manière sécurisée.
Selon la nature du document, les durées de conservation varient. Par exemple, les documents financiers doivent être conservés pendant 10 ans, tandis que les contrats de travail peuvent être conservés pendant 7 ans.
Pour gérer efficacement cette archivage, utilisez le coffre-fort numérique certyneo.com/coffre-fort-numerique qui vous permet de conserver les documents signés de manière sécurisée et conforme aux réglementations.
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