Signature électronique Microsoft 365 : SharePoint, Outlook, Teams et Word avec Power Automate

Signature électronique et Microsoft 365 : comment Certyneo s'y branche

Il n'y a pas d'application Certyneo à déployer dans votre client Microsoft 365, ni de consentement administrateur à accorder. Le lien passe par Power Automate, l'outil d'automatisation de Microsoft : vous y importez le connecteur Certyneo, vous l'authentifiez avec une clé d'API générée dans votre tableau de bord, puis vous l'assemblez dans un flux avec les connecteurs SharePoint, Teams, Outlook ou Forms auxquels votre abonnement Microsoft vous donne déjà droit.

Le connecteur expose un déclencheur unique, « When an envelope event occurs », qui démarre un flux par webhook (sans interrogation périodique) quand une enveloppe est envoyée, signée, refusée, annulée, expirée ou renvoyée à l'émetteur, ou quand un destinataire signe. Il expose aussi neuf actions : lister vos modèles, téléverser un document, créer une enveloppe, l'envoyer, la consulter, lister vos enveloppes, télécharger le PDF signé, télécharger la piste d'audit et supprimer un brouillon. Le détail est sur la page intégration Power Automate de Certyneo.

Les trois étapes d'installation

1. Dans Certyneo, ouvrez Paramètres → Clés d'API et créez une clé. Une clé sk_live_ sert au trafic réel (forfait Standard ou supérieur), une clé sk_test_ au bac à sable : aucun e-mail réel ne part.
2. Dans Power Automate, allez dans Connecteurs personnalisés → Nouveau connecteur personnalisé → Importer un fichier OpenAPI et chargez le fichier téléchargé depuis la page d'intégration.
3. Créez la connexion en saisissant Bearer suivi d'un espace et de votre clé, puis construisez votre flux : le déclencheur et les actions Certyneo apparaissent à côté de ceux de SharePoint, Teams ou Outlook.

Prérequis : forfait Certyneo et licence Power Automate

Deux abonnements se cumulent, et c'est le point à vérifier avant toute chose. Côté Certyneo, les clés d'API de production et la réception des événements réels sont réservées aux forfaits Standard (19 € TTC par mois, 100 enveloppes, 10 utilisateurs) et supérieurs. Les forfaits Gratuit et Personnel peuvent créer une clé de test et s'abonner aux événements, mais ils ne reçoivent que les événements des enveloppes de bac à sable : le flux s'affiche comme actif et ne se déclenche jamais sur une vraie signature. Aucune erreur ne le signale, c'est le silence qui est le symptôme. Consultez les tarifs Certyneo pour le détail.

Côté Microsoft, la documentation officielle est nette : les licences incluses dans Microsoft 365 permettent de créer des flux avec les connecteurs standard seulement ; les connecteurs premium et personnalisés n'y sont « pas inclus ». Le connecteur Certyneo étant un connecteur personnalisé, chaque personne qui crée ou possède un flux doit disposer d'une licence Power Automate Premium, ou le flux doit recevoir une licence Process. Un essai gratuit de 90 jours de Power Automate donne les mêmes droits que Premium pour tester.

Pour une équipe de trois personnes qui construisent des flux, le budget mensuel est donc de 19 € TTC chez Certyneo et de 39 € HT chez Microsoft. Si un seul flux sert toute l'entreprise, la licence Process évite de licencier chaque utilisateur. Une fois certifié, le connecteur Certyneo sera classé premium : la licence nécessaire ne changera pas.

Signature électronique SharePoint : envoyer un fichier et classer le PDF signé

C'est le scénario le plus demandé, et il se construit en deux flux, jamais un seul : une signature arrive dans une heure ou dans dix jours, et aucun flux ne peut attendre aussi longtemps. Le premier envoie, le second classe le résultat quand Certyneo annonce que l'enveloppe est terminée.

Flux 1 : un fichier déposé dans SharePoint part en signature

Préparez la bibliothèque avec trois colonnes : EmailSignataire (texte, l'adresse du signataire), IdEnveloppe (texte, remplie par le flux) et StatutSignature (choix : À envoyer, Envoyée, Signée, Échec). Tous vos documents doivent contenir une même phrase d'ancrage, par exemple « Signature du client » : c'est à côté d'elle que le champ de signature sera posé.

1. Déclencheur SharePoint « Quand un fichier est créé (propriétés uniquement) » : seule cette variante expose vos colonnes personnalisées.
2. SharePoint « Obtenir le contenu du fichier ».
3. Condition : fichier de moins de 50 Mo et EmailSignataire renseigné. Sinon, StatutSignature passe à Échec et le déposant reçoit un e-mail.
4. Certyneo Upload document avec le contenu du fichier. Un Word, un ODT ou une image est converti en PDF.
5. Délai de 30 secondes, le temps de l'analyse antivirus du fichier téléversé.
6. Certyneo Create envelope : le document téléversé, le signataire (rôle SIGNER) et un champ SIGNATURE placé par texte d'ancrage, sans calculer de coordonnées. Laissez « Modèle » et « Numéro de document » vides.
7. SharePoint « Mettre à jour les propriétés » : IdEnveloppe et StatutSignature = Envoyée.
8. Certyneo Send envelope, dans une boucle « Jusqu'à » bornée à 5 tours espacés de 60 secondes ; en cas d'échec définitif, statut Échec et e-mail d'alerte avec le code d'erreur.

Flux 2 : classer le PDF signé et sa piste d'audit dans SharePoint

1. Déclencheur Certyneo « When an envelope event occurs » sur l'événement envelope.completed et lui seul : recipient.signed part avant que le PDF final soit scellé.
2. Certyneo Download signed document, puis Download audit trail, en deux actions indépendantes.
3. SharePoint « Créer un fichier » deux fois : le PDF signé dans /Signés, la piste d'audit dans /Signés/Preuves. Ce dossier doit être distinct de la bibliothèque surveillée par le flux 1, sinon le dépôt relance un envoi.
4. Facultatif : retrouver la ligne d'origine par IdEnveloppe et passer StatutSignature à Signée.
5. Gestion d'échec : une réponse 410 (document purgé au titre de la rétention) arrête tout de suite ; une réponse 409 est réessayée trois fois à 5 minutes d'intervalle, puis un humain est prévenu.

Signature électronique Teams et Outlook : alertes de refus et d'expiration

Teams : annoncer un refus de signature dans un canal

Un refus arrive par e-mail à l'émetteur, et personne d'autre ne le voit. Ce flux le porte là où l'équipe travaille.

1. Déclencheur Certyneo sur envelope.declined ; ajoutez envelope.voided et envelope.returned_to_sender pour couvrir toutes les signatures qui ne se font pas.
2. Certyneo Get envelope : l'événement ne porte pas l'objet de l'enveloppe, cette action récupère l'objet, le statut et la liste des destinataires.
3. Filtrer un tableau sur les destinataires dont le statut vaut DECLINED.
4. Teams « Publier un message dans un canal » : objet, statut, personne qui a refusé, heure, et lien vers l'enveloppe dans le tableau de bord Certyneo.

Le motif saisi par le signataire circule bien dans l'événement, mais il n'apparaît pas dans le sélecteur de contenu dynamique : il faut une expression écrite à la main pour l'afficher. La reprise d'une enveloppe refusée se fait dans le tableau de bord, pas depuis un flux.

Outlook : prévenir l'émetteur quand une demande de signature expire

Précision importante : le scénario prévu alerte au moment de l'expiration, pas avant. Pour éviter qu'une demande expire, Certyneo relance déjà automatiquement les signataires qui n'ont pas signé (tous les 3 jours par défaut). Le flux d'expiration, lui, dit à l'émetteur qui n'a jamais signé.

1. Vos enveloppes doivent porter une date d'expiration : sans elle, l'événement n'est jamais émis et le flux reste muet.
2. Déclencheur Certyneo sur envelope.expired. Il est émis par le processus d'expiration, donc la nuit ou le week-end si la date y tombe.
3. Certyneo Get envelope, puis Filtrer un tableau sur les destinataires dont la date de signature est vide.
4. Outlook 365 « Envoyer un e-mail (V2) » à l'émetteur : objet de l'enveloppe, date d'expiration, liste des non-signataires et lien vers le tableau de bord. Une enveloppe expirée ne se rouvre pas : on en crée une nouvelle.

Envoyer en signature la pièce jointe d'un e-mail Outlook est aussi possible, sur le modèle du flux SharePoint (déclencheur « Quand un nouvel e-mail arrive », puis Upload document, Create envelope avec texte d'ancrage, Send envelope). Ce scénario n'a pas de fiche dédiée : vous le montez vous-même.

Microsoft Forms et Excel : envoyer un modèle, tenir un journal des signatures

Forms : une réponse de formulaire déclenche l'envoi d'un modèle

C'est la voie la plus robuste : le document est un modèle d'enveloppe déjà préparé dans Certyneo, avec ses champs posés ; le formulaire ne fournit que le nom et l'adresse du signataire. Promesse d'embauche, mandat, décharge avant un événement : le document ne change pas, seul le signataire change. Les modèles d'enveloppe sont inclus dès le forfait Standard.

1. Déclencheur Forms « Quand une nouvelle réponse est envoyée », puis « Obtenir les détails de la réponse ».
2. Certyneo Create envelope : choisissez votre modèle dans la liste déroulante (vous voyez son nom, pas un identifiant), laissez Documents et Champs vides, renseignez l'adresse et le nom tirés de la réponse. Dans les options avancées, fixez « Expire le » à addDays(utcNow(), 14).
3. Certyneo Send envelope : pas de délai nécessaire, aucun fichier n'a été téléversé.
4. Facultatif : un e-mail Outlook au répondant pour le prévenir que l'invitation va arriver.

Un modèle à deux signataires (le salarié et l'employeur) exige deux destinataires dans le flux, sinon la création est refusée. Le répondant ne peut pas être le titulaire du compte Certyneo.

Excel et OneDrive : un journal des signatures qui se remplit seul

1. Dans un classeur OneDrive, créez un tableau nommé (Insertion → Tableau) avec les colonnes Enveloppe, Objet, Statut, TerminéeLe et Fichier : le connecteur Excel n'écrit jamais dans une plage libre.
2. Déclencheur Certyneo sur envelope.completed.
3. Excel Online « Ajouter une ligne dans un tableau » avant le téléchargement, pour garder la trace même si le PDF est indisponible.
4. Certyneo Download signed document, puis OneDrive « Créer un fichier » dans /Signatures/<année>/.
5. Facultatif : mettre à jour la colonne Fichier avec le chemin OneDrive pour rendre le journal cliquable.

Signature électronique Word et Office 365 : faire signer un .docx

Sans complément Word, la démarche est directe : vous importez le fichier .docx dans l'assistant d'envoi de Certyneo, qui le convertit en PDF, puis vous placez les champs de signature et ajoutez les signataires. Le signataire reçoit un lien par e-mail et signe sans compte ni logiciel, sur ordinateur ou mobile. Le même fichier Word déposé dans SharePoint passe aussi par le flux décrit plus haut ; dans ce cas, la phrase d'ancrage est cherchée dans le PDF converti.

La « ligne de signature » intégrée à Word n'est pas une signature électronique au sens où l'entendent les plateformes : pas d'authentification du signataire, pas de dossier de preuve horodaté. Notre guide pour signer un document Word détaille les deux méthodes, et le guide Excel couvre le cas des classeurs.

Le niveau de signature se choisit à l'envoi, comme pour tout document : signature simple par lien e-mail, signature électronique avancée avec code SMS et clé personnelle du signataire dès le forfait Personnel, ou signature qualifiée à 9,90 € TTC par signature avec un abonnement, pour les actes qui exigent l'équivalent de la signature manuscrite.

Certyneo, DocuSign ou Adobe Acrobat Sign pour Microsoft 365 : comparatif

DocuSign et Adobe Acrobat Sign sont plus profondément intégrés à Microsoft 365 que Certyneo, et il serait malhonnête de le taire. Tous deux publient des compléments pour Outlook et Word, une application Teams et une intégration SharePoint ; leurs connecteurs Power Automate sont certifiés et classés Standard, donc utilisables avec la licence incluse dans Microsoft 365. Voici l'état relevé sur leurs pages officielles et sur la documentation Microsoft.

Ce que Certyneo apporte en face : un forfait sans engagement qui inclut l'API et les webhooks dès 19 € TTC par mois, un hébergement dans l'Union européenne, et des scénarios documentés avec leurs cas d'échec. Si vos équipes veulent signer sans quitter Outlook ou Word, DocuSign ou Adobe répondent mieux à ce besoin précis. Si vous automatisez un circuit documentaire (bibliothèque SharePoint, formulaire, journal), Power Automate couvre le besoin, à condition d'avoir la licence Premium. Pour aller plus loin, voir notre page alternative à DocuSign et notre page alternative à Adobe Sign.

Limites actuelles de l'intégration Microsoft 365

Mieux vaut les connaître avant de construire un flux que les découvrir en production.

• Pas de complément natif Outlook, Word, Teams ou SharePoint : tout passe par Power Automate ou par l'interface web de Certyneo.
• Pas encore dans la galerie de modèles Microsoft : un modèle de galerie exige un connecteur certifié. Les six scénarios de cette page se montent à la main dans le concepteur, en une dizaine de minutes chacun.
• Pas d'annulation d'une enveloppe envoyée depuis un flux : l'action de suppression ne concerne que les brouillons. L'annulation se fait dans le tableau de bord.
• Pas d'action de relance dans le connecteur : les relances automatiques de Certyneo s'en chargent.
• Langue du parcours de signature : une enveloppe créée par un flux suit la langue du compte émetteur, pas celle du signataire.
• Une enveloppe QES peut être terminée sans PDF téléchargeable par le connecteur : d'où le plafond de trois essais dans les flux de classement.

Si Power Automate ne vous convient pas, les mêmes événements alimentent aussi l'intégration Zapier, l'intégration Make ou votre propre code via l'API de signature électronique et les webhooks.

Questions fréquentes