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FICHE PRATIQUE · SIGNATURE ET PREUVE · CACHET ET HORODATAGE

Cachet électronique et horodatage : à quoi ils servent, ce qu'ils prouvent

Le cachet électronique est l'outil des personnes morales : il garantit qu'un document vient de votre structure et n'a pas été modifié. L'horodatage électronique prouve qu'un document existait à une date donnée. Cette fiche, à jour de septembre 2026, explique leur valeur juridique, leurs usages et la façon de les vérifier.

À qui s'adresse cette fiche ?

Dirigeants de TPE et d'associations, secrétaires de mairie, agents des collectivités, et les conseillers numériques qui les accompagnent.

Télécharger le PDF (4 pages)Gratuit · Licence Ouverte Etalab 2.0 · Version du 20 septembre 2026

1. Signature ou cachet : deux outils, deux rôles

  • Signature électronique : elle est créée par une personne physique (règlement eIDAS n° 910/2014, article 3). Elle identifie son auteur et manifeste son consentement (article 1367 du code civil).
  • Cachet électronique : il est créé par une personne morale : entreprise, association, collectivité. Il garantit l'origine et l'intégrité d'un document, pas l'accord d'une personne.
  • Ce que le cachet ne remplace pas : un contrat, un devis accepté ou un mandat se signent. C'est le représentant légal, ou une personne habilitée, qui signe au nom de la structure.
  • Passerelle prévue par eIDAS : quand un cachet qualifié est exigé d'une personne morale, la signature qualifiée de son représentant autorisé devrait aussi être acceptée (considérant 58).

2. Cachet simple, avancé, qualifié : quels effets juridiques

  • Cachet simple : il ne peut pas être écarté comme preuve au seul motif qu'il est électronique ou non qualifié (article 35). Mais c'est à vous d'en démontrer la fiabilité.
  • Cachet avancé : il est lié à son créateur, permet de l'identifier et rend détectable toute modification ultérieure (article 36).
  • Cachet qualifié : créé avec un dispositif qualifié et fondé sur un certificat qualifié, il bénéficie d'une présomption d'intégrité des données et d'exactitude de leur origine (article 35).
  • Choisir le niveau : l'ANSSI distingue un quatrième niveau, le cachet avancé reposant sur un certificat qualifié. Elle conseille une analyse de risque : probabilité d'un litige, gravité, obligations réglementaires.

3. Horodatage électronique : prouver une date

  • Définition : l'horodatage associe des données à un instant précis et prouve qu'elles existaient à cet instant (article 3). Il ne dit rien de l'auteur du document.
  • Horodatage simple : il est recevable en justice, mais sans présomption (article 41).
  • Horodatage qualifié : il bénéficie d'une présomption d'exactitude de la date et de l'heure, et d'intégrité des données (article 41). Il repose sur une horloge exacte liée au temps universel coordonné (UTC) et porte la signature ou le cachet avancé d'un prestataire qualifié (article 42).
  • Preuve d'antériorité : horodater un fichier permet de prouver qu'une création, un rapport ou un dépôt existait à une date. L'INPI propose aussi l'e-Soleau : 15 € jusqu'à 50 Mo, par période de 5 ans. Elle ne crée pas de droit de propriété intellectuelle.

4. Usages concrets : factures, paie, attestations, décisions publiques

  • Factures électroniques : le cachet qualifié est l'un des quatre moyens admis pour garantir l'authenticité de l'origine et l'intégrité d'une facture (article 289, VII du CGI ; décret n° 2023-377). Cet article sera recodifié au 1er janvier 2027 : vérifiez alors la référence.
  • Bulletins de paie : le bulletin électronique doit être remis dans des conditions garantissant l'intégrité, la disponibilité et la confidentialité des données (article L3243-2 du code du travail). La loi n'impose pas de cachet : c'est un moyen de démontrer l'intégrité.
  • Attestations et diplômes : un cachet permet de délivrer des attestations dont chacun peut contrôler l'origine. Pour les diplômes de l'Éducation nationale, diplome.gouv.fr délivre des attestations numériques certifiées, vérifiables avec une clé de contrôle.
  • Collectivités et administrations : toute décision comporte la signature de son auteur (article L212-1 du CRPA). Électronique, elle doit respecter le référentiel général de sécurité, ou RGS (article L212-3 ; ordonnance n° 2005-1516). Le cachet ne remplace pas cette signature.

5. Trouver un prestataire qualifié et vérifier un PDF

  • Liste de confiance : l'ANSSI publie la liste nationale des prestataires qualifiés contrôlés par la France. Le tableau de bord eIDAS de la Commission européenne réunit les listes de tous les États membres.
  • Statut à contrôler : cherchez le prestataire, puis le service exact (certificat de cachet, horodatage). La liste indique le statut qualifié et son historique.
  • Dans le PDF : ouvrez le panneau des signatures de votre lecteur PDF. Il affiche l'organisme titulaire du certificat, la date, et signale si le document a été modifié depuis.
  • Validateur européen : la Commission propose une application de démonstration (DSS) qui analyse un fichier cacheté. Vos fichiers lui sont transmis, sans valeur officielle : évitez les documents sensibles.
  • Reconnaissance européenne : un cachet ou un horodatage qualifié délivré dans un État membre est reconnu dans tous les autres (article 24 bis).

6. eIDAS 2 : ce que change le règlement (UE) 2024/1183

  • En vigueur depuis le 20 mai 2024 : le règlement (UE) 2024/1183 ne touche pas aux présomptions des articles 35 et 41.
  • Cachet à distance : la gestion à distance d'un dispositif de création de cachet qualifié devient un service de confiance qualifié (article 39 bis). Cela vise les cachets apposés depuis le serveur d'un prestataire.
  • Nouveaux services : l'archivage électronique qualifié donne une présomption d'intégrité et d'origine pendant la préservation (article 45 decies). Le registre électronique qualifié donne une présomption d'ordre chronologique et d'intégrité (article 45 duodecies).

Liste de contrôle

  • J'ai vérifié si mon document exige un consentement : si oui, il faut une signature, pas un cachet.
  • J'ai choisi le niveau du cachet selon le risque de litige et les textes applicables.
  • J'ai contrôlé le statut qualifié du prestataire sur la liste de confiance de l'ANSSI ou le tableau de bord eIDAS.
  • J'ai ouvert le panneau des signatures du PDF pour contrôler l'origine, la date et l'intégrité.
  • Je conserve les documents cachetés ou horodatés dans leur format d'origine, avec leurs certificats.
  • Je vérifierai la référence à jour des textes fiscaux au 1er janvier 2027.

Sources et pour aller plus loin

Fiche rédigée par l'équipe Certyneo, éditeur français de signature électronique. Document informatif : Légifrance et service-public.gouv.fr font foi. Réutilisation libre sous Licence Ouverte Etalab 2.0, à condition de citer la source. Une erreur ? contact@certyneo.com

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