Modèle de convention de véhicule de fonction gratuit

Présentation

La convention de véhicule de fonction formalise la mise à disposition d'un véhicule par l'employeur à un salarié, avec autorisation d'usage à titre privé (en dehors du temps et des déplacements professionnels). Cette autorisation d'usage personnel est l'élément qui distingue juridiquement le véhicule de fonction du véhicule de service : ce dernier n'est mis à disposition que pour les besoins de l'activité professionnelle et doit en principe être restitué ou stationné sur le lieu de travail en dehors des heures de service, sans usage privé autorisé. Confondre les deux régimes dans un document contractuel expose l'employeur à un risque de redressement URSSAF, l'administration pouvant requalifier un usage privé de fait en avantage en nature non déclaré. Le véhicule de fonction constitue en effet un avantage en nature au sens du droit de la sécurité sociale : sa valeur est réintégrée dans l'assiette des cotisations sociales et soumise à l'impôt sur le revenu au titre des traitements et salaires, qu'il soit évalué selon un forfait annuel (pourcentage du coût d'achat ou de la valeur locative annuelle du véhicule) ou selon les dépenses réellement engagées par l'employeur, conformément au barème publié par l'URSSAF. Ce forfait est distinct pour les véhicules électriques et pour les véhicules pris en location, et son montant évolue chaque année selon la réglementation en vigueur — il appartient à l'employeur de retenir le barème applicable à la date d'octroi. Quand l'utiliser : pour formaliser la mise à disposition d'un véhicule de fonction à un salarié, avec usage professionnel et privé autorisé, en complément ou en substitution d'une clause du contrat de travail. Parties : l'entreprise (ci-après « l'Employeur ») et le salarié bénéficiaire (ci-après « le Bénéficiaire »). Clauses essentielles : la désignation précise du véhicule (marque, modèle, immatriculation, valeur d'achat ou valeur locative), l'autorisation expresse d'usage privé et ses éventuelles limites (kilométrage, zone géographique, interdiction de prêt à des tiers), le mode d'évaluation de l'avantage en nature retenu par l'employeur (forfait ou dépenses réelles) et son incidence sur la rémunération nette et les cotisations sociales, la répartition des obligations d'entretien, d'assurance et de prise en charge du carburant entre les usages professionnel et privé, les règles applicables en cas d'infraction au code de la route commise par le salarié (paiement des amendes, obligation de désignation du conducteur en application de l'article L121-6 du Code de la route), et les conditions de restitution du véhicule à la fin du contrat de travail ou en cas de suspension prolongée (arrêt maladie de longue durée, congé sabbatique). Points de vigilance : le retrait du véhicule de fonction en cours de contrat, contrairement au véhicule de service, constitue une modification du contrat de travail qui requiert en principe l'accord du salarié, sauf clause de réversibilité clairement stipulée dès l'origine ; l'avantage en nature doit figurer sur le bulletin de paie du salarié ; en cas de sinistre ou d'infraction commise avec le véhicule pendant un usage privé, la répartition des responsabilités entre l'employeur (en tant que titulaire de la carte grise) et le salarié (en tant que conducteur) doit être clairement anticipée par la convention. Erreurs à éviter : ne pas mentionner l'usage privé autorisé alors qu'il est effectivement toléré, ce qui prive l'employeur de toute base contractuelle pour justifier l'évaluation de l'avantage en nature en cas de contrôle URSSAF ; omettre l'obligation de désignation du conducteur en cas d'infraction relevée par un radar automatique, l'employeur restant responsable pécuniairement de l'amende s'il ne dénonce pas le salarié conducteur ; confondre ce modèle avec celui du véhicule de service, qui ne comporte pas d'usage privé autorisé et n'est donc pas un avantage en nature.