Entreprise
Elektronisk signatur för HR: guiden
Kontrakt, ändringar, anställningslöften, företagsavtal: hur HR industrialiserar elektroniska signaturer.
7 min
Human Resources
Elektronisk signering för HR och personalavdelningar
Digitalisera anställningsavtal, tilläggsavtal, anställningslöften, uppsägningar och kollektivavtal. Certyneo integreras med ditt HR-system (Lucca, PayFit, Workday) och garanterar efterlevnad av artikel L1221-1 i den franska arbetslagen, eIDAS-förordningen och GDPR. 10 års arkivering ingår, automatiskt granskningsspår.
HR-användningsfall
Alla signaturer i en medarbetares livscykel, från anställningslöfte till överenskommelse om uppsägning, kan digitaliseras med Certyneo. Här är de sju vanligaste fallen bland våra HR-kunder.
Anställningsavtal (tillsvidare, visstid)
Tillsvidareanställning, visstidsanställning, lärlingsavtal eller yrkesutbildningsavtal: skicka avtalet som arbetsgivaren signerat till kandidaten, som signerar på 2 minuter från sin telefon. Följer artikel L1221-1 i den franska arbetslagen.
Tilläggsavtal
Byte av tjänst, löneförhöjning, övergång till deltid, distansarbete: digitalisera hela cykeln av tilläggsavtal med signatur från medarbetaren och arbetsgivaren i serie.
Anställningslöfte
Säkra anställningslöftet juridiskt (ensidigt eller ömsesidigt) före avtalsskrivning. Den avancerade elektroniska signaturen (AES) gör det möjligt att formellt identifiera kandidaten.
Överenskommelse om uppsägning
Överenskommelse om uppsägning signerad på distans av båda parter, med 15 dagars ångerfrist respekterad och automatiskt granskningsspår för inlämning till Dreets.
Kollektivavtal
Kollektivavtal signerade av representativa fackföreningar: skicka ut, samla in signaturer parallellt eller i serie och arkivera i 10 år.
NDA & sekretessåtagande
Sekretessavtal för nyanställda, praktikanter, konsulter. Gratis mall tillgänglig i vårt bibliotek.
Praktikavtal
Trepartsavtal (företag, utbildningsanstalt, praktikant): konfigurerbar signeringsordning, automatiska påminnelser, DUE integrerad i slutet av cykeln.
Varför Certyneo för HR
Sex konkreta skäl till att HR-avdelningar väljer Certyneo för sina elektroniska signaturer.
Onboarding på 24 timmar
Mellan anställningserbjudandet och avtalets underskrift räknar du med några timmar snarare än flera dagars postgång. Kandidaten signerar från sin telefon, utan skrivare.
Efterlevnad av arbetslagen
Elektronisk signering av ett anställningsavtal har erkänts sedan franska kassationsdomstolens dom den 7 oktober 2015. Våra avancerade signaturer (AES) följer eIDAS och artikel 1367 i den franska civillagen (Code civil).
10 års arkivering ingår
Alla HR-avtal arkiveras i 10 år med tidsstämplat granskningsspår integrerat i PDF:en. Tiden motsvarar skyldigheterna att bevara sociala dokument (DSN, AT/MP).
Arbetsflöden med flera undertecknare
Arbetsgivare, HR, chef, medarbetare: konfigurera signeringsordningen i serie eller parallellt. Automatiska påminnelser på dag+1, dag+3, dag+7, konfigurerbara per utskick.
Återanvändbara mallar
Skapa dina avtalsmallar (tillsvidare, visstid, praktik) med dynamiska fält (namn, lön, datum) och generera dokument i stor skala från ditt HR-systemexport.
Omsorgsfull kandidatupplevelse
Signeringsflöde på svenska, tillgängligt enligt WCAG AA, nyktra e-postmeddelanden utan påträngande spårning. Arbetsgivarvarumärket respekteras.
HR-systemintegrationer
Certyneo kopplas till ditt HR-system via REST-API, webhooks och Zapier/Make-konnektorer. De tre mest efterfrågade integrationerna bland våra HR-kunder listas nedan — fler finns tillgängliga på begäran.
Lucca
Ledande franskt HR-system för små och medelstora företag: exportera dina avtal via Lucca-API och starta sedan utskicket från Certyneo, eller använd vår Zapier-konnektor.
PayFit
Lönehantering och onboarding: synkronisering via vårt REST-API för att skicka signerade avtal direkt till medarbetarens profil.
Workday
HR-system för stora företag: integration via Make eller Zapier för komplexa onboarding-arbetsflöden (flera signaturer, hierarkiska godkännanden).
Behöver du en skräddarsydd integration? Kontakta vårt team — Certyneos API är publikt dokumenterat på vår API-dokumentation.
Efterlevnad av arbetslagen, eIDAS och GDPR
Digitaliseringen av HR-dokument regleras av flera lagtexter. Certyneo täcker hela det juridiska ramverket, franskt och europeiskt.
Arbetslagen — artikel L1221-1
Anställningsavtalet ingås i de former som parterna beslutar att anta. Elektronisk signering är därför fullt tillåten, förutsatt att den garanterar undertecknarens identifiering och dokumentets integritet — något som avancerad signatur (AES) säkerställer.
Civillagen — artikel 1367
Generellt erkännande av elektronisk signatur som likvärdig med handskriven signatur, förutsatt att den använder en tillförlitlig identifieringsprocess som garanterar dess koppling till handlingen.
eIDAS-förordningen (EU) nr 910/2014
Certyneos HR-signaturer bygger på den avancerade nivån (AES): unik koppling till undertecknaren, identifiering via dubbel OTP (e-post + SMS), detektering av alla efterföljande ändringar i dokumentet.
GDPR & arkivering enligt sociallagstiftningen
Lagringstider anpassade till sociala skyldigheter: 5 år (avtal) eller 10 år (DUE, AT/MP, personalregister). Standard-DPA tillgänglig vid registrering, uppdaterat register över behandlingar.
Vanliga frågor från HR-team
Är elektronisk signering av anställningsavtal laglig i Frankrike?
Ja, utan begränsning. Artikel L1221-1 i den franska arbetslagen ger parterna frihet att välja avtalets form. Kassationsdomstolen har bekräftat att elektronisk signering är giltig för anställningsavtal (Cass. soc., 7 oktober 2015). Avancerad signatur (AES) rekommenderas för att garantera stark identifiering av medarbetaren.
Vilken signaturnivå ska jag välja för ett anställningsavtal?
Avancerad signatur (AES) är den rekommenderade standarden. Den innehåller identifiering av undertecknaren (OTP via SMS + e-post), en unik koppling till det signerade dokumentet och detektering av alla efterföljande ändringar. Enkel signatur räcker för interna dokument utan avtalsmässig betydelse (tjänstemeddelanden, mottagningsbevis).
Hur hanterar man ångerfristen för en överenskommelse om uppsägning?
Certyneo tidsstämplar exakt när avtalet signeras av båda parter. Den 15 kalenderdagars ångerfristen börjar löpa från det datumet och du kan exportera det tidsstämplade beviset för inlämning till Dreets. Ingen manuell hantering krävs.
Kan Certyneo integreras med vårt HR-system (Lucca, PayFit, Workday)?
Ja. Certyneo erbjuder ett komplett REST-API, en webhook för varje händelse (kuvert signerat, avslaget, utgånget) samt Zapier- och Make-konnektorer som täcker mer än 4 000 tredjepartsapplikationer, inklusive de stora HR-systemen. Vårt integrationsteam kan hjälpa dig med en skräddarsydd implementation.
Hur länge sparas signerade avtal?
Våra planer innehåller 10 års arkivering som standard, vilket motsvarar de strängaste lagringsskyldigheterna inom sociallagstiftningen (personalregister, AT/MP-dokument). Avtalen kan laddas ner när som helst från din kontrollpanel, med granskningsspår integrerat i PDF:en.
Måste kandidaterna skapa ett Certyneo-konto för att signera?
Nej. Undertecknaren tar emot en säker länk via e-post och signerar direkt från sin webbläsare, utan installation eller kontoskapande. För avancerade signaturer anger hen en OTP-kod som skickas via SMS för att bekräfta sin identitet.
Är elektronisk signering juridiskt giltig vid en arbetsrättslig tvist?
Ja. Den avancerade signaturens bevisvärde erkänns av fransk och europeisk rättspraxis. Vid tvist lägger du fram den signerade PDF:en tillsammans med granskningsspåret (tidsstämpling, IP, grov geolokalisering, OTP-validering), vilket utgör ett starkt bevisunderlag för arbetsdomstolen.
Kan man signera flera avtal i stor skala från ett HR-systemexport?
Ja. Mallfunktionen gör det möjligt att skapa en avtalsmall med dynamiska fält (namn, lön, befattning, anställningsdatum). Du importerar sedan en CSV från ditt HR-system och Certyneo genererar och skickar alla kuvert i batch på några sekunder.