Entreprise
Elektronisk signatur för HR: guiden
Kontrakt, ändringar, anställningslöften, företagsavtal: hur HR industrialiserar elektroniska signaturer.
7 min
Personalresurser
Elektronisk signering för HR och personalavdelningar
Digitalisera arbetskontrakt, tillägg, anställningsofferter, slutlikvider och företagsöverenskommelser. Certyneo är kompatibelt med ditt SIRH (Lucca, PayFit, Workday, Cegid…) via Zapier, Make eller webhooks och garanterar överensstämmelse med artikel L1221-1 i arbetskodexen, eIDAS-förordningen och GDPR. Arkivering i 10 år ingår, automatiskt granskningsspår.
Vilka är HR-användningsfallen för elektronisk signatur?
Alla signaturer i en medarbetares livscykel, från anställningslöfte till överenskommelse om uppsägning, kan digitaliseras med Certyneo. Här är de sju vanligaste fallen bland våra HR-kunder.
Anställningsavtal (tillsvidare, visstid)
Tillsvidareanställning, visstidsanställning, lärlingsavtal eller yrkesutbildningsavtal: skicka avtalet som arbetsgivaren signerat till kandidaten, som signerar på 2 minuter från sin telefon. Följer artikel L1221-1 i den franska arbetslagen.
Tilläggsavtal
Byte av tjänst, löneförhöjning, övergång till deltid, distansarbete: digitalisera hela cykeln av tilläggsavtal med signatur från medarbetaren och arbetsgivaren i serie.
Anställningslöfte
Säkra anställningslöftet juridiskt (ensidigt eller ömsesidigt) före avtalsskrivning. Den avancerade elektroniska signaturen (AES) gör det möjligt att formellt identifiera kandidaten.
Överenskommelse om uppsägning
Kallelse, samtalsprotokoll och detaljerat avtal signerade på distans, med ett tidsstämplat granskningsspår. TéléRC-blanketten undertecknas fortfarande för hand.
Kollektivavtal
Kollektivavtal signerade av representativa fackföreningar: skicka ut, samla in signaturer parallellt eller i serie och arkivera i 10 år.
NDA & sekretessåtagande
Sekretessavtal för nyanställda, praktikanter, konsulter. Gratis mall tillgänglig i vårt bibliotek.
Praktikavtal
Trepartsavtal (företag, utbildningsanstalt, praktikant): konfigurerbar signeringsordning, automatiska påminnelser, DUE integrerad i slutet av cykeln.
Varför välja Certyneo för HR-team?
Sex konkreta skäl till att HR-avdelningar väljer Certyneo för sina elektroniska signaturer.
Onboarding på 24 timmar
Mellan anställningserbjudandet och avtalets underskrift räknar du med några timmar snarare än flera dagars postgång. Kandidaten signerar från sin telefon, utan skrivare.
Efterlevnad av arbetslagen
Elektronisk signering av ett anställningsavtal erkänns genom artiklarna 1366 och 1367 i den franska civillagen (Code civil), som ger elektronisk skrift samma beviskraft som skrift på papper. Våra avancerade signaturer (AES) följer eIDAS och artikel 1367 i den franska civillagen (Code civil).
10 års arkivering ingår
Alla HR-avtal arkiveras i 10 år med tidsstämplat granskningsspår integrerat i PDF:en. Tiden motsvarar skyldigheterna att bevara sociala dokument (DSN, AT/MP).
Arbetsflöden med flera undertecknare
Arbetsgivare, HR, chef, anställd: konfigurera signeringsordningen i serie eller parallellt. Automatiska påminnelser via e-post med det intervall du väljer för varje försändelse (standard var tredje dag).
Återanvändbara mallar
Skapa dina avtalsmallar (tillsvidare, visstid, praktik) med dynamiska fält (namn, lön, datum) och generera dokument i stor skala från ditt HR-systemexport.
Omsorgsfull kandidatupplevelse
Signeringsflöde på svenska, tillgängligt enligt WCAG AA, nyktra e-postmeddelanden utan påträngande spårning. Arbetsgivarvarumärket respekteras.
Vilka SIRH-integrationer är tillgängliga?
Certyneo ansluter sig till din HRMS på två sätt. Lucca har en inbyggd anslutning, skrivskyddad: dina anställda föreslås som undertecknare och deras data förifylls i dina mallar. För andra HRMS-system täcker REST API, webhooks och Zapier/Make-anslutningar scenarierna nedan. En inbyggd anslutning för din HRMS? Kontakta oss för att diskutera ett partnerskap.
Lucca, PayFit, Cegid
Vanliga franska HRMS-system på SME-marknaden. Lucca har en inbyggd Certyneo-anslutning, skrivskyddad: dina anställda visas i förslag för undertecknare och deras data förifylls i dina mallar. För PayFit, Cegid och andra ansluter du Certyneo via Zapier eller Make (utlösare "undertecknad kuvert" och "skickat dokument"), eller via vår REST API för en anpassad pipeline.
Workday, SAP SuccessFactors
SIRH för storföretag: integration via Make eller Zapier för komplexa arbetsflöden för introduktion (flera signaturer, hierarkiska godkännanden). För en inbyggd anslutning kan vårt integrationsteam utreda ett partnerskap enligt din volym.
Andra SIRH & HR-verktyg
HRIS, ATS och löneverktyg (BambooHR, HubSpot, Personio, etc.): gå via våra realtidswebhooks och Zapier/Make-anslutningar, som täcker majoriteten av tredjepartsapplikationer. REST API dokumenterad på /docs.
En inbyggd anslutning finns nu för Lucca: utforska Lucca-integreringen. Den föreslår dina anställda som undertecknare och förifyller dina mallar, skrivskyddad.
Behöver du en skräddarsydd integration? Kontakta vårt team — Certyneos API är publikt dokumenterat på vår API-dokumentation.
Hur respekterar man arbetskodexen, eIDAS och GDPR?
Digitaliseringen av HR-dokument regleras av flera lagtexter. Certyneo täcker hela det juridiska ramverket, franskt och europeiskt.
Arbetslagen — artikel L1221-1
Anställningsavtalet ingås i de former som parterna beslutar att anta. Elektronisk signering är därför fullt tillåten, förutsatt att den garanterar undertecknarens identifiering och dokumentets integritet — något som avancerad signatur (AES) säkerställer.
Civillagen — artikel 1367
Generellt erkännande av elektronisk signatur som likvärdig med handskriven signatur, förutsatt att den använder en tillförlitlig identifieringsprocess som garanterar dess koppling till handlingen.
eIDAS-förordningen (EU) nr 910/2014
Certyneos HR-signaturer bygger på den avancerade nivån (AES): unik koppling till undertecknaren, identifiering med en OTP-kod som skickas via SMS, upptäckt av varje senare ändring av dokumentet.
GDPR & arkivering enligt sociallagstiftningen
Lagringstider anpassade till sociala skyldigheter: 5 år (avtal) eller 10 år (DUE, AT/MP, personalregister). Standard-DPA tillgänglig vid registrering, uppdaterat register över behandlingar.
Guide till elektronisk signering·eIDAS-guide·Certyneo säkerhet·Gratis avtalsmallar·Guide för e-signatur inom HR·Certyneo mot DocuSign·Gemensam uppsägning (rupture conventionnelle): vad som kan signeras online·Skapa ett onlinearbetskontrakt·Skapa ett CDI-avtal på nätet·Skriv under ett anställningsförsäkringsavtal på nätet·Sätt att skriva under på lönebrev på nätet·Skapa ett ESF-mandat online·Skapa ett teletjänstkontrakt på nätet·Masssenda löneavdrag
Vanliga frågor från HR-team
Är elektronisk signering av anställningsavtal laglig i Frankrike?
Ja, utan begränsning. Artikel L1221-1 i den franska arbetslagen ger parterna frihet att välja avtalets form. Artikel 1366 i civillagen ger elektronisk skrift samma beviskraft som skrift på papper, och artikel 1367 erkänner den elektroniska signatur som identifierar undertecknaren. Avancerad signatur (AES) rekommenderas för att garantera stark identifiering av medarbetaren.
Vilken signaturnivå ska jag välja för ett anställningsavtal?
Avancerad signatur (AES) är den rekommenderade standarden. Den innehåller identifiering av undertecknaren (OTP via SMS + e-post), en unik koppling till det signerade dokumentet och detektering av alla efterföljande ändringar. Enkel signatur räcker för interna dokument utan avtalsmässig betydelse (tjänstemeddelanden, mottagningsbevis).
Hur hanterar man ångerfristen för en överenskommelse om uppsägning?
Ångerfristen på 15 kalenderdagar börjar löpa dagen efter att TéléRC-blanketten undertecknats för hand. Certyneo tidsstämplar de dokument som signeras online kring detta steg (kallelse, samtalsprotokoll): på så sätt bevisar du att samtalet ägde rum före undertecknandet. Ansökan om godkännande skickas via TéléRC när fristen har löpt ut.
Kan man integrera Certyneo med vårt SIRH (Lucca, PayFit, Workday, Cegid…)?
Ja. Lucca har en inbyggd Certyneo-anslutning, skrivskyddad: dina anställda föreslås som undertecknare och deras data förifylls i dina mallar; ingenting skrivs till Lucca. För PayFit, Workday, Cegid och andra finns det ännu ingen inbyggd anslutning: Certyneo exponerar ett komplett REST API, en webhook för varje händelse (kuvert undertecknat, avslaget, utgånget) och Zapier- och Make-anslutningar som täcker över 4000 tredjepartsapplikationer, varav de flesta HRMS-system på marknaden. En inbyggd anslutning för din HRMS? Kontakta vårt integrationsteam för att diskutera ett partnerskap.
Hur länge sparas signerade avtal?
Våra planer innehåller 10 års arkivering som standard, vilket motsvarar de strängaste lagringsskyldigheterna inom sociallagstiftningen (personalregister, AT/MP-dokument). Avtalen kan laddas ner när som helst från din kontrollpanel, med granskningsspår integrerat i PDF:en.
Måste kandidaterna skapa ett Certyneo-konto för att signera?
Nej. Undertecknaren tar emot en säker länk via e-post och signerar direkt från sin webbläsare, utan installation eller kontoskapande. För avancerade signaturer anger hen en OTP-kod som skickas via SMS för att bekräfta sin identitet.
Är elektronisk signering juridiskt giltig vid en arbetsrättslig tvist?
Ja. Den avancerade signaturens bevisvärde erkänns av fransk och europeisk rättspraxis. Vid tvist lägger du fram den signerade PDF:en tillsammans med granskningsspåret (tidsstämpling, IP, grov geolokalisering, OTP-validering), vilket utgör ett starkt bevisunderlag för arbetsdomstolen.
Kan man signera flera avtal i stor skala från ett HR-systemexport?
Ja. Mallfunktionen gör det möjligt att skapa en avtalsmall med dynamiska fält (namn, lön, befattning, anställningsdatum). Du importerar sedan en CSV från ditt HR-system och Certyneo genererar och skickar alla kuvert i batch på några sekunder.