Elektronisk signering för HR: anställningskontrakt och dokument

Vad är den juridiska ramen för elektronisk signering inom arbetsrätten?

Artikel L.1221-1 i den franska arbetsrättslagen tillåter ingåande av anställningskontrakt via elektroniska medel. Nivån på signeringen beror på kontrakttypen: SES eller AES för de flesta permanenta/tillfälliga kontrakt, och förstärkt bevisvärde (AES) rekommenderas för överenskomna uppsägningar och representationsmandathandlingar.

• Permanenta/tillfälliga kontrakt: AES-signering rekommenderad (OTP SMS/e-post)
• Ändring: samma nivå som originalkontrakt
• Överenskommen uppsägning: AES rekommenderad med OTP
• Bemanningskontrakt: kontrollera tillämpliga kollektivavtal

Vilka HR-dokument kan signeras elektroniskt?

Hur ser ett typiskt HR-arbetsflöde ut med elektronisk signering?

1. 1

   Skapa din kontraktmall

   Importera din Word- eller PDF-mall. Definiera fälten som ska fyllas i (namn, befattning, lön) och signeringszonerna.

2. 2

   Fyll i kandidatens information

   Namn, e-post och telefon för den framtida anställde. Certyneo skickar automatiskt autentiserings-OTP:n.

3. 3

   Skicka kontraktet

   Anställda mottar ett e-postmeddelande med en säker länk. De läser och signerar från vilken enhet som helst.

4. 4

   Arkivera automatiskt

   Den signerade PDF:n med granskningsspår arkiveras i 10 år. Kan exporteras när som helst från din instrumentbräda.

Vanliga frågor — Elektronisk signering och HR

Är ett elektroniskt signerat anställningskontrakt giltigt?

Ja. Artikel L.1221-1 i den franska arbetsrättslagen tillåter uttryckligen ingåande av anställningskontrakt via elektroniska medel. Avancerad elektronisk signering (AES) via OTP rekommenderas för sitt bevisvärde.

Vilken eIDAS-signatursnivå för ett permanent kontrakt?

Lagen anger ingen lägsta nivå, men praktiker och jurister rekommenderar AES (Advanced Electronic Signature eIDAS) med OTP SMS för arbetskontrakt. Certyneo inkluderar AES redan i personplanen (9 €/månad).

Måste medarbetaren skapa ett konto för att signera?

Nej. Medarbetaren får en e-postlänk, granskar kontraktet och signerar på några klick, utan att behöva skapa ett konto. Autentiseringen görs via engångskod (OTP) som skickas till e-postadressen eller telefonnumret.

Hur arkiverar jag signerade kontrakt?

Certyneo arkiverar automatiskt varje signerat kontrakt i 10 år med tidsstämpelad granskningslogg. PDF-filerna kan laddas ned när som helst från er instrumentpanel, individuellt eller i stora mängder.

Att gå vidare med HR-e-signaturen