Arkivering av elektroniska fakturor: laglid, skyldigheter och bevisvärde
Hur länge ska man bevara en elektronisk faktura? Vilka regler garanterar dess bevisvärde? Här ges en fullständig överblick över gällande juridiska skyldigheter.
9 min
Advokater & juristfirmor
Elektronisk signering för advokater och juristfirmor
Arvodesavtal, processfullmakt, överenskommelseprotokoll, förlikningsavtal, advokatkonstituering, elektronisk advokathandling: digitalisera hela advokat-klient-relationen och avtal mellan kollegor med förstärkt bevisvärde. Följer CNB:s etiska regler, eIDAS-förordningen och artikel 1366 i den franska civillagen (Code civil).
Vilka är användningsfallen för elektronisk signering vid advokatbyråer?
Alla privaträttsliga handlingar i byråns dagliga verksamhet kan signeras elektroniskt, från det första klientmötet till det slutliga förlikningsavtalet.
Arvodesavtal
Obligatoriskt sedan Macron-lagen (artikel 10 i lagen av den 6 augusti 2015), arvodesavtalet måste signeras av klienten före all tjänsteleverans. Distanssignering på 2 minuter, respekt för skyldigheten om förhandsinformation.
Processfullmakt
Fullmakt genom vilken klienten anförtror advokaten befogenheten att representera hen i rätten. Avancerad elektronisk signering för att formellt identifiera fullmaktsgivaren och spåra fullmaktens omfattning.
Överenskommelseprotokoll & förlikningsavtal
Medlingsprotokoll, uppgörelser i godo, privaträttsliga avtal: flera signaturer koordinerade av respektive advokat, gemensamt granskningsspår arkiverat i 10 år.
Advokatkonstituering
Handling genom vilken en advokat konstituerar sig för en klient i ett förfarande: elektronisk signering för klientens information och arkivering med bevisvärde.
Elektronisk advokathandling
Handling medundertecknad av advokat (artikel 66-3-1 till 66-3-3 i lagen av den 31 december 1971): förstärkt bevisvärde, befrielse från handskriven notering. Certyneo möjliggör elektronisk medunderskrift av advokaten och elektronisk signering av klienten.
Sekretessåtagande & uppdragsbrev
Sekretessåtaganden mellan advokat och klient, uppdragsbrev för tjänster utanför arvodesavtalet, förvaltningsuppdrag för förmögenhet: hela omfattningen av klientrelationen täcks.
Varför välja Certyneo för advokater?
Sex garantier som är specifikt anpassade till advokatyrkets bevis- och etikkrav.
Stark identifiering av undertecknaren
OTP SMS på en separat kanal från signeringslänken, verifiering av dokumentövervakning, RFC 3161-tidsstämpel. Undertecknarens identitet och vilja spåras med en försäkrningsnivå som är förenlig med de högsta beviskraven.
Juridiskt godtagbart granskningsspår
Varje kuvert genererar ett detaljerat signeringscertifikat: tidsstämplingar, IP, grov geolokalisering, SHA-256-fingeravtryck, OTP-identitet, alla integrerade i den signerade PDF:en. Godtas i alla franska och europeiska domstolar.
Sekretess & yrkessekretess
TLS 1.3-kryptering under överföring, AES-256-kryptering i vila, strikt isolering av data per byrå. Standard-DPA tillgänglig, ingen överföring utanför EU, uppfyller advokaters yrkessekretesskrav (artikel 66-5 i lagen av den 31 december 1971).
Arkivering med bevisvärde i 10 år
Tid som följer preskriptionsfristen för civilrättsliga åtgärder och de flesta avtalstvister. Export av hela ärendet med dess granskningsspår när som helst för överföring till en kollega eller domare.
Conform eIDAS — SES, AES och QES
Signaturer som uppfyller förordning (EU) nr 910/2014, med alla tre nivåer tillgängliga: enkel (SES), avancerad (AES) och kvalificerad (QES). QES — juridiskt motsvarande en handskriven underskrift i hela EU — faktureras per handling (14,90 €/signatur) för notariehandlingar, offentlig upphandling och officiella handlingar.
Invändningsbart granskningsspår
Vid bestridande ger Certyneos granskningsspår ett sammanhängande och tidsstämplat bevisunderlag som underlättar påvisandet av informerat samtycke och det signerade dokumentets integritet, i enlighet med artikel 1366 i civillagen.
Hur stärker man bevisvärdets värde för en juridisk handling?
Bevisvärdet för en elektronisk signatur beror på förmågan att inför en domare påvisa två element: säker identifiering av undertecknaren och dokumentets integritet (artikel 1366 i civillagen).
Certyneo utfärdar för varje signatur ett granskningscertifikat integrerat i PDF:en, som samlar alla tekniska bevis:
- Undertecknarens identitet (e-postadress, telefonnummer verifierat med OTP-kod via SMS)
- RFC 3161-tidsstämpel för varje åtgärd (granskning, signering, vägran)
- SHA-256-kryptografiskt fingeravtryck av dokumentet, vilket gör det möjligt att bevisa att det inte har ändrats sedan signering
- IP och grov geolokalisering av undertecknaren vid signeringstillfället
- Detaljerad logg över granskningar, påminnelser och åtgärder på kuvertet
Detta bevisunderlag ryms inom ramen för artiklarna 1366 och 1367 i civillagen och eIDAS-förordningen; kassationsdomstolen har sålunda godtagit en elektronisk signatur vars identifieringsförfarande, intygat av avtalsplattformen, var tillförlitligt (Cass. civ. 1re, 6 april 2016, nr 15-10.732). För handlingar med advokats medunderskrift (elektronisk advokathandling) är bevisvärdet ännu mer förstärkt — klienten är befriad från varje handskriven notering.
Hur respekterar man CNB-reglerna, Civillagstiftningen och eIDAS?
Certyneo passar in i det juridiska och etiska ramverk som gäller för advokatyrket.
CNB-regler (Conseil National des Barreaux)
CNB:s etiska regler (RIN, National Internal Regulation) reglerar bland annat bevarandet av ärenden och sekretessen i utbyten med klienten. Certyneo tillämpar end-to-end-kryptering, strikt isolering per byrå och arkivering med bevisvärde som är förenlig med dessa skyldigheter.
Företag som har en hög kreditvärdighet
Certyneo ersätter inte Réseau Privé Virtuel des Avocats (RPVA), som förblir verktyget för utbyten med domstolar. Certyneos elektroniska signering är kompletterande: den täcker advokat-klient-relationen och avtal mellan kollegor, där RPVA täcker rättsliga handlingar.
Artikel 1366 & 1367 i civillagen
Elektronisk skrift har samma bevisvärde som papperskrift förutsatt att undertecknarens identitet kan fastställas vederbörligen och att dokumentets integritet garanteras. Certyneos avancerade signatur (AES) uppfyller båda dessa krav.
Lagen av den 31 december 1971 — advokathandling
Artiklarna 66-3-1 till 66-3-3 definierar privaträttsliga handlingar som medundertecknas av advokat, vilka har förstärkt bevisvärde. Elektronisk medunderskrift av advokaten godtas förutsatt att den använda processen garanterar identifiering och integritet — vilket Certyneo säkerställer.
Guide till elektronisk signering·Guide för elektronisk signatur inom juridik·eIDAS-guide·Certyneo säkerhet·Gratis avtalsmallar·Signera ett juridiskt dokument online·E-signatur för rättsnotarier (huissiers)·Signera en överlåtelse av affärsverksamhet online·Signera en aktieavtalssamtycke elektroniskt·Signera ett transaktionsprotokoll online·Signera aktiebolagsstatuter online·Signera en delning av aktiebolagsskatter
Vanliga frågor från advokater
Kan en advokats arvodesavtal signeras elektroniskt?
Ja, utan svårighet. Artikel 10 i lagen av den 31 december 1971 ändrad av Macron-lagen kräver att ett skriftligt avtal ingås, men föreskriver ingen särskild form. Certyneos avancerade elektroniska signatur (AES) uppfyller beviskravet fullt ut, med fördelen att exakt tidsstämpla avtalets ingående före tjänstens början.
Vad är en elektronisk advokathandling och stödjer Certyneo det?
Advokathandlingen (artiklarna 66-3-1 till 66-3-3 i lagen av den 31 december 1971) är en privaträttslig handling medundertecknad av en eller flera advokater, med förstärkt bevisvärde och befrielse från handskriven notering. Certyneo låter klienten signera elektroniskt (AES), sedan advokaten medunderteckna elektroniskt — helheten arkiveras med gemensamt granskningsspår.
Vad är skillnaden mellan avancerad signatur (AES) och kvalificerad signatur (QES) för en advokat?
Den avancerade signaturen (AES), som Certyneo tillhandahåller inbyggt, täcker de allra flesta av byråns handlingar: arvodesavtal, uppdragsbrev, protokoll och stiftelseurkunder. Den kvalificerade signaturen (QES) är reserverad för handlingar där lagen uttryckligen kräver den (elektroniska officiella handlingar, vissa notariehandlingar) — juridiskt motsvarande en handskriven underskrift i hela EU. Certyneo integrerar den inbyggt via en kvalificerad betrodd tjänsteleverantör (QTSP) från EU:s förtroendelista: faktureras per handling (14,90 €/signatur utan abonnemang, 9,90 € med, utan bindningstid), tillgänglig i alla abonnemang inklusive Gratis, och kan utlösas med ett klick från sändningsguiden.
Är Certyneos granskningsspår godtagbart inför en fransk domare?
Ja. Granskningsloggen integrerar i den signerade PDF:en alla uppgifter som krävs enligt artikel 1366 i Code civil: identifiering av undertecknaren (OTP-kod via SMS), RFC 3161-tidsstämpel när den har erhållits, dokumentets kryptografiska fingeravtryck, IP-adress och geolokalisering. Den utgör en sammanhängande bevisning som kan åberopas vid civil-, handels- och arbetsdomstolar.
Skyddas byråns data av yrkessekretessen?
Ja. Certyneo tillämpar TLS 1.3-kryptering under överföring och AES-256 i vila, strikt dataisolering per kansli och 100 % EU-hosting (IONOS) utan underleverantörsverksamhet utanför EU. Ett standard-DPA är tillgängligt vid registrering och följer RGPD-kraven — det innehåller specifika klausuler för sekretess som krävs av juridiska yrken.
Kan man låta signera ett överenskommelseprotokoll mellan flera parter, där var och en representeras av en advokat?
Ja. Certyneo hanterar nativt signaturer i serie eller parallellt mellan flera parter och tillåter varje advokat att medunderteckna protokollet i sin klients namn. Det unika granskningsspåret samlar alla signaturer och tidsstämplingar, vilket underlättar arkiveringen i varje byrås ärende.
Hur länge sparas signerade handlingar?
Våra planer innehåller 10 års arkivering med bevisvärde, vilket motsvarar den allmänna civila preskriptionsfristen (artikel 2224 i civillagen). För handlingar som kräver längre bevarande (förmögenhet, arv) finns utökad arkivering tillgänglig på begäran. Dokumenten kan laddas ner när som helst av byrån.
Påverkar Certyneo RPVA eller e-Barreau?
Nej, Certyneo är kompletterande: RPVA täcker utbyten med domstolar (processhandlingar), medan Certyneo täcker advokat-klient-relationen och utbyten mellan advokater (arvodesavtal, protokoll, förlikningsavtal). De två samexisterar utan konflikt och Certyneo lagrar inga RPVA-data.