Behövs den anställdes samtycke för att dematerialisera hans eller hennes lönespecifikationer?

Nej — sedan Macron-lagen (1 januari 2017) kan arbetsgivaren leverera lönespecifikationen i elektronisk form utan föregående samtycke från den anställde, förutsatt att denna informeras minst en månad i förväg genom alla medel (brev, e-post, anslagstavla). Den anställde kan motsätta sig detta när som helst och få återgång till papperformat inom rimlig tid.

Hur får den anställde tillgång till sina lönespecifikationer?

Varje anställd har ett personligt digitalt kassaskåp som är tillgängligt via användarnamn + lösenord eller OTP SMS. Han eller hon kan när som helst se, ladda ned och skriva ut sina lönespecifikationer, även efter att ha lämnat företaget. Kassaskåpet är kompatibelt med framtida överföring till det personliga aktivitetskontot (CPA).

Kan den anställde vägra dematerialisering?

Ja — när som helst. Den anställde underrättar sitt vägran till arbetsgivaren (brev, e-post, enkelt brev). Arbetsgivaren måste då återgå till papperformat "inom rimlig tid" (rättspraxis: 3 månader max). Ingen anledning krävs och ingen sanktion kan vidtas.

Vilka obligatoriska uppgifter på lönespecifikationen?

Arbetsgivar- och anställdidentitet, löneperiod, arbetstid, grundlön, bonusar, avdrag, detaljerade sociala bidrag (sedan den förenklade lönespecifikationen 2018), skattepliktig netto, netto att betala, betald ledighet, källskattesats. Ingen skillnad från papperslönespecifikationen — bara mediet ändras.

Vad händer om företaget stänger eller köps?

Det digitala kassaskåpet är fortfarande tillgängligt för den anställde även efter att arbetsavtalet upphör eller företaget likvideras. Certyneo garanterar dataportabilitet till en ny värd i fall av byte av tjänsteleverantör, i enlighet med förordning 2016-1762.

Vilken signaturomfattning för arbetsgivaren?

Avancerad signatur (AES) rekommenderad för arbetsgivaren eller lönerepresentanten: identitetsverifiering via OTP SMS, unikt certifikat, kvalificerad tidsstämpel. Överensstämmande med artikel 26 i eIDAS-förordningen och kompatibel med integritetsvillkoren i förordning 2016-1762.

Är den dematerialiserade lönespecifikationen invändbar vid arbetsrätt?

Ja — den avancerade elektroniska signaturen (AES) ger lönespecifikationen samma bevisvärde som papperslönespecifikationen (artikel 1366 civillagen). Vid tvister om lönespecifikationens existens eller innehål presenterar arbetsgivaren Certyneo-granskningskedjan som visar tillgänglighetsdatumet, identiteten för den avsedda anställde och dokumentintegriteten.

Arbetsbalk art. L3243-2 · Macron-lag · arkiv 50 år

Digitalisera och signera ett lönebesked online

Digitaliserat lönebesked levererat till anställd med full juridisk giltighet. I enlighet med artikel L3243-2 i arbetsbalk (Macron-lag från 6 augusti 2015) och dekret nr 2016-1762 — sparande 50 år (eller till den anställde blir 75) år, presumerat samtycke från anställd, uttrycklig rätt till motsättning, digitalt arkiv ingår.

Juridisk ram: Art. L3243-2 — Macron-lag
Signatursnivå: AES eIDAS rekommenderad
Juridisk sparning: 50 år eller 75 år från den anställde''s födelse

Vad är ett digitaliserat lönebesked?

Den dematerialiserade lönespecifikationen är den elektroniska versionen av lönespecifikationen, som ställs till den anställdes förfogande i ett säkert digitalt kassaskåp. Sedan Macron-lagen från den 6 augusti 2015 (artikel 54) och förordningen från den 16 december 2016 kan arbetsgivaren leverera lönespecifikationen i elektronisk form utan föregående samtycke från den anställde, förutsatt att denne informeras minst en månad i förväg och att lagringsvillkoren följs (50 år eller fram till den anställdes 75-årsdag — en tidsperiod som täcker eventuell karriärrekonstruktion för pensionering). Den anställde kan motsätta sig detta när som helst och begära att återgå till papperformat.

Varför dematerialisera lönespecifikationer?

Kostnadsbesparingar för försändelse

Ingen utskrift, kuvert, porto eller personlig överlämnande. För 50 lönespecifikationer/månad är den typiska besparingen 1 500-3 000 € per år för ett mindre företag — utan att räkna in HR-tiden som ägnas åt pappersarkivering.

Digitalt kassaskåp 50 år

Varje anställd får tillgång till sitt personliga digitala kassaskåp som lagrar alla hans eller hennes lönespecifikationer under 50 år (eller fram till hans eller hennes 75-årsdag), i enlighet med regulatoriska krav. Kompatibelt med framtida överföring till det personliga aktivitetskontot (CPA).

Presumerat samtycke — inget föregående samtal

Sedan 2017 behöver arbetsgivaren inte längre samla in arbetstagarens uttryckliga samtycke för att övergå till elektronisk lönespecifikation. En skriftlig information en månad i förväg räcker. Den anställde kan motsätta sig detta när som helst och återgå till papperformat.

Granskningsmässig granskningskedja

Varje lönespecifikation levereras med ett PDF-bevis: identitet för den avsedda anställde, tidsstämpel för tillgänglighet, SHA-256-hash för dokumentet, granskningslogg. Invändbar vid arbetsrätttvister angående lönespecifikationens existens eller innehål.

Dematerialisera en lönespecifikation i 4 steg

Från lönespecifikationens generering till tillgänglighet i kassaskåpet, på mindre än 5 minuter.

1. Informera de anställda
Skicka ett informativt brev eller e-postmeddelande till de anställda minst 1 månad innan den första elektroniska tillgängligheten. Ange villkoren för tillgång till kassaskåpet, lagringstiden och rätten att motsätta sig. Mall finns tillgänglig i Certyneo.
2. Importera lönespecifikationerna
Ladda upp gruppen av lönespecifikationer (PDF) från ditt löneprogram. Certyneo integreras med de viktigaste löne-SaaS (Silae, Sage, PayFit, etc.). Automatisk detektering av den avsedda anställde.
3. Signera elektroniskt (arbetsgivare)
Avancerad signatur (AES) för lönespecifikationen av arbetsgivaren eller lönerepresentanten. Kvalificerad tidsstämpel för tillgänglighet. Överensstämmande med artikel L3243-2 och förordning 2016-1762.
4. Tillgänglighet i kassaskåpet
Varje anställd får ett e-postmeddelande + får tillgång till sin lönespecifikation via sitt personliga digitala kassaskåp. Lagring 50 år automatisk, PDF-export när som helst.

Vanliga frågor

Behövs den anställdes samtycke för att dematerialisera hans eller hennes lönespecifikationer?: Nej — sedan Macron-lagen (1 januari 2017) kan arbetsgivaren leverera lönespecifikationen i elektronisk form utan föregående samtycke från den anställde, förutsatt att denna informeras minst en månad i förväg genom alla medel (brev, e-post, anslagstavla). Den anställde kan motsätta sig detta när som helst och få återgång till papperformat inom rimlig tid.
Hur länge måste dematerialiserade lönespecifikationer sparas?: 50 år från lönespecifikationens datum, ELLER fram till den anställdes 75-årsdag (artikel D3243-8 i arbetskodexen). Denna tidsperiod täcker eventuell karriärrekonstruktion för pensionering. Certyneo arkiverar automatiskt varje lönespecifikation under denna tidsperiod i ett kassaskåp som är kompatibelt.
Hur får den anställde tillgång till sina lönespecifikationer?: Varje anställd har ett personligt digitalt kassaskåp som är tillgängligt via användarnamn + lösenord eller OTP SMS. Han eller hon kan när som helst se, ladda ned och skriva ut sina lönespecifikationer, även efter att ha lämnat företaget. Kassaskåpet är kompatibelt med framtida överföring till det personliga aktivitetskontot (CPA).
Kan den anställde vägra dematerialisering?: Ja — när som helst. Den anställde underrättar sitt vägran till arbetsgivaren (brev, e-post, enkelt brev). Arbetsgivaren måste då återgå till papperformat "inom rimlig tid" (rättspraxis: 3 månader max). Ingen anledning krävs och ingen sanktion kan vidtas.
Vilka obligatoriska uppgifter på lönespecifikationen?: Arbetsgivar- och anställdidentitet, löneperiod, arbetstid, grundlön, bonusar, avdrag, detaljerade sociala bidrag (sedan den förenklade lönespecifikationen 2018), skattepliktig netto, netto att betala, betald ledighet, källskattesats. Ingen skillnad från papperslönespecifikationen — bara mediet ändras.
Vad händer om företaget stänger eller köps?: Det digitala kassaskåpet är fortfarande tillgängligt för den anställde även efter att arbetsavtalet upphör eller företaget likvideras. Certyneo garanterar dataportabilitet till en ny värd i fall av byte av tjänsteleverantör, i enlighet med förordning 2016-1762.
Vilken signaturomfattning för arbetsgivaren?: Avancerad signatur (AES) rekommenderad för arbetsgivaren eller lönerepresentanten: identitetsverifiering via OTP SMS, unikt certifikat, kvalificerad tidsstämpel. Överensstämmande med artikel 26 i eIDAS-förordningen och kompatibel med integritetsvillkoren i förordning 2016-1762.
Är den dematerialiserade lönespecifikationen invändbar vid arbetsrätt?: Ja — den avancerade elektroniska signaturen (AES) ger lönespecifikationen samma bevisvärde som papperslönespecifikationen (artikel 1366 civillagen). Vid tvister om lönespecifikationens existens eller innehål presenterar arbetsgivaren Certyneo-granskningskedjan som visar tillgänglighetsdatumet, identiteten för den avsedda anställde och dokumentintegriteten.

Läs även

Dematerialisera dina nästa lönespecifikationer

Permanent gratis plan (5 kuvert / månad), utan bankkort. Överensstämmande med Macron-lagen och eIDAS. Digitalt kassaskåp 50 år inkluderat.

Börja gratis Se priserna