Convertir Excel a PDF en línea, gratis y sin subir nada

Convertir Excel a PDF en línea, paso a paso

Convertir un archivo Excel a PDF sirve para enviar una tabla que nadie podrá modificar por error y que todo el mundo podrá abrir, con o sin hoja de cálculo. Con Certyneo Reader, el libro se lee y se maqueta en tu navegador, en tu dispositivo: nunca se envía a un servidor. Este es el proceso completo, del libro al PDF listo para enviar.

1. Abre el libro en Excel y guárdalo. Este paso importa más de lo que parece: la conversión imprime los valores que Excel guardó para cada fórmula, no los recalcula.
2. Comprueba lo que debe aparecer: oculta las hojas, filas o columnas de trabajo y define un área de impresión si solo quieres enviar una parte de una hoja.
3. Suelta el archivo .xlsx o .xlsm en el lector de la parte superior de esta página, arrastrándolo o desde tus carpetas, hasta 150 MB.
4. El PDF se abre en el lector. Recórrelo: cada hoja empieza por su nombre, el encabezado de página recuerda la hoja y el pie de página indica la numeración.
5. Guarda el PDF, o retócalo antes: quitar una página que sobra, añadir una marca de agua, proteger el archivo con contraseña.

Si el resultado no te convence, corrige el libro en Excel, guárdalo y vuelve a convertirlo: la operación solo tarda unos instantes y no hay límite en el número de conversiones.

Por qué convertir una tabla de Excel a PDF

Un libro de Excel es una herramienta de trabajo: sus fórmulas, sus pestañas y sus columnas de cálculo intermedio a menudo solo te incumben a ti. El PDF es su versión publicable.

• Fijar las cifras: un presupuesto, una oferta con importes o una nota de gastos enviados en PDF ya no pueden modificarse por un descuido al teclear.
• Mostrar solo el resultado: las hojas y columnas ocultas no se imprimen, tus cálculos intermedios se quedan contigo.
• Poder leerse en cualquier sitio: el destinatario no necesita ni Excel ni una hoja de cálculo, basta un teléfono para abrir el archivo.
• Adjuntar una tabla a un expediente: muchos portales, licitaciones y solicitudes de financiación solo aceptan PDF.
• Archivar una situación en una fecha concreta: un inventario, un cuadro de mando mensual o una lista de asistencia, tal como estaban en el momento del envío.

Para el camino inverso, es decir, recuperar en una hoja de cálculo las cifras de un extracto o de una factura recibidos en PDF, nuestra guía explica cómo convertir un PDF a Excel con importes utilizables.

Qué conserva la conversión de Excel a PDF

La herramienta no hace una captura de pantalla de la hoja: lee cada celda, su contenido y su formato, y luego compone páginas legibles. Esto es lo que encontrarás en el PDF, y lo que no aparece.

El texto del PDF es texto real: se puede buscar, seleccionar y copiar. Así, un destinatario puede encontrar un nombre o un importe en una tabla larga con la búsqueda de su lector de PDF.

Cómo se divide en páginas una tabla grande de Excel

La principal dificultad al convertir una tabla de Excel a PDF es el ancho. En pantalla, una hoja no tiene borde; en una página A4, sí. La herramienta aplica reglas pensadas para que cada cifra siga siendo legible.

• Tamaño A4, en vertical para una tabla estrecha y en horizontal automáticamente en cuanto la tabla es ancha.
• Tamaño del texto adaptado al ancho de la tabla, para que quepan las columnas sin sacrificar la lectura.
• A partir de 25 columnas, la hoja se divide en bloques de columnas sucesivos, impresos uno tras otro, en lugar de reducirse a un tamaño ilegible.
• Fila de encabezado repetida en la parte superior de cada página: es la primera fila si está en negrita, o la fila de rótulos situada encima de las cifras.
• Una fila nunca se corta entre dos páginas: una fila con varias líneas de texto pasa entera a la página siguiente.
• Cada hoja empieza por su nombre; el encabezado de página recuerda la hoja y el pie de página da la numeración en la forma página / páginas.

Qué hacer si tu tabla tiene más de 25 columnas

La división en bloques lo conserva todo, pero obliga al lector a pasar de una página a otra para seguir una fila. Si quieres evitarlo, reduce el número de columnas que envías: oculta las columnas de cálculo intermedio o define un área de impresión limitada a las columnas útiles. Para una tabla muy grande que se va a seguir trabajando, plantéate también enviar el propio libro además del PDF.

Para que la fila de encabezado se reconozca y se repita bien, pon los rótulos de tus columnas en negrita en la primera fila. Es un hábito sencillo que hace el PDF mucho más fácil de leer desde la segunda página.

Fechas, números y fórmulas: lo que hay que saber antes de convertir un xlsx a PDF

Las fórmulas no se recalculan

Un archivo Excel conserva, para cada fórmula, el último valor calculado en el momento de guardar. La conversión imprime ese valor, exactamente como lo haría una impresión. Si modificaste un dato sin guardar después, el PDF muestra el resultado anterior, el del último guardado. La solución es siempre la misma: abrir el libro en Excel, dejar que se haga el cálculo, guardar y luego convertir.

Los formatos siguen el idioma del lector

Las fechas, porcentajes, decimales y separadores de miles se escriben en el idioma de la interfaz del lector, como lo haría Excel instalado en ese idioma: coma decimal y punto para los miles en español, orden día, mes, año, y VERDADERO en lugar de TRUE para un valor lógico. Si conviertes una tabla destinada a un lector anglófono, pon el lector en inglés antes de la conversión.

¿Y un archivo CSV?

Un archivo .csv no tiene ni formato ni hojas: es texto separado por comas o por punto y coma. Se convierte como un texto de ancho fijo, cuyas columnas se mantienen alineadas. Para obtener una tabla de verdad, con encabezado repetido y formatos de números, ábrelo en Excel y guárdalo como .xlsx antes de la conversión.

Límites de la conversión de Excel a PDF y cómo sortearlos

La herramienta imprime celdas. Todo lo que no es una celda, o que depende de un cálculo de visualización propio de Excel, no se conserva. Mejor saberlo antes de enviar el documento.

• Gráficos e imágenes colocados en la hoja: no aparecen en el PDF. En Excel, guarda el gráfico como imagen y añade esa imagen al PDF después de la conversión, como se explica más abajo.
• Formato condicional: los colores calculados según el valor, como un importe negativo en rojo, no aparecen. Si la información importa, añade una columna explícita o un color de fuente fijo.
• Bordes finos: no se conservan. El relleno sólido de una fila de cada dos es una buena alternativa para guiar la vista.
• Comentarios y notas de celda: no se conservan. Copia las observaciones útiles en una columna específica.
• Formato .xls antiguo: se rechaza. Ábrelo en Excel u otra hoja de cálculo y guárdalo como .xlsx.

Para volver a incluir un gráfico, convierte el libro y luego usa la herramienta para insertar una página en un PDF: acepta directamente una imagen PNG o JPG, colocada antes de la primera página, después de la página que elijas o al final. Si prefieres preparar la imagen aparte, también puedes convertir una imagen JPG o PNG a PDF y luego unirla al resto.

Si el documento debe reproducir exactamente lo que muestra Excel, gráficos y formato condicional incluidos, expórtalo desde el propio Excel, con Archivo, Guardar como y el tipo PDF.

Qué método elegir para convertir un archivo Excel a PDF

Varios caminos llevan al mismo resultado. Se diferencian por el lugar donde se procesa el libro, por lo que se conserva y por el programa necesario.

La diferencia más notable está en la maquetación. Desde Excel, una tabla ancha acaba a menudo cortada en varias páginas si no se han ajustado la orientación y los títulos que imprimir. Aquí, la orientación horizontal y la repetición del encabezado son automáticas.

La segunda está en la confidencialidad: una lista de salarios, un balance o un fichero de clientes convertido en tu navegador no pasa por ningún servidor, lo que elimina el riesgo de fuga en un proveedor externo.

Después de la conversión: aligerar, marcar, proteger, firmar

El PDF se abre en el lector de PDF en línea gratuito, donde las herramientas se encadenan sobre el mismo documento. Una secuencia típica para una tabla financiera es la siguiente.

1. Quita las páginas que no deben salir, por ejemplo una hoja de hipótesis: elimina las páginas que sobran del PDF escribiendo sus números.
2. Marca el documento: añade una marca de agua «CONFIDENCIAL» en cada página para una tabla interna o un presupuesto previsional.
3. Adjúntalo a un expediente más amplio: junta varios PDF en un solo archivo, por ejemplo la tabla de cifras, el informe y los anexos.
4. Protégelo: bloquea el PDF con una contraseña antes de enviarlo por correo electrónico.
5. Haz que lo validen: para un presupuesto o un estado aprobado, envía el PDF para firma electrónica.

Mientras no hayas guardado, cada paso se deshace con el botón Deshacer.

Más preguntas sobre la conversión de Excel a PDF

¿Cómo convierto una sola hoja de un libro a PDF?

Oculta las demás hojas en Excel, guarda y convierte: las hojas ocultas se excluyen. También puedes convertir el libro entero y quitar después las páginas de las hojas que sobran.

¿Se puede convertir un archivo Excel a PDF desde un teléfono?

Sí. La herramienta funciona en los navegadores recientes de Android, iPhone y iPad. Elige el archivo .xlsx entre tus archivos o un adjunto guardado y guarda el PDF generado. Para corregir una fórmula, en cambio, hay que pasar por una hoja de cálculo.

¿Funciona con un libro grande de varios miles de filas?

Sí. Las hojas grandes se procesan de forma eficiente, con un límite de 150 MB por archivo. El PDF tendrá simplemente tantas páginas como hagan falta, con el encabezado repetido en cada una.

¿Cómo adjunto una tabla de Excel a un informe de Word en un mismo PDF?

Empieza por convertir el documento Word a PDF y luego inserta el libro en el lugar que quieras con la herramienta de inserción de páginas, que también acepta un archivo .xlsx. Obtienes un solo PDF, listo para numerar y enviar.