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Firma electrónica para RRHH: la guía
Contratos, modificaciones, promesas laborales, acuerdos de empresa: cómo RR.HH. está industrializando la firma electrónica.
7 min
Recursos Humanos
Firma electrónica para departamentos de RR. HH. y personal
Desmaterialice contratos de trabajo, enmiendas, promesas de contratación, finiquitos y acuerdos de empresa. Certyneo es compatible con su SIRH (Lucca, PayFit, Workday, Cegid…) a través de Zapier, Make o webhooks y garantiza el cumplimiento del artículo L1221-1 del Código del Trabajo, la regulación eIDAS y el RGPD. Archivo 10 años incluido, audit trail automático.
¿Cuáles son los casos de uso de RR.HH. de la firma electrónica?
Todas las firmas del ciclo de vida del empleado, desde la oferta de empleo inicial hasta el acuerdo de rescisión mutua, pueden digitalizarse con Certyneo. Estos son los siete casos más habituales entre nuestros clientes de RR. HH.
Contrato de trabajo (CDI, CDD)
Contratos indefinidos, contratos temporales, contratos de aprendizaje o de profesionalización: envíe el contrato firmado por el empleador al candidato, que firmará en dos minutos desde su teléfono. Conforme al artículo L1221-1 del Código de Trabajo francés.
Anexo al contrato
Cambio de puesto, aumento salarial, paso a jornada parcial, teletrabajo: digitalice todo el ciclo de anexos con firmas en serie del empleado y del empleador.
Oferta de empleo
Dé seguridad jurídica a la oferta de empleo (unilateral o bilateral) antes de firmar el contrato. La firma electrónica avanzada (AES) permite identificar formalmente al candidato.
Acuerdo de rescisión mutua
Convocatoria, acta de la entrevista y convenio detallado firmados a distancia, con un rastro de auditoría con sello de tiempo. El formulario TéléRC sigue firmándose a mano.
Convenio colectivo
Acuerdos colectivos firmados por las organizaciones sindicales representativas: envíelos, recopile las firmas en paralelo o en serie y archívelos durante diez años.
Acuerdos de confidencialidad (NDA)
Acuerdos de confidencialidad para nuevas incorporaciones, personas en prácticas o proveedores externos. Dispone de una plantilla gratuita en nuestra biblioteca.
Convenio de prácticas
Convenio tripartito (empresa, centro educativo, persona en prácticas): orden de firma configurable, recordatorios automáticos y declaración previa de contratación al final del ciclo.
¿Por qué elegir Certyneo para equipos de RR.HH.?
Seis razones concretas por las que los departamentos de RR. HH. eligen Certyneo para sus firmas electrónicas.
Onboarding en 24 horas
Entre la oferta de empleo y el contrato firmado, cuente con unas horas en lugar de varios días de correos postales. El candidato firma desde su teléfono, sin necesidad de impresora.
Cumplimiento del Código de Trabajo
La firma electrónica de un contrato de trabajo está reconocida por los artículos 1366 y 1367 del Código Civil francés, que otorgan al escrito electrónico la misma fuerza probatoria que al escrito en papel. Nuestras firmas avanzadas (AES) cumplen con eIDAS y con el artículo 1367 del Código Civil francés.
Archivo de diez años incluido
Todos los contratos de RR. HH. se archivan durante diez años con un rastro de auditoría con sello temporal incorporado al PDF. Este plazo se ajusta a las obligaciones de conservación de la documentación social (DSN, accidentes laborales).
Flujos con múltiples firmantes
Empleador, RH, gerente, empleado: configure el orden de firma en serie o en paralelo. Recordatorios automáticos por correo electrónico, en el intervalo elegido para cada envío (cada 3 días por defecto).
Plantillas reutilizables
Cree sus plantillas de contratos (indefinido, temporal, prácticas) con campos dinámicos (nombre, salario, fecha) y genere los documentos en masa a partir de la exportación de su sistema de RR. HH.
Experiencia cuidada para el candidato
Recorrido del firmante disponible en varios idiomas, accesible con arreglo a WCAG AA, correos sobrios sin rastreo invasivo. Su marca empleadora queda preservada.
¿Qué integraciones SIRH están disponibles?
Certyneo se conecta a su SIRH de dos formas. Lucca dispone de un conector nativo, en modo lectura: sus empleados se proponen como firmantes y sus datos rellenan previamente sus modelos. Para otros SIRH, la API REST, los webhooks y los conectores Zapier/Make cubren los escenarios que se indican a continuación. ¿Un conector nativo en el suyo? Póngase en contacto con nosotros para estudiar una asociación.
Lucca, PayFit, Cegid
SIRH franceses comunes en el mercado de las pymes. Lucca dispone de un conector nativo Certyneo, en modo lectura: sus empleados aparecen en las sugerencias de firmantes y sus datos rellenan previamente sus modelos. Para PayFit, Cegid y otros, conecte Certyneo a través de Zapier o Make (disparadores "sobre firmada" y "documento enviado"), o a través de nuestra API REST para una canalización personalizada.
Workday, SAP SuccessFactors
SIRH de grandes cuentas: integración a través de Make o Zapier para flujos de trabajo de incorporación complejos (firmas múltiples, aprobaciones jerárquicas). Para un conector nativo, nuestro equipo de integraciones puede estudiar una asociación según su volumen.
Otros SIRH y herramientas de RRHH
Herramientas HRIS, ATS y nómina (BambooHR, HubSpot, Personio, etc.): utilice nuestros webhooks en tiempo real y nuestros conectores Zapier/Make, que cubren la mayoría de las aplicaciones de terceros. API REST documentada en /docs.
Ahora existe un conector nativo para Lucca: descubra la integración Lucca. Propone sus empleados como firmantes y rellena previamente sus modelos, en modo lectura.
¿Necesita una integración a medida? Contacte con nuestro equipo — la API de Certyneo está documentada públicamente en nuestra documentación API.
¿Cómo cumplir con el Código laboral, eIDAS y el RGPD?
La digitalización de la documentación de RR. HH. se rige por varias normas. Certyneo cubre todo el marco legal, francés y europeo.
Código de Trabajo — Artículo L1221-1
El contrato de trabajo se celebra en la forma que decidan las partes. La firma electrónica es, por tanto, plenamente admisible, siempre que garantice la identificación del firmante y la integridad del documento, algo que la firma avanzada (AES) asegura.
Código Civil — Artículo 1367
Reconocimiento general de la firma electrónica como equivalente a la firma manuscrita siempre que se apoye en un procedimiento fiable de identificación que garantice su vínculo con el acto.
Reglamento eIDAS (UE) 910/2014
Las firmas de RR. HH. de Certyneo se apoyan en el nivel avanzado (AES): vínculo único con el firmante, identificación mediante código OTP enviado por SMS y detección de cualquier modificación posterior del documento.
RGPD y conservación social
Plazos de conservación alineados con las obligaciones sociales: 5 años (contrato) o 10 años (declaración previa de contratación, accidentes laborales, registros de personal). Disponemos de un DPA estándar en el registro y mantenemos el registro de tratamientos actualizado.
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Preguntas frecuentes de los equipos de RR. HH.
¿Es legal en Francia un contrato de trabajo firmado electrónicamente?
Sí, sin restricciones. El artículo L1221-1 del Código de Trabajo francés deja a las partes libres de elegir la forma del contrato. El artículo 1366 del Código Civil francés otorga al escrito electrónico la misma fuerza probatoria que al escrito en papel, y el artículo 1367 reconoce la firma electrónica que identifica a su autor. Se recomienda la firma avanzada (AES) para garantizar una identificación fuerte del empleado.
¿Qué nivel de firma utilizar para un contrato de trabajo?
La firma avanzada (AES) es el estándar recomendado. Incluye identificación del firmante (OTP por SMS y correo), vínculo único con el documento firmado y detección de cualquier modificación posterior. La firma simple basta para documentos internos sin carga contractual (notas internas, acuses de recibo).
¿Cómo se gestiona el plazo de retractación de un acuerdo de rescisión mutua?
El plazo de retractación de 15 días naturales corre a partir del día siguiente a la firma manuscrita del formulario TéléRC. Certyneo sella en el tiempo los documentos firmados en línea en torno a esta etapa (convocatoria, acta de la entrevista): así demuestra que la entrevista precedió a la firma. La solicitud de homologación se transmite en TéléRC al término del plazo.
¿Se puede integrar Certyneo en nuestro SIRH (Lucca, PayFit, Workday, Cegid…)?
Sí. Lucca tiene un conector nativo Certyneo, en modo lectura: sus empleados se proponen como firmantes y sus datos rellenan previamente sus modelos; nada se escribe en Lucca. Para PayFit, Workday, Cegid y otros, aún no existe conector nativo: Certyneo expone una API REST completa, un webhook para cada evento (sobre firmada, rechazada, expirada) y conectores Zapier y Make que cubren más de 4000 aplicaciones de terceros, incluyendo la mayoría de los SIRH del mercado. ¿Un conector nativo en su SIRH? Póngase en contacto con nuestro equipo de integraciones para estudiar una asociación.
¿Cuánto tiempo se conservan los contratos firmados?
Nuestros planes incluyen un archivo de diez años por defecto, que se corresponde con los plazos de conservación social más estrictos (registros de personal, expedientes de accidentes laborales). Los contratos permanecen descargables en todo momento desde su panel de control, con el rastro de auditoría incorporado al PDF.
¿Los candidatos deben crear una cuenta en Certyneo para firmar?
No. El firmante recibe un enlace seguro por correo y firma directamente desde su navegador, sin instalación ni creación de cuenta. Para las firmas avanzadas, introduce un código OTP recibido por SMS para confirmar su identidad.
¿Es oponible la firma electrónica en caso de litigio laboral?
Sí. El valor probatorio de la firma avanzada está reconocido por la jurisprudencia francesa y europea. En caso de litigio, aporte el PDF firmado junto con el rastro de auditoría (sello temporal, IP, geolocalización aproximada, validación OTP): constituye un conjunto sólido de pruebas para el tribunal laboral.
¿Se pueden firmar varios contratos en masa a partir de una exportación del sistema de RR. HH.?
Sí. La función de «plantillas» le permite crear un modelo de contrato con campos dinámicos (nombre, salario, puesto, fecha de incorporación). Luego importa un CSV desde su sistema de RR. HH. y Certyneo genera y envía todos los sobres en lote en cuestión de segundos.