Peut-on remettre les bulletins de paie des salariés dans un coffre-fort électronique ?

Question

Nous avons 25 salariés et l'envoi des bulletins de paie par email pose des problèmes de confidentialité (mauvais destinataire, boîtes partagées). Un coffre fort électronique par salarié est il légal, et que se passe t il quand le salarié quitte l'entreprise ?

Équipe Certyneo · Accepted Answer

Oui, la remise du bulletin de paie sous forme électronique est autorisée depuis 2017 (Code du travail, article L3243-2), sauf opposition du salarié, qui peut la faire connaître à tout moment. Deux conditions pour l'employeur : garantir l'intégrité et la confidentialité du bulletin, et en assurer l'accessibilité dans la durée.

Avec le coffre-fort Certyneo :

Informez les salariés au moins un mois avant le premier dépôt, en rappelant leur droit d'opposition. Gardez la trace de cette information (une enveloppe à signer ou à approuver fait très bien l'affaire).
Déposez chaque bulletin dans le coffre-fort du salarié : il reçoit un email « un nouveau document vous attend », se connecte avec son adresse professionnelle ou personnelle, et le document est scellé et horodaté. Aucun bulletin ne transite en pièce jointe.
Le salarié reste propriétaire de son coffre : ses bulletins restent accessibles après son départ, sans dépendre de l'employeur, ce qui répond à l'obligation de disponibilité (jusqu'à ses 75 ans ou 50 ans après le dépôt, selon le décret).

Le même canal sert aux contrats, avenants, attestations et documents de fin de contrat. Le fonctionnement et la valeur probante du coffre sont détaillés sur coffre-fort numérique.

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