Entreprise
Semnătura electronică pentru HR: ghidul
Contracte, amendamente, promisiuni de angajare, acorduri de companie: cum industrializează HR semnăturile electronice.
7 min
Resurse Umane
Semnătură electronică pentru Resurse Umane și servicii de personal
Dematerializați contracte de muncă, acte adiționale, promisiuni de angajare, chitanțe de lichidare finală și acorduri de întreprindere. Certyneo este compatibil cu sistemul dvs. SIRH (Lucca, PayFit, Workday, Cegid…) prin Zapier, Make sau webhooks și garantează conformitatea cu articolul L1221-1 din Codul muncii, cu regulamentul eIDAS și cu RGPD. Arhivare 10 ani inclusă, audit trail automat.
Care sunt cazurile de utilizare RH ale semnăturii electronice?
Toate semnăturile din ciclul de viață al angajatului, de la promisiunea de angajare până la acordul de încetare, pot fi digitalizate cu Certyneo. Iată cele șapte cazuri cele mai frecvente la clienții noștri HR.
Contract de muncă (CDI, CDD)
Contract pe perioadă nedeterminată, contract pe perioadă determinată, contracte de ucenicie sau de profesionalizare: trimiteți contractul semnat de angajator candidatului, care semnează în 2 minute de pe telefonul său. Conform articolului L1221-1 din Codul muncii francez.
Act adițional la contract
Schimbare de post, mărire de salariu, trecere la timp parțial, telemuncă: digitalizați întregul ciclu de acte adiționale cu semnătura salariatului și a angajatorului în serie.
Promisiune de angajare
Securizați juridic promisiunea de angajare (unilaterală sau sinalagmatică) înainte de semnarea contractului. Semnătura electronică avansată (AES) permite identificarea formală a candidatului.
Încetare amiabilă
Convocare, proces-verbal al întrevederii și convenție detaliată semnate la distanță, cu un audit trail cu marcaj de timp. Formularul TéléRC rămâne semnat de mână.
Acord de companie
Acorduri colective semnate de organizațiile sindicale reprezentative: trimiteți, colectați semnăturile în paralel sau în serie și arhivați 10 ani.
NDA și angajament de confidențialitate
Acord de neconfidențialitate pentru noile angajări, stagiari, prestatori. Șablon gratuit disponibil în biblioteca noastră.
Convenție de stagiu
Convenție tripartită (companie, instituție, stagiar): ordin de semnare configurabil, memento-uri automate, DUE integrată la sfârșitul ciclului.
De ce să alegeți Certyneo pentru echipele RH?
Șase motive concrete pentru care serviciile HR aleg Certyneo pentru semnăturile lor electronice.
Onboarding în 24 h
Între propunerea de angajare și semnarea contractului, numărați câteva ore în loc de mai multe zile de plimbări poștale. Candidatul semnează de pe telefonul său, fără imprimantă.
Conformitate Codul muncii
Semnătura electronică a unui contract de muncă este recunoscută de articolele 1366 și 1367 din Codul civil francez, care conferă înscrisului electronic aceeași forță probantă ca înscrisului pe hârtie. Semnăturile noastre avansate (AES) respectă eIDAS și articolul 1367 din Codul civil francez.
Arhivare 10 ani inclusă
Toate contractele HR sunt arhivate 10 ani cu pistă de audit cu marcă temporală integrată în PDF. Durata corespunde obligațiilor de păstrare a documentelor sociale (DSN, AT/MP).
Fluxuri de lucru cu mai mulți semnatari
Angajator, HR, manager, salariat: configurați ordinea de semnare în serie sau în paralel. Reamintiri automate prin e-mail, la intervalul ales pentru fiecare trimitere (în mod implicit o dată la 3 zile).
Șabloane reutilizabile
Creați-vă machetele de contracte (CDI, CDD, stagiu) cu câmpuri dinamice (nume, salariu, dată) și generați documentele în masă din exportul SIRH.
Experiență candidat îngrijită
Parcurs de semnare în limba română, accesibil WCAG AA, e-mailuri sobre fără tracking invaziv. Imaginea de angajator este respectată.
Ce integrări SIRH sunt disponibile?
Certyneo se conectează la SIRH-ul dvs. în două moduri. Lucca dispune de un conector nativ, în mod doar-lectură: angajații dvs. sunt propuși ca semnatari și datele lor pre-completează modelele dvs. Pentru alte SIRH-uri, API-ul REST, webhook-urile și conectorii Zapier/Make acoperă scenariile de mai jos. Un conector nativ pe al dvs.? Contactați-ne pentru a studia o parteneriat.
Lucca, PayFit, Cegid
SIRH-uri franceze comune pe piața IMM-urilor. Lucca dispune de un conector nativ Certyneo, în mod doar-lectură: angajații dvs. apar în sugestiile de semnatari și datele lor pre-completează modelele dvs. Pentru PayFit, Cegid și altele, conectați Certyneo prin Zapier sau Make (declanșatori "plic semnat" și "document trimis"), sau prin API-ul nostru REST pentru un pipeline personalizat.
Workday, SAP SuccessFactors
Sisteme SIRH pentru mari conturi: integrare prin Make sau Zapier pentru fluxurile de lucru complexe de onboarding (semnături multiple, aprobări ierarhice). Pentru un conector nativ, echipa noastră de integrări poate studia un parteneriat în funcție de volumul dvs.
Alte sisteme SIRH și instrumente RH
Instrumente HRIS, ATS și salarizare (BambooHR, HubSpot, Personio, etc.): utilizați webhooks-urile noastre în timp real și conectoarele Zapier/Make, care acoperă majoritatea aplicațiilor terțe. API REST documentată pe /docs.
Un conector nativ există acum pentru Lucca: descoperiți integrarea Lucca. Propune angajații dvs. ca semnatari și pre-completează modelele dvs., în mod doar-lectură.
Aveți nevoie de o integrare personalizată? Contactați echipa noastră — API-ul Certyneo este documentat public pe documentația noastră API.
Cum se respectă Codul muncii, eIDAS și RGPD?
Digitalizarea documentelor HR este încadrată de mai multe texte. Certyneo acoperă întregul cadru legal, francez și european.
Codul muncii francez — Articolul L1221-1
Contractul de muncă este încheiat în formele pe care părțile decid să le adopte. Semnătura electronică este, așadar, perfect admisibilă, cu condiția să garanteze identificarea semnatarului și integritatea documentului — ceea ce asigură semnătura avansată (AES).
Codul civil francez — Articolul 1367
Recunoașterea generală a semnăturii electronice ca echivalentă cu semnătura olografă, atunci când utilizează un procedeu fiabil de identificare care garantează legătura cu actul.
Regulamentul eIDAS (UE) nr. 910/2014
Semnăturile HR Certyneo se bazează pe nivelul avansat (AES): legătură unică cu semnatarul, identificare prin cod OTP trimis prin SMS, detectarea oricărei modificări ulterioare a documentului.
GDPR și păstrare socială
Durate de păstrare aliniate obligațiilor sociale: 5 ani (contract) sau 10 ani (DUE, AT/MP, registre de personal). DPA standard disponibil la înscriere, registru al prelucrărilor actualizat.
Ghid semnătură electronică·Ghid eIDAS·Securitate Certyneo·Șabloane de contracte gratuite·Ghid semnătură electronică RH·Certyneo împotriva DocuSign·Rezilierea convențională: ce se poate semna online·Semnarea unui contract de muncă online·Semnarea unui acord CDI online·Semnarea unui contract de muncă online·Semnarea unui bilet de plată online·Semnarea mandatului ESC online·Semnarea unei charte de teletreabă online·Trimitere în masă a buletinilor de plăți
Întrebări frecvente ale echipelor HR
Este semnătura electronică a unui contract de muncă legală în Franța?
Da, fără restricții. Articolul L1221-1 din Codul muncii francez lasă părțile libere în privința formei contractului. Articolul 1366 din Codul civil conferă înscrisului electronic aceeași forță probantă ca înscrisului pe hârtie, iar articolul 1367 recunoaște semnătura electronică ce își identifică autorul. Semnătura avansată (AES) este recomandată pentru a garanta identificarea puternică a salariatului.
Ce nivel de semnătură să aleg pentru un contract de muncă?
Semnătura avansată (AES) este standardul recomandat. Include o identificare a semnatarului (OTP SMS + e-mail), o legătură unică cu documentul semnat și detectarea oricărei modificări ulterioare. Semnătura simplă este suficientă pentru documente interne fără miză contractuală (notă de serviciu, confirmare de primire).
Cum gestionez termenul de retractare al unei încetări amiabile?
Termenul de retractare de 15 zile calendaristice curge din ziua următoare semnării de mână a formularului TéléRC. Certyneo marchează temporal documentele semnate online în jurul acestei etape (convocare, proces-verbal al întrevederii): dovediți astfel că întrevederea a precedat semnarea. Cererea de omologare se transmite pe TéléRC la expirarea termenului.
Putem integra Certyneo în sistemul nostru SIRH (Lucca, PayFit, Workday, Cegid…)?
Da. Lucca are un conector nativ Certyneo, în mod doar-lectură: angajații dvs. sunt propuși ca semnatari și datele lor pre-completează modelele dvs.; nimic nu se scrie în Lucca. Pentru PayFit, Workday, Cegid și altele, nu există încă un conector nativ: Certyneo expune o API REST completă, un webhook pentru fiecare eveniment (plic semnat, refuzat, expirat) și conectori Zapier și Make care acoperă peste 4000 de aplicații terțe, dintre care cele mai multe SIRH-uri de pe piață. Un conector nativ pe SIRH-ul dvs.? Contactați echipa noastră de integrări pentru a studia un parteneriat.
Cât timp sunt păstrate contractele semnate?
Planurile noastre includ o arhivare de 10 ani în mod implicit, ceea ce corespunde celor mai stricte durate de păstrare sociale (registre de personal, documente AT/MP). Contractele rămân descărcabile oricând din panoul dumneavoastră de control, cu pistă de audit integrată în PDF.
Trebuie candidații să creeze un cont Certyneo pentru a semna?
Nu. Semnatarul primește un link securizat prin e-mail și semnează direct din browserul său, fără instalare și fără creare de cont. Pentru semnăturile avansate, introduce un cod OTP primit prin SMS pentru a-și confirma identitatea.
Este semnătura electronică opozabilă în caz de litigiu la instanța de dreptul muncii?
Da. Valoarea probatoare a semnăturii avansate este recunoscută de jurisprudența franceză și europeană. În caz de litigiu, produceți PDF-ul semnat însoțit de pista de audit (marcă temporală, IP, geolocalizare grosieră, validare OTP), ceea ce constituie un fascicul de probe solid pentru instanța de dreptul muncii.
Putem semna mai multe contracte în masă pornind de la un export SIRH?
Da. Funcționalitatea „șabloane" vă permite să creați o machetă de contract cu câmpuri dinamice (nume, salariu, post, data angajării). Importați apoi un CSV din SIRH-ul dumneavoastră și Certyneo generează și trimite toate plicurile în lot în câteva secunde.