Entreprise
Semnătura electronică pentru HR: ghidul
Contracte, amendamente, promisiuni de angajare, acorduri de companie: cum industrializează HR semnăturile electronice.
7 min
Resurse Umane
Semnătură electronică pentru Resurse Umane și servicii de personal
Digitalizați contractele de muncă, actele adiționale, promisiunile de angajare, încetările amiabile și acordurile de companie. Certyneo se integrează cu SIRH-ul dumneavoastră (Lucca, PayFit, Workday) și garantează conformitatea cu articolul L1221-1 din Codul muncii francez, cu regulamentul eIDAS și GDPR. Arhivare 10 ani inclusă, pistă de audit automată.
Cazuri de utilizare HR
Toate semnăturile din ciclul de viață al angajatului, de la promisiunea de angajare până la acordul de încetare, pot fi digitalizate cu Certyneo. Iată cele șapte cazuri cele mai frecvente la clienții noștri HR.
Contract de muncă (CDI, CDD)
Contract pe perioadă nedeterminată, contract pe perioadă determinată, contracte de ucenicie sau de profesionalizare: trimiteți contractul semnat de angajator candidatului, care semnează în 2 minute de pe telefonul său. Conform articolului L1221-1 din Codul muncii francez.
Act adițional la contract
Schimbare de post, mărire de salariu, trecere la timp parțial, telemuncă: digitalizați întregul ciclu de acte adiționale cu semnătura salariatului și a angajatorului în serie.
Promisiune de angajare
Securizați juridic promisiunea de angajare (unilaterală sau sinalagmatică) înainte de semnarea contractului. Semnătura electronică avansată (AES) permite identificarea formală a candidatului.
Încetare amiabilă
Convenție de încetare semnată la distanță de ambele părți, cu termen de retractare de 15 zile respectat și pistă de audit automată pentru depunerea la Dreets.
Acord de companie
Acorduri colective semnate de organizațiile sindicale reprezentative: trimiteți, colectați semnăturile în paralel sau în serie și arhivați 10 ani.
NDA și angajament de confidențialitate
Acord de neconfidențialitate pentru noile angajări, stagiari, prestatori. Șablon gratuit disponibil în biblioteca noastră.
Convenție de stagiu
Convenție tripartită (companie, instituție, stagiar): ordin de semnare configurabil, memento-uri automate, DUE integrată la sfârșitul ciclului.
De ce Certyneo pentru HR
Șase motive concrete pentru care serviciile HR aleg Certyneo pentru semnăturile lor electronice.
Onboarding în 24 h
Între propunerea de angajare și semnarea contractului, numărați câteva ore în loc de mai multe zile de plimbări poștale. Candidatul semnează de pe telefonul său, fără imprimantă.
Conformitate Codul muncii
Semnătura electronică a unui contract de muncă este recunoscută încă de la decizia Curții de Casație franceze din 7 octombrie 2015. Semnăturile noastre avansate (AES) respectă eIDAS și articolul 1367 din Codul civil francez.
Arhivare 10 ani inclusă
Toate contractele HR sunt arhivate 10 ani cu pistă de audit cu marcă temporală integrată în PDF. Durata corespunde obligațiilor de păstrare a documentelor sociale (DSN, AT/MP).
Fluxuri de lucru cu mai mulți semnatari
Angajator, HR, manager, salariat: configurați ordinea de semnare în serie sau în paralel. Memento-uri automate la Z+1, Z+3, Z+7 parametrabile pe fiecare trimitere.
Șabloane reutilizabile
Creați-vă machetele de contracte (CDI, CDD, stagiu) cu câmpuri dinamice (nume, salariu, dată) și generați documentele în masă din exportul SIRH.
Experiență candidat îngrijită
Parcurs de semnare în limba română, accesibil WCAG AA, e-mailuri sobre fără tracking invaziv. Imaginea de angajator este respectată.
Integrări SIRH
Certyneo se conectează la SIRH-ul dumneavoastră prin API REST, webhook-uri și conectori Zapier/Make. Cele trei integrări cele mai solicitate de clienții noștri HR sunt enumerate mai jos — altele sunt disponibile la cerere.
Lucca
SIRH francez lider de piață pentru IMM-uri: exportați contractele prin API-ul Lucca apoi declanșați trimiterea din Certyneo, sau utilizați conectorul nostru Zapier.
PayFit
Gestionare salarizare și onboarding: sincronizare prin API-ul nostru REST pentru a împinge contractele semnate direct în fișa salariatului.
Workday
SIRH pentru companii mari: integrare prin Make sau Zapier pentru fluxuri de onboarding complexe (semnături multiple, aprobări ierarhice).
Aveți nevoie de o integrare personalizată? Contactați echipa noastră — API-ul Certyneo este documentat public pe documentația noastră API.
Conformitate Codul muncii, eIDAS și GDPR
Digitalizarea documentelor HR este încadrată de mai multe texte. Certyneo acoperă întregul cadru legal, francez și european.
Codul muncii francez — Articolul L1221-1
Contractul de muncă este încheiat în formele pe care părțile decid să le adopte. Semnătura electronică este, așadar, perfect admisibilă, cu condiția să garanteze identificarea semnatarului și integritatea documentului — ceea ce asigură semnătura avansată (AES).
Codul civil francez — Articolul 1367
Recunoașterea generală a semnăturii electronice ca echivalentă cu semnătura olografă, atunci când utilizează un procedeu fiabil de identificare care garantează legătura cu actul.
Regulamentul eIDAS (UE) nr. 910/2014
Semnăturile HR Certyneo se bazează pe nivelul avansat (AES): legătură unică cu semnatarul, identificare prin OTP dublu canal (e-mail + SMS), detectarea oricărei modificări ulterioare a documentului.
GDPR și păstrare socială
Durate de păstrare aliniate obligațiilor sociale: 5 ani (contract) sau 10 ani (DUE, AT/MP, registre de personal). DPA standard disponibil la înscriere, registru al prelucrărilor actualizat.
Întrebări frecvente ale echipelor HR
Este semnătura electronică a unui contract de muncă legală în Franța?
Da, fără restricții. Articolul L1221-1 din Codul muncii francez lasă părțile libere în privința formei contractului. Curtea de Casație franceză a confirmat validitatea semnăturii electronice pentru contractele de muncă (Cass. soc., 7 octombrie 2015). Semnătura avansată (AES) este recomandată pentru a garanta identificarea puternică a salariatului.
Ce nivel de semnătură să aleg pentru un contract de muncă?
Semnătura avansată (AES) este standardul recomandat. Include o identificare a semnatarului (OTP SMS + e-mail), o legătură unică cu documentul semnat și detectarea oricărei modificări ulterioare. Semnătura simplă este suficientă pentru documente interne fără miză contractuală (notă de serviciu, confirmare de primire).
Cum gestionez termenul de retractare al unei încetări amiabile?
Certyneo marchează cu precizie data semnării convenției de către ambele părți. Termenul de retractare de 15 zile calendaristice curge de la această dată și puteți exporta dovada cu marcă temporală pentru depunerea la Dreets. Nu este necesară nicio manipulare manuală.
Putem integra Certyneo cu SIRH-ul nostru (Lucca, PayFit, Workday)?
Da. Certyneo expune un API REST complet, un webhook pentru fiecare eveniment (plic semnat, refuzat, expirat) și conectori Zapier și Make care acoperă peste 4000 de aplicații terțe, inclusiv principalele SIRH. Echipa de integrări vă poate asista pentru o implementare personalizată.
Cât timp sunt păstrate contractele semnate?
Planurile noastre includ o arhivare de 10 ani în mod implicit, ceea ce corespunde celor mai stricte durate de păstrare sociale (registre de personal, documente AT/MP). Contractele rămân descărcabile oricând din panoul dumneavoastră de control, cu pistă de audit integrată în PDF.
Trebuie candidații să creeze un cont Certyneo pentru a semna?
Nu. Semnatarul primește un link securizat prin e-mail și semnează direct din browserul său, fără instalare și fără creare de cont. Pentru semnăturile avansate, introduce un cod OTP primit prin SMS pentru a-și confirma identitatea.
Este semnătura electronică opozabilă în caz de litigiu la instanța de dreptul muncii?
Da. Valoarea probatoare a semnăturii avansate este recunoscută de jurisprudența franceză și europeană. În caz de litigiu, produceți PDF-ul semnat însoțit de pista de audit (marcă temporală, IP, geolocalizare grosieră, validare OTP), ceea ce constituie un fascicul de probe solid pentru instanța de dreptul muncii.
Putem semna mai multe contracte în masă pornind de la un export SIRH?
Da. Funcționalitatea „șabloane" vă permite să creați o machetă de contract cu câmpuri dinamice (nume, salariu, post, data angajării). Importați apoi un CSV din SIRH-ul dumneavoastră și Certyneo generează și trimite toate plicurile în lot în câteva secunde.