Entreprise
Semnătura electronică pentru HR: ghidul
Contracte, amendamente, promisiuni de angajare, acorduri de companie: cum industrializează HR semnăturile electronice.
7 min
Resurse Umane
Semnătură electronică pentru Resurse Umane și servicii de personal
Dematerializați contracte de muncă, aditive, promisiuni de angajare, încetări convenționale și acorduri de întreprindere. Certyneo este compatibil cu sistemul dvs. SIRH (Lucca, PayFit, Workday, Cegid…) prin Zapier, Make sau webhooks și garantează conformitatea cu articolul L1221-1 din Codul muncii, cu regulamentul eIDAS și cu RGPD. Arhivare 10 ani inclusă, audit trail automat.
Care sunt cazurile de utilizare RH ale semnăturii electronice?
Toate semnăturile din ciclul de viață al angajatului, de la promisiunea de angajare până la acordul de încetare, pot fi digitalizate cu Certyneo. Iată cele șapte cazuri cele mai frecvente la clienții noștri HR.
Contract de muncă (CDI, CDD)
Contract pe perioadă nedeterminată, contract pe perioadă determinată, contracte de ucenicie sau de profesionalizare: trimiteți contractul semnat de angajator candidatului, care semnează în 2 minute de pe telefonul său. Conform articolului L1221-1 din Codul muncii francez.
Act adițional la contract
Schimbare de post, mărire de salariu, trecere la timp parțial, telemuncă: digitalizați întregul ciclu de acte adiționale cu semnătura salariatului și a angajatorului în serie.
Promisiune de angajare
Securizați juridic promisiunea de angajare (unilaterală sau sinalagmatică) înainte de semnarea contractului. Semnătura electronică avansată (AES) permite identificarea formală a candidatului.
Încetare amiabilă
Convenție de încetare semnată la distanță de ambele părți, cu termen de retractare de 15 zile respectat și pistă de audit automată pentru depunerea la Dreets.
Acord de companie
Acorduri colective semnate de organizațiile sindicale reprezentative: trimiteți, colectați semnăturile în paralel sau în serie și arhivați 10 ani.
NDA și angajament de confidențialitate
Acord de neconfidențialitate pentru noile angajări, stagiari, prestatori. Șablon gratuit disponibil în biblioteca noastră.
Convenție de stagiu
Convenție tripartită (companie, instituție, stagiar): ordin de semnare configurabil, memento-uri automate, DUE integrată la sfârșitul ciclului.
De ce să alegeți Certyneo pentru echipele RH?
Șase motive concrete pentru care serviciile HR aleg Certyneo pentru semnăturile lor electronice.
Onboarding în 24 h
Între propunerea de angajare și semnarea contractului, numărați câteva ore în loc de mai multe zile de plimbări poștale. Candidatul semnează de pe telefonul său, fără imprimantă.
Conformitate Codul muncii
Semnătura electronică a unui contract de muncă este recunoscută încă de la decizia Curții de Casație franceze din 7 octombrie 2015. Semnăturile noastre avansate (AES) respectă eIDAS și articolul 1367 din Codul civil francez.
Arhivare 10 ani inclusă
Toate contractele HR sunt arhivate 10 ani cu pistă de audit cu marcă temporală integrată în PDF. Durata corespunde obligațiilor de păstrare a documentelor sociale (DSN, AT/MP).
Fluxuri de lucru cu mai mulți semnatari
Angajator, HR, manager, salariat: configurați ordinea de semnare în serie sau în paralel. Memento-uri automate la Z+1, Z+3, Z+7 parametrabile pe fiecare trimitere.
Șabloane reutilizabile
Creați-vă machetele de contracte (CDI, CDD, stagiu) cu câmpuri dinamice (nume, salariu, dată) și generați documentele în masă din exportul SIRH.
Experiență candidat îngrijită
Parcurs de semnare în limba română, accesibil WCAG AA, e-mailuri sobre fără tracking invaziv. Imaginea de angajator este respectată.
Ce integrări SIRH sunt disponibile?
Certyneo se conectează la sistemul dvs. SIRH prin API REST, webhooks și conectoare Zapier/Make. Nici un conector nativ nu este încă certificat — scenariile de mai jos funcționează toate prin Zapier, Make sau webhooks-urile noastre. Conector nativ pe sistemul dvs. SIRH? Contactați-ne pentru a studia un parteneriat.
Lucca, PayFit, Cegid
Sisteme SIRH franceze obișnuite pe piața IMM: conectați Certyneo la sistemul dvs. SIRH prin Zapier sau Make (declanșatori "plic semnat" și "document trimis"), sau prin API REST-ul nostru pentru un pipeline personalizat. Nici un conector nativ publicat până în prezent.
Workday, SAP SuccessFactors
Sisteme SIRH pentru mari conturi: integrare prin Make sau Zapier pentru fluxurile de lucru complexe de onboarding (semnături multiple, aprobări ierarhice). Pentru un conector nativ, echipa noastră de integrări poate studia un parteneriat în funcție de volumul dvs.
Alte sisteme SIRH și instrumente RH
Instrumente HRIS, ATS și salarizare (BambooHR, HubSpot, Personio, etc.): utilizați webhooks-urile noastre în timp real și conectoarele Zapier/Make, care acoperă majoritatea aplicațiilor terțe. API REST documentată pe /docs.
Aveți nevoie de o integrare personalizată? Contactați echipa noastră — API-ul Certyneo este documentat public pe documentația noastră API.
Cum se respectă Codul muncii, eIDAS și RGPD?
Digitalizarea documentelor HR este încadrată de mai multe texte. Certyneo acoperă întregul cadru legal, francez și european.
Codul muncii francez — Articolul L1221-1
Contractul de muncă este încheiat în formele pe care părțile decid să le adopte. Semnătura electronică este, așadar, perfect admisibilă, cu condiția să garanteze identificarea semnatarului și integritatea documentului — ceea ce asigură semnătura avansată (AES).
Codul civil francez — Articolul 1367
Recunoașterea generală a semnăturii electronice ca echivalentă cu semnătura olografă, atunci când utilizează un procedeu fiabil de identificare care garantează legătura cu actul.
Regulamentul eIDAS (UE) nr. 910/2014
Semnăturile HR Certyneo se bazează pe nivelul avansat (AES): legătură unică cu semnatarul, identificare prin OTP dublu canal (e-mail + SMS), detectarea oricărei modificări ulterioare a documentului.
GDPR și păstrare socială
Durate de păstrare aliniate obligațiilor sociale: 5 ani (contract) sau 10 ani (DUE, AT/MP, registre de personal). DPA standard disponibil la înscriere, registru al prelucrărilor actualizat.
Ghid semnătură electronică·Ghid eIDAS·Securitate Certyneo·Șabloane de contracte gratuite·Ghid semnătură electronică RH·Certyneo împotriva DocuSign·Semnaţi o reziliere convențională online·Semnarea unui contract de muncă online·Semnarea unui acord CDI online·Semnarea unui contract de muncă online·Semnarea unui bilet de plată online·Semnarea mandatului ESC online·Semnarea unei charte de teletreabă online·Trimitere în masă a buletinilor de plăți
Întrebări frecvente ale echipelor HR
Este semnătura electronică a unui contract de muncă legală în Franța?
Da, fără restricții. Articolul L1221-1 din Codul muncii francez lasă părțile libere în privința formei contractului. Curtea de Casație franceză a confirmat validitatea semnăturii electronice pentru contractele de muncă (Cass. soc., 7 octombrie 2015). Semnătura avansată (AES) este recomandată pentru a garanta identificarea puternică a salariatului.
Ce nivel de semnătură să aleg pentru un contract de muncă?
Semnătura avansată (AES) este standardul recomandat. Include o identificare a semnatarului (OTP SMS + e-mail), o legătură unică cu documentul semnat și detectarea oricărei modificări ulterioare. Semnătura simplă este suficientă pentru documente interne fără miză contractuală (notă de serviciu, confirmare de primire).
Cum gestionez termenul de retractare al unei încetări amiabile?
Certyneo marchează cu precizie data semnării convenției de către ambele părți. Termenul de retractare de 15 zile calendaristice curge de la această dată și puteți exporta dovada cu marcă temporală pentru depunerea la Dreets. Nu este necesară nicio manipulare manuală.
Putem integra Certyneo în sistemul nostru SIRH (Lucca, PayFit, Workday, Cegid…)?
Da, prin Zapier, Make sau webhooks-urile noastre — nu există încă un conector nativ Certyneo publicat pe aceste sisteme SIRH. Certyneo expune o API REST completă, un webhook pentru fiecare eveniment (plic semnat, refuzat, expirat) și conectoare Zapier și Make care acoperă peste 4000 de aplicații terțe, dintre care majoritatea sistemelor SIRH de pe piață. Conector nativ pe sistemul dvs. SIRH? Contactați echipa noastră de integrări pentru a studia un parteneriat.
Cât timp sunt păstrate contractele semnate?
Planurile noastre includ o arhivare de 10 ani în mod implicit, ceea ce corespunde celor mai stricte durate de păstrare sociale (registre de personal, documente AT/MP). Contractele rămân descărcabile oricând din panoul dumneavoastră de control, cu pistă de audit integrată în PDF.
Trebuie candidații să creeze un cont Certyneo pentru a semna?
Nu. Semnatarul primește un link securizat prin e-mail și semnează direct din browserul său, fără instalare și fără creare de cont. Pentru semnăturile avansate, introduce un cod OTP primit prin SMS pentru a-și confirma identitatea.
Este semnătura electronică opozabilă în caz de litigiu la instanța de dreptul muncii?
Da. Valoarea probatoare a semnăturii avansate este recunoscută de jurisprudența franceză și europeană. În caz de litigiu, produceți PDF-ul semnat însoțit de pista de audit (marcă temporală, IP, geolocalizare grosieră, validare OTP), ceea ce constituie un fascicul de probe solid pentru instanța de dreptul muncii.
Putem semna mai multe contracte în masă pornind de la un export SIRH?
Da. Funcționalitatea „șabloane" vă permite să creați o machetă de contract cu câmpuri dinamice (nume, salariu, post, data angajării). Importați apoi un CSV din SIRH-ul dumneavoastră și Certyneo generează și trimite toate plicurile în lot în câteva secunde.