Comment envoyer un document à signer
Guide pas-à-pas pour envoyer un document à signer électroniquement : préparation, signataires, suivi.
Mis à jour le
Rédacteur — Certyneo · À propos de Certyneo
La procédure en 5 étapes
Envoyer un document à signer électroniquement prend moins de 5 minutes. Voici le processus pas-à-pas.
1. Préparer le document
- Export en PDF (recommandé)
- Vérifier la lisibilité mobile (80% des signataires signent sur mobile)
- Relire pour éliminer coquilles et erreurs
- Joindre les annexes obligatoires si besoin
2. Créer une enveloppe
Sur votre plateforme de signature :
- nouveau document → upload du PDF
- nommer l'enveloppe (objet du document + signataire)
3. Ajouter les signataires
Pour chaque signataire :
- nom complet
- téléphone (pour OTP SMS si AES)
- rôle (signataire, approbateur, CC)
Définir l'ordre : parallèle (tous en même temps) ou séquentiel.
4. Placer les champs
Glisser sur le PDF :
- champ signature (obligatoire)
- champs optionnels : date, nom, texte libre, case à cocher, paraphe par page
Associer chaque champ au bon signataire (couleurs différentes).
5. Configurer et envoyer
Options à configurer :
- niveau de signature : SES ou AES
- date d'expiration (15-30 jours typiquement)
- relances automatiques (J+3, J+7)
- messages personnalisés
Cliquer "Envoyer". Les signataires reçoivent leur email immédiatement.
Suivre le document
Depuis votre tableau de bord, suivez en temps réel :
- envoyé → ouvert → signé
- notifications (email, Slack, Teams)
- relance manuelle possible
Bonnes pratiques
- Toujours tester avec un collègue avant un envoi important
- Prévoir un canal de contact pour les signataires novices
- Archiver systématiquement le document signé
- Éviter les envois le vendredi soir ou le week-end
Erreurs fréquentes
- Mauvais email (typo ou ancienne adresse)
- Oublier d'ajouter un signataire
- Ne pas placer de champ signature
- Fichier trop lourd (> 10 Mo → lent sur mobile)
- Envoyer sans relire
Cas concret : commercial
Un commercial envoie 20 devis par semaine. Routine :
- Génération depuis HubSpot (devis + CGV)
- Envoi automatique en SES via intégration
- Relances J+2 et J+5
- Notifications Slack en temps réel
- CRM mis à jour à la signature
Temps humain : 0 minute par envoi.
Comment Certyneo vous aide
Certyneo rend l'envoi d'un document à signer rapide et fiable : interface drag-drop intuitive, templates pour les documents récurrents, intégrations CRM, suivi temps réel, relances automatiques. Tout en moins de 3 minutes.
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FAQ
Combien de temps prend l'envoi ?
2-5 minutes pour un document simple.
Peut-on envoyer le même document à plusieurs signataires ?
Oui, tous dans la même enveloppe, ordre parallèle ou séquentiel.
Faut-il informer le signataire à l'avance ?
Pas obligatoire, mais recommandé pour les signataires novices.
Peut-on annuler un envoi ?
Oui, avant signature. Après, non.
Le signataire peut-il transférer à quelqu'un d'autre ?
Selon la configuration. Par défaut, non.
Conclusion
Envoyer un document à signer est un geste simple devenu quotidien. Une fois la routine installée, vos cycles contractuels se transforment.
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