Konvertera Excel till PDF online, gratis och utan uppladdning

Konvertera Excel till PDF online, steg för steg

Att konvertera en Excel-fil till PDF är ett sätt att skicka en tabell som ingen kan ändra av misstag och som alla kan öppna, med eller utan kalkylprogram. Med Certyneo Reader läses arbetsboken och sätts upp i webbläsaren, på din enhet: den skickas aldrig till en server. Här är hela förloppet, från arbetsboken till en PDF som är klar att skicka.

1. Öppna arbetsboken i Excel och spara den. Det här steget är viktigare än det verkar: konverteringen skriver ut de värden som Excel har sparat för varje formel, den räknar inte om dem.
2. Kontrollera vad som ska synas: dölj arbetsblad, rader eller kolumner som bara är arbetsmaterial, och definiera ett utskriftsområde om du bara vill skicka en del av ett blad.
3. Släpp .xlsx- eller .xlsm-filen i läsaren högst upp på den här sidan, med dra och släpp eller från dina mappar, upp till 150 MB.
4. PDF:en öppnas i läsaren. Bläddra igenom den: varje blad börjar med sitt namn, sidhuvudet påminner om bladet och sidfoten visar sidnumreringen.
5. Spara PDF:en, eller bearbeta den först: ta bort en onödig sida, lägg till ett vattenmärke, skydda filen med lösenord.

Om resultatet inte passar dig, rätta arbetsboken i Excel, spara den och konvertera den igen: det tar bara ett ögonblick, och det finns ingen gräns för antalet konverteringar.

Varför göra om en Excel-tabell till PDF

En Excel-arbetsbok är ett arbetsverktyg: dess formler, flikar och kolumner med mellanberäkningar angår ofta bara dig. PDF:en är den publicerbara versionen.

• Låsa siffrorna: en budget, en prissatt offert eller en utläggsredovisning som skickas som PDF kan inte längre ändras genom en olycklig inmatning.
• Visa bara resultatet: dolda blad och kolumner skrivs inte ut, dina mellanberäkningar stannar hos dig.
• Kunna läsas överallt: mottagaren behöver varken Excel eller något kalkylprogram, en telefon räcker för att öppna filen.
• Bifoga en tabell till en ansökan: många portaler, upphandlingar och finansieringsansökningar tar bara emot PDF.
• Arkivera ett läge vid ett visst datum: en inventering, en månatlig översikt eller en närvarolista, som de såg ut när de skickades.

För att gå åt andra hållet, alltså få in siffrorna från ett kontoutdrag eller en faktura som du fått som PDF i ett kalkylprogram, förklarar vår guide hur du konverterar en PDF till Excel med belopp som går att räkna med.

Vad som följer med när du konverterar Excel till PDF

Verktyget tar ingen skärmbild av bladet: det läser varje cell, dess innehåll och formatering, och sätter sedan ihop läsbara sidor. Här är vad du hittar i PDF:en, och vad som inte finns med.

Texten i PDF:en är riktig text: den går att söka i, markera och kopiera. En mottagare kan alltså hitta ett namn eller ett belopp i en lång tabell med sökfunktionen i sin PDF-läsare.

Hur en stor Excel-tabell delas upp i sidor

Den största svårigheten när man konverterar en Excel-tabell till PDF är bredden. På skärmen har ett blad ingen kant; på en A4-sida har det det. Verktyget tillämpar regler som är utformade för att varje siffra ska förbli läsbar.

• A4-format, stående för en smal tabell, automatiskt liggande så snart tabellen är bred.
• Textstorlek anpassad efter tabellens bredd, så att kolumnerna får plats utan att läsbarheten offras.
• Vid fler än 25 kolumner delas bladet upp i på varandra följande kolumnblock, som skrivs ut efter varandra, i stället för att krympas till en oläslig storlek.
• Rubrikraden upprepas överst på varje sida: det är den första raden om den är fetstilt, eller raden med etiketter som står ovanför siffror.
• En rad delas aldrig mellan två sidor: en rad med flera textrader flyttas i sin helhet till nästa sida.
• Varje blad börjar med sitt namn; sidhuvudet påminner om bladet och sidfoten ger sidnumreringen i formen sida / sidor.

Vad du gör om din tabell har fler än 25 kolumner

Uppdelningen i block behåller allt, men tvingar läsaren att bläddra mellan sidorna för att följa en rad. Om du vill undvika det, minska antalet kolumner som skickas: dölj kolumnerna med mellanberäkningar, eller definiera ett utskriftsområde som bara omfattar de kolumner som behövs. För en mycket stor tabell som ska bearbetas vidare kan du också överväga att skicka själva arbetsboken utöver PDF:en.

För att rubrikraden ska kännas igen och upprepas ordentligt, gör kolumnetiketterna fetstilta på första raden. Det är en enkel vana som gör PDF:en mycket lättare att läsa redan från andra sidan.

Datum, tal och formler: vad du bör veta innan du konverterar en xlsx till PDF

Formlerna räknas inte om

En Excel-fil sparar för varje formel det senaste värdet som beräknades när filen sparades. Konverteringen skriver ut det värdet, precis som en utskrift skulle göra. Om du har ändrat ett värde utan att spara efteråt visar PDF:en det tidigare resultatet, det från senaste sparningen. Lösningen är alltid densamma: öppna arbetsboken i Excel, låt beräkningen göras, spara och konvertera sedan.

Formaten följer läsarens språk

Datum, procent, decimaler och tusentalsavgränsare skrivs på språket i läsarens gränssnitt, precis som Excel installerat på det språket skulle göra: decimalkomma och mellanslag mellan tusental på svenska, ordningen år, månad, dag, och SANT i stället för TRUE för ett logiskt värde. Om du konverterar en tabell som är avsedd för en engelskspråkig läsare, visa läsaren på engelska före konverteringen.

Och en CSV-fil?

En .csv-fil har varken formatering eller blad: det är text som skiljs åt med kommatecken eller semikolon. Den konverteras som text med fast teckenbredd, där kolumnerna förblir justerade. För att få en riktig tabell, med upprepad rubrik och talformat, öppna den i Excel och spara den som .xlsx före konverteringen.

Begränsningar vid konvertering från Excel till PDF, och hur du kommer runt dem

Verktyget skriver ut celler. Allt som inte är en cell, eller som beror på en visningsberäkning som är specifik för Excel, följer inte med. Det är bra att veta innan du skickar dokumentet.

• Diagram och bilder som ligger på bladet: saknas i PDF:en. Spara diagrammet som bild i Excel och lägg sedan till bilden i PDF:en efter konverteringen, enligt beskrivningen nedan.
• Villkorsstyrd formatering: färger som beräknas utifrån värdet, som ett negativt belopp i rött, syns inte. Om informationen är viktig, lägg till en tydlig kolumn eller en fast teckenfärg.
• Tunna kantlinjer: följer inte med. Enfärgad fyllning på varannan rad är ett bra alternativ för att leda blicken.
• Kommentarer och cellanteckningar: följer inte med. Kopiera viktiga kommentarer till en egen kolumn.
• Gammalt .xls-format: avvisas. Öppna det i Excel eller ett annat kalkylprogram och spara det som .xlsx.

För att få tillbaka ett diagram, konvertera arbetsboken och använd sedan verktyget för att infoga en sida i en PDF: det tar direkt emot en PNG- eller JPG-bild, som placeras före första sidan, efter valfri sida eller i slutet. Om du hellre förbereder bilden separat kan du också göra om en JPG- eller PNG-bild till PDF och sedan sätta ihop den med resten.

Om dokumentet måste återge visningen i Excel exakt, diagram och villkorsstyrd formatering inräknade, exportera det från Excel självt, via Arkiv, Spara som och sedan filtypen PDF.

Vilken metod ska du välja för att konvertera en Excel-fil till PDF

Flera vägar leder till samma resultat. De skiljer sig åt i var arbetsboken bearbetas, vad som följer med och vilket program som behövs.

Den mest märkbara skillnaden gäller layouten. Från Excel hamnar en bred tabell ofta uppdelad på flera sidor om man inte har ställt in orienteringen och utskriftsrubrikerna. Här är liggande format och upprepad rubrik automatiska.

Den andra gäller sekretessen: en lönelista, ett bokslut eller ett kundregister som konverteras i webbläsaren passerar ingen server, vilket tar bort risken för läckor hos en leverantör.

Efter konverteringen: minska, märka, skydda, signera

PDF:en öppnas i den kostnadsfria PDF-läsaren online, där verktygen kan användas efter varandra på samma dokument. Ett typiskt arbetsflöde för en finansiell tabell ser ut så här.

1. Ta bort sidor som inte ska skickas, till exempel ett blad med antaganden: ta bort onödiga sidor ur PDF:en genom att skriva deras nummer.
2. Märk dokumentet: lägg till ett vattenmärke ”KONFIDENTIELLT” på varje sida för en intern tabell eller en budgetprognos.
3. Foga det till en större akt: slå ihop flera PDF-filer till en enda fil, till exempel den prissatta tabellen, rapporten och bilagorna.
4. Skydda det: lås PDF:en med ett lösenord innan du skickar den med e-post.
5. Få det godkänt: för en offert eller en godkänd redovisning, skicka PDF:en för elektronisk signering.

Så länge du inte har sparat kan varje steg ångras med knappen Ångra.

Fler frågor om att konvertera Excel till PDF

Hur konverterar jag bara ett blad i en arbetsbok till PDF?

Dölj de andra bladen i Excel, spara och konvertera sedan: dolda blad utesluts. Du kan också konvertera hela arbetsboken och därefter ta bort sidorna från de blad du inte behöver.

Går det att konvertera en Excel-fil till PDF från en telefon?

Ja. Verktyget fungerar i moderna webbläsare på Android, iPhone och iPad. Välj .xlsx-filen bland dina filer eller en sparad bilaga, och spara sedan den färdiga PDF:en. För att rätta en formel måste du däremot gå via ett kalkylprogram.

Fungerar det med en stor arbetsbok på flera tusen rader?

Ja. Stora blad hanteras effektivt, inom gränsen på 150 MB per fil. PDF:en får helt enkelt så många sidor som behövs, med rubriken upprepad på varje sida.

Hur bifogar jag en Excel-tabell till en Word-rapport i samma PDF?

Börja med att konvertera Word-dokumentet till PDF, och infoga sedan arbetsboken där du vill med verktyget för att infoga sidor, som också tar emot en .xlsx-fil. Du får en enda PDF, klar att numreras och skickas.