Kommentera en PDF online: markera, kommentera, rita

Kommentera en PDF-fil online gratis: det korta svaret

För att kommentera en PDF-fil online utan att installera något, öppna filen i läsaren ovan, välj verktyget Kommentera, välj sedan en passage att markera eller rita direkt på sidan. När dina kommentarer är på plats, klicka på Tillämpa, läs igenom dokumentet och spara sedan den kommenterade PDF-filen. Operationen är gratis, kräver inget konto och sker helt i din webbläsare: filen skickas inte till någon server.

Den här guiden beskriver exakt vad PDF-kommentering omfattar, de åtta tillgängliga verktygen och rätt användning av varje verktyg, fallen som utgör problem (skannad dokument, skyddad fil, läsning på surfplatta) och vad du ska göra med dokumentet efter kommentering. Om du letar efter en specifik gest, de dedikerade guiderna går längre: markera en PDF online, lägg till en kommentar på en PDF, läs igenom och korrigera en PDF tillsammans eller kommentera en PDF på iPad eller surfplatta.

Kommentera en PDF: vad pratar vi om exakt?

En PDF är utformad för att vara låst: dess layout är densamma på alla skärmar och alla skrivare. Att kommentera detta dokument handlar därför inte om att skriva om det, utan om att lägga ett lager av visuella anmärkningar ovanpå: en markering, ett streck, en anteckning, en stämpel. Den ursprungliga texten förblir intakt under.

PDF-standarden (ISO 32000) föreskriver dedikerade objekt för detta, kallade anteckningar. Var och en har en typ (markering, understrukning, genomstruken text, ritning, kvadrat, textfält, anteckning, stämpel), en position på sidan, en färg och, vid behov, ett textinnehål. Det är detta standardformat som Certyneo Reader skriver i din fil.

Praktisk följd: dina anteckningar är inte en bild som klistrats på sidan. Adobe Acrobat, Preview på Mac, läsare som är inbyggda i webbläsare och de flesta PDF-program känner igen dem som riktiga anteckningar. Din mottagare kan visa dem, lista dem, svara på dem i sin egen programvara eller ta bort dem en efter en.

Anteckningsverktyg och när varje ska användas

Anteckningsverktyget grupperar åtta gester. De tre första verkar på ett urval av text; de fem följande placeras fritt på sidan. Alla erbjuder fem färger: gul, grön, blå, röd och svart.

Markera, understryck, genomstruken

Välj ett avsnitt som du skulle göra på en webbsida: markeringen, understrukningen eller genomstruken text följer exakt de valda raderna, även över flera rader. Markering tjänar till att hitta det väsentliga, understrukning för att flagga en punkt som ska kontrolleras, genomstruken text för att föreslå en borttagning. Dessa tre verktyg behöver valbara text: vår guide för att markera text i en PDF förklarar vad man ska göra när markeringen inte fungerar.

Rita för hand

Ritningen ritar fritt med mus, finger eller penna: omge en siffra, länka två stycken, lägg till en pil eller en klammerparentes. Det är det mest uttrycksfullt verktyget, men också det minst exakta: reservera det för visuella indikationer och spara skrivna anmärkningar för textverktygen.

Rama in ett område

Ramen ritar en rektangel runt en tabell, en signatur, en logotyp eller ett element som inte är valbara text. Det fångar ögat utan att dölja något.

Textfält och fäst kommentar

Textfältet skriver din anmärkning direkt på sidan, synlig för alla och utskriven med den. Den fästa kommentaren placerar en liten ikon: dess innehål visas när läsaren klickar på den eller öppnar kommentarpanelen i sin programvara. Den första passar för korta instruktioner som måste sticka ut, den andra för längre förklaringar som inte ska göra sidan rörig. För att välja mellan de två och skriva användbara anmärkningar, läs vår guide för att kommentera en PDF.

Bildstämpel

Stämpeln placerar en PNG- eller JPG-bild på sidan: logotyp, företagssiegel, beteckning "Sett" eller "Betalt" förberedd i förväg. En skannad signatur som läggs på detta sätt förblir en enkel bild utan bevisvärde: för att binda någon måste du använda en elektronisk signatur.

Kommentera en PDF utan Adobe Acrobat

Adobe Acrobat Reader, i sin gratisversion, tillåter markering och kommentarer, men det måste installeras, och mer avancerade funktioner är reserverade för prenumerationen. Flera alternativ finns, var och en med sina begränsningar.

• PDF-läsare som är inbyggda i moderna webbläsare (Microsoft Edge, Firefox) erbjuder några markerings-, ritnings- eller textverktyg, vars lista varierar från webbläsare och version till version.
• Preview på Mac och anteckningsverktyget i Filer-appen på iPhone och iPad är kompletta, men begränsade till Apples ekosystem.
• Många webbplatser för onlineannotering börjar med att ladda upp din fil på sina servrar, ibland med en gräns för sidor eller filer per dag, och kräver ett konto för att spara resultatet.
• Certyneo Reader fungerar i alla moderna webbläsare, på dator och mobil, utan konto eller begränsningar, och bearbetar filen lokalt.

Oavsett vilket verktyg du väljer ska du kontrollera en sak innan du binder dig: anteckningarna måste skrivas i PDF-standardformatet. Vissa verktyg plattar allt till en bild när det sparas; mottagaren kan då varken välja texten eller ta bort en kommentar.

Annotera en skannad PDF: OCR-steget

Ett skannat eller fotograferat dokument är för PDF-läsaren bara en bild: det innehåller ingen text. Du kan rita på det, placera en ram, en textzon, en kommentar eller ett stämpel, men det är omöjligt att välja en mening för att markera eller genomstryka den.

Lösningen är att göra skanningen sökbar via OCR innan du annoterar den. Teckenigenkänning lägger ett osynligt textlager under bilden, justerat efter orden. När detta steg är klart fungerar markeringen och markeringsverktygen följer dokumentets rader. Det blir också möjligt att söka efter ett ord i PDF-filen.

Tips: om en PDF verkar innehålla text men markeringen hoppar från ett block till ett annat är det ofta ett dokument formaterat i kolumner. Markera kolumn för kolumn, börja från början av meningen.

Annotera, ändra, svärta ut: tre olika åtgärder

Dessa tre operationer förväxlas ofta, även om de varken har samma effekt eller samma risker.

• Annotera lägger till kommentarer ovanför innehållet utan att ändra det. Originaltexten förblir läsbar och kopierbar, och varje anteckning kan tas bort.
• Ändra ändrar innehållet själv: korrigera ett datum, ett stavfel eller ett belopp direkt i raden. Det är rollen för verktyget för att ändra texten i en PDF, som skriver om raden i ett typsnitt med samma dimensioner.
• Svärta ut tar permanent bort en information: den maskerade texten tas bort från filen, inte bara täckt. För ett personnummer, IBAN eller namn som ska anonymiseras använder du verktyget för att svärta ut en PDF.

Den klassiska fällan är att rita en svart rektangel över känslig data i tron att du har raderat den. En ram eller en ritning är fortfarande en anteckning: texten under finns fortfarande kvar, och vem som helst kan kopiera den eller ta bort anteckningen. För att dölja en information, svärta ut den; för att signalera den, annotera den.

Granska ett dokument tillsammans

Anteckning är det gemensamma språket för granskning: en rapport, ett häfte, en layout eller ett kontrakt cirkulerar i PDF, var och en lägger till sina kommentarer, och författaren tar upp dem i källdokumentet. För att denna process ska fungera måste du fastställa konventioner innan du börjar: en färg per granskare, genomstruken text för raderingar, understruken för punkter att kontrollera, textzonen för föreslagna ersättningar.

När flera granskare var och en arbetar på sin egen kopia blir det svårt att veta vad som har ändrats från en version till en annan. Verktyget för att jämföra två versioner av en PDF framhäver tillagda och borttagna rader. Vår kompletta metod för att granska och korrigera en PDF tillsammans detaljerar konventionerna, granskningsflödet och det speciella fallet med kontraktet före undertecknande.

Annotera en PDF på iPad, surfplatta eller telefon

Verktyget fungerar i din surfplatta eller telefons webbläsare utan att någon applikation behöver installeras. På en pekskärm följer ritningen fingret eller pennan, och textmarkeringen görs genom ett långt tryck, som på vilken webbsida som helst.

På en större skärm gör liggande läge och zoomning markeringen mer exakt. Den annoterade filen sparas i apparatens nedladdningsmapp. Vår guide för att annotera en PDF på iPad eller en Android-surfplatta ger steg-för-steg-instruktioner och användbara inställningar för att skriva med en penna.

Sekretess: varför anteckningar görs på din enhet

Dokumenten som man annoterar är sällan harmlösa: kontrakt, lönebesked, medicinska journaler, examenskopior, handlingar från ett juridiskt ärende. Att lämna dem till en onlinetjänst som lagrar dem, även tillfälligt, väcker en verklig sekretessfråga och ibland en fråga om GDPR-överensstämmelse.

Certyneo Reader läser och ändrar PDF-filen direkt i din webbläsare. Filen laddas aldrig upp: Certyneo tar inte emot den, sparar den inte och kan inte läsa den. Om du stänger fliken raderas dokumentet från minnet. Det är också det som gör det möjligt att kommentera stora filer, upp till 150 MB, utan uppladdningstid.

En PDF som är skyddad med ett lösenord öppnas genom att ange lösenordet, som endast verifieras på din enhet. Om det kommenterade dokumentet ska skickas tillbaka krypterat använder du verktyget för att skydda en PDF med lösenord innan du skickar det.

Tillämpa, korrigera, spara: steg för steg

Så länge du inte har klickat på Tillämpa förblir dina kommentarer väntande: de visas på sidan men är ännu inte skrivna i filen. Räknaren i verktygsfältet anger deras antal.

1. För att ta bort en väntande kommentar väljer du verktyget Ta bort och klickar sedan på den. Knappen Överge allt tar bort alla väntande kommentarer på en gång.
2. Klicka på Tillämpa: alla kommentarer skrivs in i PDF-filen i en enda operation och sidan laddas om.
3. Om resultatet inte är tillfredsställande återgår kommandot Ångra senaste ändring till föregående tillstånd, så länge filen inte är sparad.
4. Klicka på Spara för att ladda ner den kommenterade PDF-filen. Så länge detta inte är gjort varnar läsaren dig innan du lämnar sidan.

Dina kommentarer läggs till dem som dokumentet redan innehöll, utan att radera dem. Om du vill ta bort en redan sparad kommentar öppnar du filen i en läsare som listar kommentarer, till exempel Adobe Acrobat Reader eller Förhandsvisning: varje standardkommentar kan där väljas och raderas.

Efter kommentering: dela, jämför, få signerad

En kommenterad PDF är sällan ett slut i sig. Beroende på fall består nästa steg i att skicka den tillbaka till författaren för integrering av anmärkningar, att komprimera den för att skicka via e-post eller att läsa den en sista gång i PDF-läsaren online före distribution.

När dokumentet är ett kontrakt, en offert eller en inköpsorder är det sista steget ofta signaturen. När anmärkningarna är integrerade och den slutliga versionen är fastställd kan du signera en PDF online med en elektronisk signatur: dina undertecknare signerar från sin telefon och det signerade dokumentet förseglas, vilket förhindrar senare ändringar utan att det syns.

Bästa metoder för läsbara kommentarer

• En idé per kommentar: en kommentar som blandar tre anmärkningar hanteras sällan helt.
• En färgkod som presenteras från början, till exempel gult för viktig information, rött för ett fel, grönt för godkännande.
• Anmärkningar som föreslår en lösning snarare än bara ett konstaterade: "ersätt 30 dagar med 45 dagar" istället för "tidsfristen måste granskas".
• Markering med måttfullhet: ett helt markerat stycke signalerar inte längre något.
• Ett tydligt filnamn när du sparar, med datum och dina initialer, så att alla vet vilken version de har i händerna.
• En sista granskning av den kommenterade PDF-filen innan du skickar den, särskilt för att kontrollera att ingen intern anmärkning är avsedd att stanna kvar i kundens kopia.