Entreprise
Elektronikus aláírás a HR-hez: az útmutató
Szerződések, módosítások, foglalkoztatási ígéretek, cégszerződések: hogyan iparosítja a HR az elektronikus aláírást.
7 min
Humán erőforrás
Elektronikus aláírás a HR- és személyzeti osztályoknak
Digitalizálja a munkaszerződéseket, módosításokat, állásajánlatokat, közös megegyezéseket és vállalati megállapodásokat. A Certyneo integrálódik a HR-rendszerébe (Lucca, PayFit, Workday) és biztosítja a francia Munka Törvénykönyv L1221-1. cikkelyének, az eIDAS rendeletnek és a GDPR-nak való megfelelőséget. 10 éves archiválás, automatikus audit napló.
HR-felhasználási esetek
A munkavállalói életciklus minden aláírása — az állásajánlattól a munkaviszony-megszüntetési megállapodásig — digitalizálható a Certyneóval. Íme a hét leggyakoribb eset HR-ügyfeleinknél.
Munkaszerződés (határozatlan/határozott idejű)
Határozatlan idejű, határozott idejű, tanuló- vagy szakmunkás-szerződések: küldje el a munkáltató által aláírt szerződést a jelöltnek, aki 2 perc alatt aláírja a telefonjáról. Megfelel a francia Munka Törvénykönyv L1221-1. cikkelyének.
Szerződésmódosítás
Munkakörváltás, béremelés, részmunkaidőre váltás, távmunka: digitalizálja a teljes módosítási ciklust a munkavállaló és a munkáltató sorrendi aláírásával.
Állásajánlat
Jogilag biztosítsa az állásajánlatot (egyoldalú vagy kölcsönös) a szerződés aláírása előtt. A fokozott biztonságú elektronikus aláírás (AES) lehetővé teszi a jelölt formális azonosítását.
Közös megegyezés
Közös megegyezésről szóló megállapodás távoli aláírással mindkét fél részéről, a 15 napos elállási határidő betartásával és automatikus audit naplóval a hatósági benyújtáshoz.
Vállalati megállapodás
Reprezentatív szakszervezetek által aláírt kollektív megállapodások: küldés, párhuzamos vagy sorrendi aláírásgyűjtés és 10 éves archiválás.
Titoktartási megállapodás és titoktartási kötelezettségvállalás
Titoktartási megállapodás új munkavállalók, gyakornokok, szolgáltatók számára. Ingyenes sablon érhető el könyvtárunkban.
Szakmai gyakorlati szerződés
Háromoldalú megállapodás (vállalat, intézmény, gyakornok): konfigurálható aláírási sorrend, automatikus emlékeztetők, a ciklus végén integrált bejelentés.
Miért a Certyneo a HR-nek
Hat kézzelfogható ok, amiért a HR-részlegek a Certyneót választják elektronikus aláírásaikhoz.
24 órás onboarding
Az állásajánlat és a szerződés aláírása között néhány óra elég, nem pedig több napos postai oda-vissza küldés. A jelölt a telefonjáról ír alá, nyomtató nélkül.
Munka Törvénykönyv-megfelelőség
A munkaszerződés elektronikus aláírását a francia Legfelsőbb Bíróság 2015. október 7-i ítélete óta elismerik. Fokozott biztonságú (AES) aláírásaink megfelelnek az eIDAS-nak és a francia Polgári Törvénykönyv 1367. cikkelyének.
10 éves archiválás az ár része
Minden HR-szerződést 10 évig archiválunk a PDF-be integrált, időbélyegzővel ellátott audit naplóval. Az időtartam megfelel a szociális dokumentumok megőrzési kötelezettségének (DSN, munkahelyi balesetek).
Többaláírós munkafolyamatok
Munkáltató, HR, vezető, munkavállaló: állítsa be az aláírási sorrendet sorosan vagy párhuzamosan. Küldésenként beállítható automatikus emlékeztetők 1., 3., 7. napon.
Újrafelhasználható sablonok
Hozzon létre szerződés-sablonokat (határozatlan, határozott, gyakornoki) dinamikus mezőkkel (név, fizetés, dátum), és generáljon dokumentumokat tömegesen a HR-exportból.
Gondozott jelölti élmény
Magyar nyelvű aláírói folyamat, WCAG AA-konform akadálymentesség, letisztult e-mailek invazív követés nélkül. A munkáltatói márka tiszteletben tartva.
HR-rendszerintegrációk
A Certyneo REST API-n, webhookokon és Zapier/Make-csatlakozókon keresztül kapcsolódik a HR-rendszeréhez. Az alábbiakban a HR-ügyfeleink által leggyakrabban kért három integrációt soroljuk fel — további integrációk kérésre érhetők el.
Lucca
A kkv-piac vezető francia HR-rendszere: exportálja szerződéseit a Lucca API-n keresztül, majd indítsa el a küldést a Certyneóból, vagy használja Zapier-csatlakozónkat.
PayFit
Bér- és onboarding-kezelés: szinkronizálás REST API-nkon keresztül az aláírt szerződések közvetlen továbbításához a munkavállalói kartonba.
Workday
Nagyvállalati HR-rendszer: Make vagy Zapier integráció bonyolult onboarding-munkafolyamatokhoz (több aláírás, hierarchikus jóváhagyások).
Egyedi integrációra van szüksége? Vegye fel a kapcsolatot csapatunkkal — a Certyneo API nyilvánosan dokumentált itt: API dokumentációnk.
Munka Törvénykönyv, eIDAS és GDPR-megfelelőség
A HR-dokumentumok digitalizálását több jogszabály szabályozza. A Certyneo lefedi a teljes francia és európai jogi keretet.
Munka Törvénykönyv — L1221-1. cikkely
A munkaszerződést a felek által választott formában kell megkötni. Az elektronikus aláírás így teljesen elfogadható, feltéve, hogy garantálja az aláíró azonosítását és a dokumentum integritását — amit a fokozott biztonságú aláírás (AES) biztosít.
Polgári Törvénykönyv — 1367. cikkely
Az elektronikus aláírás általános elismerése a kézzel írott aláírással egyenértékűnek, amennyiben olyan megbízható azonosítási eljárást használ, amely biztosítja a dokumentummal való kapcsolatát.
eIDAS rendelet (EU) 910/2014
A Certyneo HR-aláírásai a fokozott szintre (AES) épülnek: egyedi kapcsolat az aláíróval, dupla csatornás OTP-azonosítás (e-mail + SMS), a dokumentum minden későbbi módosításának észlelése.
GDPR és szociális megőrzés
A megőrzési idők a szociális kötelezettségekhez igazodnak: 5 év (szerződés) vagy 10 év (bejelentések, munkahelyi balesetek, személyzeti nyilvántartások). Szabványos DPA elérhető regisztrációkor, aktuális adatkezelési nyilvántartás.
A HR-csapatok gyakori kérdései
Jogszerű Franciaországban a munkaszerződés elektronikus aláírása?
Igen, korlátozás nélkül. A francia Munka Törvénykönyv L1221-1. cikkelye szabadon hagyja a feleket a szerződés formájában. A francia Legfelsőbb Bíróság megerősítette a munkaszerződések elektronikus aláírásának érvényességét (Cass. soc., 2015. október 7.). A fokozott biztonságú aláírás (AES) ajánlott a munkavállaló erős azonosításának biztosítására.
Milyen aláírási szintet válasszak munkaszerződéshez?
A fokozott biztonságú aláírás (AES) az ajánlott szabvány. Tartalmazza az aláíró azonosítását (SMS- és e-mailes OTP), egyedi kapcsolatot az aláírt dokumentummal, valamint minden későbbi módosítás észlelését. Az egyszerű aláírás elegendő szerződéses tét nélküli belső dokumentumokhoz (körlevél, átvételi elismervény).
Hogyan kezeljem a közös megegyezés elállási határidejét?
A Certyneo pontosan időbélyegzővel látja el a megállapodás mindkét fél általi aláírásának dátumát. A 15 naptári napos elállási határidő ettől a dátumtól kezdődik, és exportálhatja az időbélyegzett bizonyítékot a hatósági benyújtáshoz. Kézi beavatkozás nem szükséges.
Integrálható a Certyneo a HR-rendszerünkbe (Lucca, PayFit, Workday)?
Igen. A Certyneo teljes körű REST API-t, webhookot biztosít minden eseményre (boríték aláírva, elutasítva, lejárt), valamint Zapier és Make csatlakozókat, amelyek több mint 4000 harmadik féltől származó alkalmazást lefednek, beleértve a főbb HR-rendszereket. Az integrációs csapat egyedi telepítésben is segítséget nyújthat.
Meddig tároljátok az aláírt szerződéseket?
Csomagjaink alapértelmezetten 10 éves archiválást tartalmaznak, ami megfelel a legszigorúbb szociális megőrzési időknek (személyzeti nyilvántartások, munkabalesetek). A szerződések bármikor letölthetők a vezérlőpultról, PDF-be integrált audit naplóval.
Létre kell hozniuk a jelölteknek Certyneo-fiókot az aláíráshoz?
Nem. Az aláíró e-mailben kap egy biztonságos hivatkozást, és közvetlenül a böngészőjében ír alá, telepítés vagy fiókregisztráció nélkül. A fokozott biztonságú aláírásokhoz SMS-ben kapott OTP-kódot ad meg a személyazonossága megerősítéséhez.
Érvényesíthető-e az elektronikus aláírás munkaügyi perben?
Igen. A fokozott biztonságú aláírás bizonyító erejét a francia és európai joggyakorlat elismeri. Jogvita esetén bemutatja az aláírt PDF-et az audit naplóval együtt (időbélyegzés, IP-cím, durva földrajzi hely, OTP-ellenőrzés), ami szilárd bizonyítéki rendszert alkot a munkaügyi bíróság számára.
Alá lehet-e írni tömegesen több szerződést HR-exportból?
Igen. A „sablonok” funkció lehetővé teszi szerződés-sablon létrehozását dinamikus mezőkkel (név, fizetés, beosztás, belépési dátum). Ezután CSV-t importál a HR-rendszeréből, és a Certyneo másodpercek alatt generálja és elküldi az összes borítékot tételesen.