Entreprise
Elektronikus aláírás a HR-hez: az útmutató
Szerződések, módosítások, foglalkoztatási ígéretek, cégszerződések: hogyan iparosítja a HR az elektronikus aláírást.
7 min
Humán erőforrás
Elektronikus aláírás a HR- és személyzeti osztályoknak
Digitalizálja a munkaszerződéseket, módosításokat, felvételi ígérvényeket, végelszámolási nyugtákat és vállalati megállapodásokat. A Certyneo kompatibilis az Ön SIRH-jével (Lucca, PayFit, Workday, Cegid…) a Zapier, a Make vagy webhookok segítségével, és garantálja a munka törvénykönyve L1221-1. cikkének, az eIDAS rendeletnek és az RGPD-nek való megfelelést. 10 éves archiválás és automatikus audit trail benne foglaltatik.
Milyen HR alkalmazási esetek léteznek az elektronikus aláíráshoz?
A munkavállalói életciklus minden aláírása — az állásajánlattól a munkaviszony-megszüntetési megállapodásig — digitalizálható a Certyneóval. Íme a hét leggyakoribb eset HR-ügyfeleinknél.
Munkaszerződés (határozatlan/határozott idejű)
Határozatlan idejű, határozott idejű, tanuló- vagy szakmunkás-szerződések: küldje el a munkáltató által aláírt szerződést a jelöltnek, aki 2 perc alatt aláírja a telefonjáról. Megfelel a francia Munka Törvénykönyv L1221-1. cikkelyének.
Szerződésmódosítás
Munkakörváltás, béremelés, részmunkaidőre váltás, távmunka: digitalizálja a teljes módosítási ciklust a munkavállaló és a munkáltató sorrendi aláírásával.
Állásajánlat
Jogilag biztosítsa az állásajánlatot (egyoldalú vagy kölcsönös) a szerződés aláírása előtt. A fokozott biztonságú elektronikus aláírás (AES) lehetővé teszi a jelölt formális azonosítását.
Közös megegyezés
Meghívó, a megbeszélés jegyzőkönyve és részletes megállapodás távolról aláírva, időbélyeges audit traillel. A TéléRC-űrlapot továbbra is kézzel írják alá.
Vállalati megállapodás
Reprezentatív szakszervezetek által aláírt kollektív megállapodások: küldés, párhuzamos vagy sorrendi aláírásgyűjtés és 10 éves archiválás.
Titoktartási megállapodás és titoktartási kötelezettségvállalás
Titoktartási megállapodás új munkavállalók, gyakornokok, szolgáltatók számára. Ingyenes sablon érhető el könyvtárunkban.
Szakmai gyakorlati szerződés
Háromoldalú megállapodás (vállalat, intézmény, gyakornok): konfigurálható aláírási sorrend, automatikus emlékeztetők, a ciklus végén integrált bejelentés.
Miért válassza a Certyneót HR csapatoknak?
Hat kézzelfogható ok, amiért a HR-részlegek a Certyneót választják elektronikus aláírásaikhoz.
24 órás onboarding
Az állásajánlat és a szerződés aláírása között néhány óra elég, nem pedig több napos postai oda-vissza küldés. A jelölt a telefonjáról ír alá, nyomtató nélkül.
Munka Törvénykönyv-megfelelőség
A munkaszerződés elektronikus aláírását a francia Polgári Törvénykönyv 1366. és 1367. cikke ismeri el, amelyek az elektronikus iratnak ugyanolyan bizonyító erőt biztosítanak, mint a papíralapúnak. Fokozott biztonságú (AES) aláírásaink megfelelnek az eIDAS-nak és a francia Polgári Törvénykönyv 1367. cikkelyének.
10 éves archiválás az ár része
Minden HR-szerződést 10 évig archiválunk a PDF-be integrált, időbélyegzővel ellátott audit naplóval. Az időtartam megfelel a szociális dokumentumok megőrzési kötelezettségének (DSN, munkahelyi balesetek).
Többaláírós munkafolyamatok
Munkaadó, HR, vezető, alkalmazott: konfigurálja az aláírási sorrendet sorosan vagy párhuzamosan. Automatikus e-mail emlékeztetők az egyes küldésekhez kiválasztott intervallumban (alapértelmezés szerint 3 naponta).
Újrafelhasználható sablonok
Hozzon létre szerződés-sablonokat (határozatlan, határozott, gyakornoki) dinamikus mezőkkel (név, fizetés, dátum), és generáljon dokumentumokat tömegesen a HR-exportból.
Gondozott jelölti élmény
Magyar nyelvű aláírói folyamat, WCAG AA-konform akadálymentesség, letisztult e-mailek invazív követés nélkül. A munkáltatói márka tiszteletben tartva.
Mely SIRH integrációk érhetőek el?
A Certyneo kétféleképpen csatlakozik az Ön SIRH-jához. A Lucca rendelkezik egy natív összekötővel, csak olvasásra: az Ön alkalmazottai aláírók javaslataiként jelennek meg, és adataik kitöltik a sablonokat. Más SIRH-ek esetén a REST API, a webhookok és a Zapier/Make összekötők az alábbi forgatókönyveket fedik le. Natív összekötő az Ön rendszeréhez? Lépjen velünk kapcsolatba a partnerség tanulmányozásához.
Lucca, PayFit, Cegid
Közös francia SIRH-ek a KKV piacon. A Lucca rendelkezik egy natív Certyneo összekötővel, csak olvasásra: az Ön alkalmazottai megjelennek az aláírók javaslatai között, és adataik kitöltik a sablonokat. PayFit, Cegid és mások esetén kösse össze a Certyneót a Zapier vagy Make segítségével (az "aláírt boríték" és "küldött dokumentum" triggerek), vagy használja a saját REST API-nkat egyedi feldolgozáshoz.
Workday, SAP SuccessFactors
Nagyvállalati SIRH-k: integrálás Make vagy Zapier segítségével az összetett onboarding munkafolyamatokhoz (több aláírás, hierarchikus jóváhagyások). Natív csatlakozóhoz az integrációs csapatunk a térfogatnak megfelelően tanulmányozhat egy partnerséget.
Egyéb SIRH és HR eszközök
HRIS, ATS és bérszámfejtési eszközök (BambooHR, HubSpot, Personio, stb.): használja valós idejű webhookjainkat és Zapier/Make csatlakozóinkat, amelyek a legtöbb harmadik féltől származó alkalmazást fedezik. A /docs-on dokumentált REST API.
Natív összekötő már létezik a Lucca-hoz: fedezze fel a Lucca integrációt. Az Ön alkalmazottait javasol aláírókként, és kitölti a sablonokat, csak olvasásra.
Egyedi integrációra van szüksége? Vegye fel a kapcsolatot csapatunkkal — a Certyneo API nyilvánosan dokumentált itt: API dokumentációnk.
Hogyan tartható be a munka törvénykönyve, az eIDAS és az RGPD?
A HR-dokumentumok digitalizálását több jogszabály szabályozza. A Certyneo lefedi a teljes francia és európai jogi keretet.
Munka Törvénykönyv — L1221-1. cikkely
A munkaszerződést a felek által választott formában kell megkötni. Az elektronikus aláírás így teljesen elfogadható, feltéve, hogy garantálja az aláíró azonosítását és a dokumentum integritását — amit a fokozott biztonságú aláírás (AES) biztosít.
Polgári Törvénykönyv — 1367. cikkely
Az elektronikus aláírás általános elismerése a kézzel írott aláírással egyenértékűnek, amennyiben olyan megbízható azonosítási eljárást használ, amely biztosítja a dokumentummal való kapcsolatát.
eIDAS rendelet (EU) 910/2014
A Certyneo HR-aláírásai a fokozott szintre (AES) épülnek: egyedi kapcsolat az aláíróval, SMS-ben küldött OTP-kóddal történő azonosítás, a dokumentum minden későbbi módosításának észlelése.
GDPR és szociális megőrzés
A megőrzési idők a szociális kötelezettségekhez igazodnak: 5 év (szerződés) vagy 10 év (bejelentések, munkahelyi balesetek, személyzeti nyilvántartások). Szabványos DPA elérhető regisztrációkor, aktuális adatkezelési nyilvántartás.
Elektronikus aláírás útmutató·eIDAS útmutató·Certyneo biztonság·Ingyenes szerződéssablonok·Elektronikus aláírás HR útmutató·Certyneo és DocuSign·Közös megegyezéses munkaviszony-megszüntetés: mit lehet online aláírni·Online munkaügyi szerződés aláírása·Az online CDI-megállapodás aláírása·Az online munkavállalói nyilatkozat aláírása·Az online fizetési lap aláírása·Az ESZ megbízás aláírása online·Az online távmunka-tárgy aláírása·Személytelen fizetési listák tömegküldése
A HR-csapatok gyakori kérdései
Jogszerű Franciaországban a munkaszerződés elektronikus aláírása?
Igen, korlátozás nélkül. A francia Munka Törvénykönyv L1221-1. cikkelye szabadon hagyja a feleket a szerződés formájában. A Polgári Törvénykönyv 1366. cikke az elektronikus iratnak ugyanolyan bizonyító erőt biztosít, mint a papíralapúnak, az 1367. cikk pedig elismeri a szerzőjét azonosító elektronikus aláírást. A fokozott biztonságú aláírás (AES) ajánlott a munkavállaló erős azonosításának biztosítására.
Milyen aláírási szintet válasszak munkaszerződéshez?
A fokozott biztonságú aláírás (AES) az ajánlott szabvány. Tartalmazza az aláíró azonosítását (SMS- és e-mailes OTP), egyedi kapcsolatot az aláírt dokumentummal, valamint minden későbbi módosítás észlelését. Az egyszerű aláírás elegendő szerződéses tét nélküli belső dokumentumokhoz (körlevél, átvételi elismervény).
Hogyan kezeljem a közös megegyezés elállási határidejét?
A 15 naptári napos elállási idő a TéléRC-űrlap kézi aláírását követő naptól számít. A Certyneo időbélyeggel látja el az e lépés körül online aláírt dokumentumokat (meghívó, a megbeszélés jegyzőkönyve): így igazolja, hogy a megbeszélés megelőzte az aláírást. A jóváhagyási kérelmet a határidő leteltével a TéléRC-n kell elküldeni.
Integrálható a Certyneo az Ön SIRH-jéhez (Lucca, PayFit, Workday, Cegid…)?
Igen. A Lucca rendelkezik egy natív Certyneo összekötővel, csak olvasásra: az Ön alkalmazottai aláírók javaslataiként jelennek meg, és adataik kitöltik a sablonokat; semmit nem írunk a Lucca-ba. PayFit, Workday, Cegid és mások esetén még nincs natív összekötő: a Certyneo egy teljes REST API-t, webhookot minden eseményhez (aláírt boríték, megtagadott, lejárt) és Zapier és Make összekötőket kínál, amelyek több mint 4000 harmadik féltől származó alkalmazást fednek le, közül a legtöbb SIRH piaci. Natív összekötő az Ön SIRH-jéhez? Lépjen kapcsolatba az integrációs csapatunkkal a partnerség tanulmányozásához.
Meddig tároljátok az aláírt szerződéseket?
Csomagjaink alapértelmezetten 10 éves archiválást tartalmaznak, ami megfelel a legszigorúbb szociális megőrzési időknek (személyzeti nyilvántartások, munkabalesetek). A szerződések bármikor letölthetők a vezérlőpultról, PDF-be integrált audit naplóval.
Létre kell hozniuk a jelölteknek Certyneo-fiókot az aláíráshoz?
Nem. Az aláíró e-mailben kap egy biztonságos hivatkozást, és közvetlenül a böngészőjében ír alá, telepítés vagy fiókregisztráció nélkül. A fokozott biztonságú aláírásokhoz SMS-ben kapott OTP-kódot ad meg a személyazonossága megerősítéséhez.
Érvényesíthető-e az elektronikus aláírás munkaügyi perben?
Igen. A fokozott biztonságú aláírás bizonyító erejét a francia és európai joggyakorlat elismeri. Jogvita esetén bemutatja az aláírt PDF-et az audit naplóval együtt (időbélyegzés, IP-cím, durva földrajzi hely, OTP-ellenőrzés), ami szilárd bizonyítéki rendszert alkot a munkaügyi bíróság számára.
Alá lehet-e írni tömegesen több szerződést HR-exportból?
Igen. A „sablonok” funkció lehetővé teszi szerződés-sablon létrehozását dinamikus mezőkkel (név, fizetés, beosztás, belépési dátum). Ezután CSV-t importál a HR-rendszeréből, és a Certyneo másodpercek alatt generálja és elküldi az összes borítékot tételesen.